Česká ani evropská legislativa nestanovují pro interní audit v souvislosti s čerpáním prostředků ze strukturálních fondů EU žádné specifické povinnosti. Interní audit však může být velmi užitečným nástrojem odpovědných řídících pracovníků při plnění podmínek pro využití dotací z evropských programů.
Česká republika může v období 2007-2013 ke zlepšení životní úrovně svých obyvatel čerpat z fondů EU přibližně 26,7 miliardy eur. Slovo "může" znamená, že i když příjemce získá rozhodnutí o udělení dotace a projekt se uskuteční v plném rozsahu, to ještě nutně nezaručuje, že dotace bude v plném rozsahu vyplacena.
Důvod je jednoduchý. Stačí nesplnit některou z mnoha podmínek, na které se dotace vážou, nebo pochybení ve způsobu administrace projektu a dříve šťastný příjemce spláče nad výdělkem. V průběhu realizace i po ukončení podléhají projekty financované z fondů EU kontrolám a auditům ze strany poskytovatele financí, auditního orgánu a jím pověřených subjektů. Nadto se příjemce dotace může setkat s dalšími kontrolami, které mohou uskutečnit například Evropská komise a jí pověřené externí subjekty, Evropský účetní dvůr, Evropský úřad pro potírání podvodného jednání, Nejvyšší kontrolní úřad ČR, Národní fond.
JAK KONKRÉTNĚ MŮŽE POMOCI?
Interní audit lze využít ve všech fázích projektu. Během jeho přípravy může například nezávislou kontrolou kritérií přijatelnosti a formálních náležitostí žádosti o dotaci pomoci předejít vyřazení projektu z hodnocení. Před započetím realizace může posoudit projektový plán a nastavení řídících a kontrolních mechanismů projektu a v jejím průběhu prověřovat plnění projektového plánu a dalších povinností příjemce (například vedení analytického účetnictví, plnění pravidel publicity, pravidel pro výběr dodavatelů, předkládání monitorovacích zpráv).
V žádném případě interní audit nemůže nahrazovat aktivity odpovědných řídících pracovníků. Charakter vykonávaných činností nesmí být výkonné povahy a rozsah zapojení interního auditu nesmí být na úkor jeho dalších povinností. Priority pro činnost interního auditu by vždy měly vycházet z posouzení rizik v rámci celé organizace. Možnost zapojení interního auditu v procesu čerpání prostředků EU závisí proto i na jeho personální kapacitě.
TYPICKÉ PROBLÉMY
Ministerstvo pro místní rozvoj i odborníci již několikrát konstatovali, že Česká republika čerpá pouze malé procento z alokovaných finančních prostředků strukturálních fondů Evropské unie. K nejčastěji zmiňovaným příčinám patří nezkušenost a neinformovanost realizátorů projektů. Typické problémy lze zařadit do několika základních oblastí.
Pravidla čerpání finančních prostředků: Ačkoliv jsou pravidla pro laika mnohdy komplikovaná, je nutno postupovat v souladu s nimi. Jejich striktnost vyvolává v některých realizátorech snahu najít v systému cestu, jak je obejít. Projekty zkouší, jak je systém nastaven a plně si neuvědomují, že odpovědnost za způsobilost výdajů leží plně na jejich straně. I kdyby se podařilo příjemci finanční podpory nezpůsobilý výdaj zahrnout do finanční zprávy a ten nebude při kontrole dané zprávy objeven, nezbaví se tím realizátor projektu odpovědnosti při případné budoucí kontrole na místě či auditu Evropské komise.
Rozhodnutí o udělení dotace: Je spojeno s podmínkami, které jsou pro příjemce podpory závazné. Je velice důležité, aby projektový tým věnoval patřičnou pozornost jejich prostudování včetně všech důležitých příloh, a to nejlépe ještě před zahájením přípravy žádosti o dotaci. Z podmínek vyplývají povinnosti, které bude muset příjemce dodržovat v průběhu realizace projektu i ve stanoveném období po realizaci projektu. Jejich nesplnění může znamenat nevyplacení části či celé dotace.
Administrace a řízení projektu: Administrace a věcné i finanční řízení projektu jsou pro zdárnou realizaci projektu zásadní. Proto je pro organizace či jiné subjekty, které nemají s administrací projektů zkušenost, vhodnější buď tuto aktivitu zadat partnerské organizaci, která má s touto činností zkušenosti, nebo najmout kvalifikovaného pracovníka. Z praxe víme, že chyby v administraci vedou k problémům a často k prodlevám finančního čerpání nebo dokonce nezpůsobilosti výdajů. Realizátoři projektů se mnohdy zaměřují především na finanční stránku projektů, zatímco věcné řízení bývá částečně opomíjeno. To může způsobit neplnění harmonogramu projektu, jeho cílů a podmínek udržitelnosti.
Pokud chce příjemce úspěšně čerpat finanční prostředky ze strukturálních fondů, je nutné, aby si uvědomil, že kvalitní administrace je nezbytnou součástí úspěšného řízení projektu. Nastavení systému sledování a hodnocení průběhu projektu umožní včas odhalit odchylky od projektového plánu a podmínek pro udělení dotace. Zejména u dlouhodobého projektu může tento systém včas upozornit na nutnost zažádat o jeho změnu.
S mnoha problémy a cennými zkušenostmi při čerpání prostředků z fondů EU se podělili účastníci konference, kterou uspořádal Český institut interních auditorů (ČIIA) v listopadu 2008. Mnozí přednášející potvrdili, že kontroly a audity projektů jsou velmi důkladné. Především auditoři Evropské komise jsou schopni odhalit i sebemenší nesrovnalosti v plnění podmínek přidělení dotace nebo v dokumentaci projektu. Současně však ukázali, že vhodné zapojení interního auditu může pomoci těmto chybám předejít, nebo je alespoň včas odhalit.
K úspěšnému čerpání evropských fondů přispívá také ČIIA, mj. prostřednictvím vzdělávání pracovníků, kteří připravují, uskutečňují i kontrolují čerpání těchto zdrojů.
ZDEŇKA KŘIŠTOVÁ
PricewaterhouseCoopers ČR
(členka rady ČIIA)
LINDA ANUŠIC
vedoucí oddělení řízení projektů
Český institut interních auditorů, o. s.
