Příležitost ušetřit na poštovném až pět procent se může stát pro leckterý úřad veřejné správy lákavou výzvou. Zabudování výplatního (frankovacího) stroje do systému elektronické spisové služby však může radnici přinést ještě další efekty. Třeba odstranění zdlouhavého "papírování" v podatelně, prakticky okamžité statistiky odchozí pošty či vyloučení lidské chyby.
Výplatní stroj otiskuje listovní zásilky výší výplatného (výplatní razítko) a místem podání zásilky (denní razítko). Stroj však může také na zásilku uvést označení oprávněného uživatele včetně například jeho loga, případně jiné doplňující (i reklamní) texty. Na trhu těchto strojů působí v České republice hned několik společností.
NEOBCHÁZEJTE AUTORIZOVANÉ PRODEJCE
Autorizovaní prodejci je nabízejí pod správou České pošty, s. p., přičemž každý jimi dodávaný stroj má vlastní licenční číslo. Toto číslo je identifikací uživatele a plateb do kreditovacího systému, jehož prostřednictvím se rychle, jednoduše a bezpečně dobíjí poštovné přímo z kanceláře příslušného vedoucího pracovníka.
Ostatní kancelářskou techniku, jako jsou obálkovací stroje, otvírače dopisů a tiskárny adres, nabízejí autorizovaní prodejci souběžně výplatními stroji, avšak tato technika není vázána jakoukoliv licencí. Proto může být prodávána například dodavateli kancelářských potřeb či běžných kancelářských strojů.
Jan Čmejla, obchodní manažer společnosti EVROFIN Int., s. r. o., připomíná, že úřady veřejné správy o tuto techniku zájem mají. Výplatní stroje nakupují i kvůli bonusu (slevě na poštovném), který jim Česká pošta poskytuje za jejich používání. Ještě loni se bonusy vyplácely zpětně za čtvrtletí, letos již mohou úřady pomocí svých výplatních strojů orazit zásilky rovnou sníženou cenou. Cenový bonus se přitom v letošním roce mírně zvýšil ze 4 až 4,75 % na zhruba 5 %.
LIDSKÉ SELHÁNÍ JE VYLOUČENO
"Výplatní stroje mohou být propojeny na systémy elektronické spisové služby úřadů dvěma způsoby," pokračuje Jan Čmejla. "Při on-line připojení je do systému spisové služby zakomponována váha, která zajišťuje na-čtení správné hmotnosti zásilky. Systém spisové služby dále podle zadaného tarifu České pošty vypočte sazbu za konkrétní zásilku a odešle ji do výplatního stroje. Při připojení pomocí programu, do něhož se importují data ze systému spisové služby, jsou další postupy obdobné jako při propojení on-line. Oba způsoby zamezují lidskému selhání, protože veškeré úkony spojené s výpočtem tarifu zajišťuje příslušný systém elektronické spisové služby."
Jinou možností je využít výplatní stroj pouze ve spojení s váhou. Ta přenese hmotnost zásilky do stroje, který vypočte částku, za niž má být zásilka ofrankována. Všechny tři uvedené způsoby úřadu zpřehlední výdaje o odesílané korespondenci a navíc přinesou úspory dané bonusem České pošty. U obálkovacích strojů se počítá časová úspora, neboť strojní zpracování je běžně desetkrát rychlejší než ruční.
Některé výplatní stroje (například stroje Neopost dodávané společností EVROFIN) lze připojit hned k několika spisovým službám a softwarům na zpracování odchozí a příchozí korespondence. V těchto programech je možné sledovat náklady spojené s odeslanou zásilkou a konkrétním odesílatelem v rámci úřadu či firmy. Tyto programy evidují odchozí korespondenci a díky jim lze také využít statistických funkcí a tiskových sestav, jako je třeba poštovní podací arch, podací kniha či tisková sestava příchozí pošty s potvrzením převzetí korespondence příjemcem.
Při jak velkém množství zpracovávané korespondence se úřadu vyplatí pořídit si tyto stroje? "Pro odpověď na tuto otázku existují dva odlišné pohledy," vysvětluje Jan Čmejla. "Z finančního hlediska jistě není nezajímavý už zmíněný bonus poskytovaný Českou poštou. Podíváme-li se na tuto investici z pohledu úspory práce, je zřejmá například výhoda, že při frankování není nutné vypisovat dekádní a evidenční lístky (jako to je u způsobu "placeno převodem"). Stejně tak odpadá práce spojená s evidencí cenin (známky). Výplatní stroj navíc umožňuje tisk zpáteční adresy se znakem či logem města apod. Kromě toho moderní digitální výplatní stroje bez problémů zvládnou i přechod na společnou evropskou měnu, aniž by to v budoucnu od města vyžadovalo nákup nového nebo vysoké náklady na předělání stávajícího stroje."
PODLE ČEHO VYBÍRAT TEN NEJLEPŠÍ?
Jakých kritérií je dobré se držet pro výběr toho nejlepšího výplatního stroje? "V Česku působí hned několik dodavatelů systémů elektronických spisových služeb. Proto bych zájemci o výplatní stroj doporučil předem si ověřit, zda dodavatel nabízí stroj, který lze do takového systému propojit buď on-line, nebo pomocí interface. Propojení pomocí interface vyžaduje pouze o jeden krok více práce spojené s vypravováním zásilek - import zásilek do programu. S tímto propojením jsou spojeny další finanční náklady na pořízení interface. Dále bych doporučil vyžádat si prezentaci konkrétního stroje přímo u zákazníka," odpovídá Jan Čmejla.
Náklady na provoz výplatního stroje jsou spojeny pouze s pravidelnými prohlídkami. Prohlídka se podle typu stroje uskutečňuje jednou za rok nebo po určitém počtu cyklů. Dnes už i úřady veřejné správy mají dostatečné technické zázemí pro řádné fungování různých poštovních softwarových produktů umožňujících využívat i napojení na výplatní stroje. Například poštovní systém Podatelna EVROFIN umožňuje napojení hned několika typů výplatních strojů do počítače přes port RS 232 a váhu přes USB port. "Nároky na hardwarové vybavení počítače, na kterém má být automatizovaná podatelna nainstalován, jsou dnes již standardem každého počítače," uzavřel Jan Čmejla.
IVAN RYŠAVÝ
