Městský úřad Trutnov zajišťuje činnosti související jak se samostatnou působností obce, tak s výkonem státní správy v přenesené působnosti. Reforma veřejné správy v roce 2003 objem jeho agend významně zvýšila. Tento fakt, spolu s novými povinnostmi podle zákona číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a...
Městský úřad Trutnov zajišťuje činnosti související jak se samostatnou působností obce, tak s výkonem státní správy v přenesené působnosti. Reforma veřejné správy v roce 2003 objem jeho agend významně zvýšila. Tento fakt, spolu s novými povinnostmi podle zákona číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, nás přiměl k vybudování komplexního informačního systému, jehož základem by byla funkční elektronická spisová služba.
PODACÍ DENÍK UŽ ZASTARAL
Do přijetí systému se u nás spisová služba vedla především pomocí ruční evidence - podacího deníku. Pomocná evidence byla řešena v modulu Administrativa. Tento způsob neumožňoval sledovat oběh dokumentů, jejich vlastníky a termíny zpracování. Pro vyhodnocení práce jsme postrádali manažerský pohled na strukturu a množství dokumentů. Chyběly nám však i transparentní údaje o historii písemnosti a o jejím aktuálním stavu. Chtěli jsme mít i možnost práce s digitalizovanými dokumenty, spolupráci s e-mailovým klientem, dosáhnout maximální provázanosti a otevřenosti systému a samozřejmě jeho trvalého souladu s legislativou. Při výběru strategického partnera v roce 2004 jsme zvolili dodavatele, který měl v oblasti státní správy a samosprávy již řadu zkušeností.
Zkušební provoz nového systému probíhal v říjnu a listopadu roku 2004 na vybraném odboru. V prvním čtvrtletí roku 2005 následovala ostrá implementace. V tomto období jsme dosáhli základní funkčnosti systému na všech odborech. Pracovní postup implementace kopíroval stromovou strukturu organizace a koloběh dokumentů. Ostrý provoz na celém úřadu odstartoval v dubnu 2005. V té době bylo vydáno několik doporučujících manuálů jak se spisovou službou pracovat. Manuály byly později zkompletovány do nového organizačního opatření. V průběhu roku 2005 jsme pracovali na přizpůsobení spisové služby pro potřeby jednotlivých odborů a proškoleni byli také další uživatelé.
PŘIBUDOU DALŠÍ MODULY
Nyní je už v přípravné fázi rozšíření spisové služby o další specializované moduly. Přichystáno je i propojení na software dalších dodavatelů pomocí webových služeb, které umožní přímou obousměrnou komunikaci. Jde například o evidenci písemností došlých prostřednictvím registrované elektronické pošty (REP) nebo o propojení s aplikací Stavební úřad od firmy VITA. V rutinním provozu je již evidence dokumentů vzniklých v systému Czech POINT.
Systém spisové služby se stal základem informačního systému našeho městského úřadu. Na jádro systému jsou navázány ekonomické agendy, agendy registrové a další. Po několika letech rutinního provozu v praxi oceňujeme přínosy, které jsme na začátku implementace očekávali. Systém poskytuje služby pro řízení toku dokumentů a spisů, umožňuje získávání informací z dokumentů uložených v databázi, díky své otevřenosti poskytuje vazbu na další agendy a hardwarové komponenty, jako jsou kupříkladu frankovací stroje. Výsledkem je vyšší efektivita práce našich zaměstnanců.
LUBOŠ RATHOUSKÝ
vedoucí odboru Kancelář MěÚ Trutnov
