Na otázku, proč je třeba i ve veřejné správě zabývat se spisovou službou, existuje jednoduchá odpověď: Protože to přikazuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Evidence došlé a odeslané pošty je pro každý úřad samozřejmou součástí běžného dne. Stejně tak zakládání a evidence spisů a administrativa spojená se skartací a archivací dokumentů, jejichž aktivní život už skončil.
Evidence a sledování toku dokumentů a způsobu jejich zpracování od příchodu do úřadu až do jejich vyřízení, uložení nebo likvidaci patří mezi základní povinnosti každého úřadu. S postupující elektronizací administrativy se mění i pohled na spisovou službu a mimořádně se posiluje význam jejího postavení v informačních tocích úřadu. A nejen ve veřejné správě. I v podnikatelské sféře je vedení spisové služby a souvisejících činností, jako je archivace, skartace apod., podmínkou pro certifikaci systémů řízení jakosti podle evropských norem.
CO LZE OD SPISOVÉ SLUŽBY OČEKÁVAT
Zásadní prvky, jimiž elektronická spisová služba v aktuálním pojetí disponuje, jsou řízení a sledování toku dokumentů, digitalizace dokumentů (například skenování papírových dokumentů nebo práce s dokumenty, které v elektronické podobě vznikly) a také komunikace a výkaznictví v elektronické podobě. Moderní spisová služba musí umět spolupracovat se všemi zdroji dokumentů v elektronické formě, například s webovými portály obsahujícími elektronické formuláře. Musí také umět přijímat zásilky došlé elektronickou poštou nebo převzaté z datových schránek a elektronicky komunikovat s partnerskými organizacemi.
Programové vybavení pro spisovou službu v současné době již překračuje své původní směrování a přestává být pouhým evidenčním nástrojem pro práci s dokumenty. Nyní představuje elektronickou bázi, k níž směřují všechny činnosti orientované na práci s dokumenty, je organizačním nástrojem pro řízení toku dokumentů nejen v rámci, ale i vně organizace a má rozhodující význam v komunikaci mezi úřadem a jeho partnery.
Spisová služba je vzhledem k rostoucímu počtu dokumentů v elektronické podobě také jediným korektním výstupem pro jejich uchovávání v elektronických spisovnách a archivech. Například budovaný Národní digitální archiv vyžaduje definované standardy pro to, aby už v blízké budoucnosti bylo možné předávat archivům i digitální archiválie a elektronické dokumenty, obsahy webových stránek a podobně.
PROČ ELEKTRONICKÁ PODOBA?
Všichni jsme si dávno zvykli na fakt, že pro většinu administrativní práce a své korespondence využíváme počítače. Ostatně mnozí z nás to už snad ani jinak nedovedou. Jinak tomu není - či nemělo by být, pokud jde o spisovou službu. Pravda, její vedení v elektronické podobě už není žádnou převratnou novinkou, která by nás mohla nějak zaskočit. Leckoho však spíše překvapí, co všechno dnešní systém spisové služby umí nebo v blízké době dokáže.
Elektronizace podatelny: Podatelna v elektronické formě už nejen eviduje doručená podání a poštu jako počítačová verze podacích deníků, ale přímo přijímá zásilky v elektronické podobě. Pokud jste vybaveni skenerem nebo multifunkčním kancelářským zařízením, můžete papírové dokumenty jednoduše převést do elektronické podoby a pak s nimi pracovat stejně snadno jako s dokumenty, které se v elektronické formě už narodily. Stejně moderně však můžete také vypravovat zásilky odcházející od vás.
Dokonalý přehled: Dokumenty, které jsou pod kontrolou systému pro spisovou službu, máte pod plnou kontrolou i vy. Máte vždy aktuální přehled o tom, co se s jakým dokumentem nebo spisem děje. Systém vám poskytuje plnou podporu při jejich vyřizování. Sleduje za vás termíny, vždy ví, v jakém stavu se daná věc nachází, a nedovolí, aby se dokumenty někam zatoulaly. V elektronické podobě jsou vždycky dostupné.
Archivace a skartace: Systém pro spisovou službu pro vás samozřejmě vede zá- znamy a protokoly o archivaci a skartaci dokumentů a v ideálním případě pro vás organizuje a zpracovává i digitální archiv.
VÝHODY JSOPU ZŘEJMÉ
Vaše elektronická spisová služba umí přijímat i odesílat zásilky v elektronické formě. Mnozí už provozujete elektronické podatelny, brzy budou k dispozici datové schránky pro ověřitelné doručování úředních zásilek (viz například "eGovernment Act" by mohl platit už od ledna 2009, Moderní obec č.10/2007, s.14 a 15 - pozn.-redakce) a zvykáte si na využívání elektronických podpisů a na internetové technologie, které nám umožňují přímo komunikovat s úřady.
Nové legislativní předpisy dovolí i archivaci dokumentů v elektronických archivech. Vaše spisová služba bude už moci brzy předávat digitální archiválie příslušnému státnímu digitálnímu archivu.
Z elektronické spisové služby se stává páteř informačního systému každé organizace. Propojuje různé agendy a zajišťuje pro ně oběh dokumentů. Většina občanů a organizací má už dnes přístup k informačním technologiím a mnozí z nás dávají přednost možnosti komunikovat elektronicky před tradiční písemnou formou nebo dojížděním za úřady.
Výhody elektronizace práce s dokumenty v rámci spisové služby jsou zřejmé. Snadná dostupnost informací, ale také jejich snadná ochrana proti zneužití nebo poškození, možnost snadné komunikace z jakéhokoliv místa, časové a prostorové úspory, propojení informací z různých zdrojů, snadná kontrola postupu v procesech zpracování dokumentů, ale hlavně zjednodušení a pohodlný přístup ke službám pro občany a organizace.
Většina nových dokumentů vzniká v elektronické podobě a vůbec nemusí mít materiální podobu. Právní předpisy už dnes stavějí elektronické dokumenty na stejnou úroveň s papírovými. Moderní technika navíc umožňuje takové dokumenty nejen snadno tvořit a zpracovávat, ale rovněž je ukládat na dlouhou dobu tak, jak jsme zvyklí archivovat papírové dokumenty, tedy desítky až stovky let, ale beze změny kvality. I historické dokumenty, které leží stovky let v archivech a postupně podléhají zkáze, mohou být pro budoucnost zachráněny tím, že budou včas převedeny do digitální podoby.
CO POTŘEBUJETE A CO LZE OČEKÁVAT
Většina komerčních programových produktů pro vedení spisové služby je připravena pro rychlé nasazení v rámci organizace a neklade na pracovníky, kteří běžně pracují s počítačem, žádné zvláštní nároky.
Programy jsou modulární a umožňují přizpůsobit se struktuře i velikosti organizace. Už brzy vejdou v platnost nová evropská doporučení, která budou aplikována na naše zákonné normy. Pak bude důležité, aby programy pro spisovou službu splňovaly jimi stanovené podmínky. Jen takové programy budou schopny zajistit bezproblémovou komunikaci mezi všemi subjekty, a to i na mezinárodní úrovni.
LEGISLATIVNÍ PŘEDPOKLADY
Zákonné normy, které spisovou službu upravují, jsou především zákon o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb., a související vyhlášky. Jejich poslední i nyní připravované novelizace budou zahrnovat nové prvky, které podporují elektronizaci společnosti i veřejné a státní správy.
Nové úpravy vytvářejí legislativní podmínky pro projekty typu e-government a připravují jednotné standardy pro elektronickou komunikaci mezi subjekty veřejné a státní správy, občany a firmami, elektronickou archivaci a další činnosti související s digitalizací. Měly by zahrnovat i navrhované normy EK a DLM fóra, jako je Moreq 2, které standardizují technické podmínky pro spisovou službu a digitální archivnictví.
Další zákony, například zákon o elektronických úkonech, datových schránkách a konverzi dokumentů, podpoří ověřitelné odesílání a přijímání zásilek v elektronické formě. Se vším je samozřejmě úzce spjat i související zákon o elektronickém podpisu. Tyto a další normy v blízké době změní možnosti, ale především povinnosti při vedení spisové služby s důrazem na její elektronickou formu.
JIŘÍ HERMAN
specialista na systémy pro správu a digitalizaci dokumentů ecommerce.cz
