Nikdy nevíte, kdy se dokumenty v archivu mohou hodit. Této zásady se drží na obecním úřadě v Horní Vsi na Pelhřimovsku. To však neznamená, že do archivu tam ukládají kdejakou bezvýznamnou písemnost či spam, který přišel elektronickou poštou. I pro malou obec se však stává výhodou, má-li mezi svými zastupiteli lidi, kteří byli proškoleni k problematice spisové a archivní služby.
Archiv dokumentů si v Horní Vsi (313 obyvatel) vedou od roku 1996, kdy se obec osamostatnila. "Do archivu ukládáme všechny úřední dopisy, mzdové a účetní doklady, podání od občanů, žádosti, nařízení, smlouvy i zápisy ze schůzí zastupitelstva obce," říká místostarosta Vlastimil Lysý. "Naopak neukládáme noviny, časopisy, sbírky zákonů, koncepty, poznámky, duplicitní a multiplicitní vyhotovení, propagační listy či pozvánky."
HLAVNÍ SLOVO MÁ STAROSTA
Běžné spisy z posledních let zůstávají v kanceláři obecního úřadu, starší vyřízené dokumenty a spisy se vkládají do pořadačů a v balíkách odnášejí do archivu. O tom, jak se naloží s tím či oním dokumentem, rozhoduje starosta obce Pavel Pilát, vlastní fyzické uložení do archivu má na starosti účetní Ludmila Trávníčková. Vždy se postupuje v souladu se spisovým a skartačním řádem, který v obci platí od 1. 1. 2006.
Archiv byl v budově obecního úřadu zřízen ve zvláštní místnosti a splňuje předepsané náležitosti (například povinnost být umístěn mimo oblast záplav a prašné znečištění a mimo potrubí a kanalizaci; je vybaven vlhkoměrem a teploměrem, vytápí se plynovým přímotopem WAF a na chodbě před ním je umístěn hasicí přístroj).
VYUŽÍT LZE I TECHNICKÝ NOSIČ
V Horní Vsi nerozlišují svými pravidly pro ukládání dokumentů, zda jsou v listinné nebo elektronické podobě. Přitom počet datových zpráv v elektronické podobě přibývá i díky tomu, že obec se již v roce 2005 rozhodla zakoupit programy Elektronická podatelna a Stránky obce. V obci dokáží přijmout i datové zprávy na fyzických nosičích - disketách, CD či flash discích.
O dokumenty v elektronické podobě pečuje místostarosta Vlastimil Lysý, který před třemi roky v Pelhřimově úspěšně absolvoval akreditovaný vzdělávací program Spisová a archivní služba. Místostarosta veškerou poštu, která přijde na e-mailovou adresu podatelna@hornives.cz, nejprve vytřídí a následně smaže nevyžádané e-maily. Od 1. 1. 2006 se elektronické písemnosti ukládají v písemné podobě do podacího deníku, přičemž se používá program KEO-X (Kompletní evidence obce) s moduly Podatelna, Referent a Výpravna.
Vytištěné elektronicky přijaté dokumenty, stejně jako ty v písemné podobě, se dále rozdělují do složek Životní prostředí, SVOL - Sdružení vlastníků obecních lesů, Vnitřní záležitosti, Korespondence, Došlá pošta, Smlouvy, Vodní hospodářství, Lesní hospodářství, Stavební záležitosti, Žádosti a povolení, MŠ - mateřská škola, Účetnictví obce a MŠ, EKO - daně a rozpočet, Komise.
OKRESNÍ ARCHIV POMÁHÁ
O skartaci dokumentů obec vždy včas žádá Okresní státní archiv v Pelhřimově. Jeho pracovníci pak dokumenty navržené ke zničení roztřídí a rozhodnou o jejich případné skartaci. V Horní Vsi tak mají doklady o skartaci skupiny S, tedy dokumentů bez trvalé hodnoty, ale i doklady o skartaci dokumentů skupiny A (dokumenty trvalé hodnoty, které jsou ve skartačním řízení vybrány jako archiválie k trvalému uložení do okresního archivu).
Spolupráci s okresním archivem si v Horní Vsi pochvalují. Okresní archiv totiž pořádá řadu školení či tematických setkání, na nichž čerpají cenné rady a zkušenosti jak kronikáři obcí, tak volení zastupitelé. Například Vlastimil Lysý v této souvislosti oceňuje instruktáž na téma spisová a archivní služba, kterou sám absolvoval. Pracovníci Státního okresního archivu v Pelhřimově a Moravského zemského archivu v Brně už také v Horní Vsi provedli metodickou návštěvu k výkonu spisové služby podle zákona číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
Místostarosta Vlastimil Lysý zdůrazňuje: "Nikdy nevíte, kdy se dokumenty uložené v archivu mohou hodit. Tak třeba letos na podzim náš SK Horní Ves oslaví 75. výročí organizované tělovýchovy v obci. Obec společně se sportovci proto k tomuto výročí připravuje vydání brožury, pro niž jsme čerpali náměty i z našeho archivu."
IVAN RYŠAVÝ
Z pravidel pro elektronickou podatelnu OÚ Horní Ves
Elektronická podatelna a její adresa podatelna@hornives.cz je určena pro příjem veškerých datových zpráv doručovaných obecnímu úřadu. Adresa pro osobní a poštovní přijímání datových zpráv na technických nosičích: OÚ Horní Ves 88, podatelna. Úřední hodiny podatelny vždy v pátek (letní čas: 19.00-21.00, zimní čas: 18.00-20.00).
Pravidla potvrzování doručení datových zpráv:
1. Po doručení na adresu el. podatelny obdržíte zprávu, že vaše zpráva byla doručena na adresu elektronické podatelny (generace této zprávy není povinná a nebude elektronicky podepsána): Dne dd.mm.yyyy hh:mm:ss byla doručena vaše datová zpráva na adresu elektronické podatelny OÚ Horní Ves. Vaše zpráva bude dále zpracována podle platných pravidel pro el. podatelnu.
2. Po zařazení zprávy do zpracování obdržíte zprávu (generace této zprávy je povinná a bude elektronicky podepsána): Potvrzení o zařazení do zpracování datové zprávy podatelnou OÚ Horní Ves: Datová zpráva byla zařazena a zpracována podatelnou OÚ Horní Ves dne: DD-MM-RRRR v HH:MM:ss. Vaše zpráva je v DK identifikována: xxxx/RRRR /Vlastimil Lysý, pracovník podatelny/.
Úřad zasílá zprávu o zařazení nejpozději v třetí (podle úředních hodin ) pracovní den, který bezprostředně následuje po dni doručení. Zpráva se zasílá na elektronickou adresu, ze které byla zpráva odeslána, pokud odesilatel výslovně nepožádal o zaslání na jinou elektronickou adresu. Pokud se zpráva potvrzující doručení vrátí úřadu jako nedoručitelná, úřad učiní ještě jeden pokus o její doručení.
ZDROJ: OÚ HORNÍ VES
