V souvislosti s letos zaváděným systémem VIRTUOS vznikla iniciativa, která chce dospět ke vzniku takového popisu rozhraní, který by mohl být závazný pro elektronické spisové služby ve veřejné správě. Autoři iniciativy vyzývají ke spolupráci všechny, kdo by rádi dosáhli vzájemné komunikace spisových služeb, byť i od různých výrobců.
Systém VIRTUOS coby projekt Plzeňského kraje je nástrojem, který v dnešních legislativních podmínkách umožňuje elektronickou komunikaci občanů s veřejnou správou - a také elektronickou komunikaci mezi úřady navzájem. Od letošního dubna, kdy byl spuštěn v Klatovech a představen na královéhradecké konferenci Internet ve státní správě a samosprávě (ISSS 2008), se na stránkách Moderní obce postupně věnujeme všem možnostem, které poskytuje.
JAK TO FUNGUJE NYNÍ
Při přípravě projektu jsme však narazili i na problémy, které přesahovaly jeho rámec. Přesto jsme se jim museli věnovat, jinak bychom projekt nedokázali úspěšně dokončit. Jeden z takových problémů představovaly spisové služby - samozřejmě v elektronické podobě. K funkcionalitám systému VIRTUOS patří i Spisová služba, Elektronická úřední deska a Elektronická podatelna. Elektronická úřední deska a elektronická podatelny by ostatně měly fungovat už nyní ve všech obcích, protože, jak známo, ukládá jim to zákon. Pokud města a obce do projektu VIRTUOS vstoupí (jak to mohou učinit, viz: VIRTUOS umí být partnerem čtyř registrů, Moderní obec č. 7/2008, str. 20 - pozn. redakce), své zákonné povinnosti splní snadněji.
V rámci projektu je elektronická úřední deska propojena s vnitřní spisovou službou. Pro případ, že na úřadě už spisovou službu mají, Elektronická úřední deska VIRTUOS obsahuje rozhraní pro komunikaci a může se na ni připojit. Obdobně je tomu i s Elektronickou podatelnou VIRTUOS. A proč je do našeho projektu zabudována funkcionalita Spisová služba? Myslíme si totiž, že právě ona představuje jeden z prvních kroků každého úřadu veřejné správy k eGovernmentu a k poskytování služeb občanům s využitím moderních informačních a komunikačních technologií.
Ostatně, dovedete si představit poněkud absurdní situaci, kdy obec sice vyřešila příjem elektronických formulářů, pracuje s elektronickými centrálními registry, ale uvnitř jejího vlastního úřadu "tečou" všechny informace jen díky "papírové" komunikaci? Určitě by to byla pro veřejnou správu těžká schizofrenie a její budování eGovernmentu by spíše připomínalo Potěmkinovu vesnici.
DUPLICITA, KTERÁ NEMUSÍ BÝT
Proto považujeme elektronickou spisovou službu za nutnou podmínku fungování moderní veřejné správy. Jestliže spisovou službu v této podobě na úřadě už zavedli, je to ideální stav a VIRTUOS se na ni umí napojit. Jak? Pokud jste obcí s rozšířenou působností, určitě jste při nasazování informačních systémů (IS) Živnostenský rejstřík, Hmotná nouze, případně Czech POINT, zažili situaci, kdy jste museli do své spisové služby zaplatit doprogramování příslušného rozhraní. To proto, aby si s uvedenými informačními systémy rozuměla a uměla si s nimi předávat informace, které by jinak vaši úředníci museli duplicitně doplňovat do obou informačních systémů (například do IS Hmotná nouze a současně do spisové služby úřadu).
Lze tomu předejít? Je vůbec možné, aby existovala (a v praxi mohla být dodržována) pravidla, která umožní vzájemnou komunikaci spisových služeb úřadů a navíc od různých výrobců? My si myslíme, že to možné je. Proto v rámci systému VIRTUOS vznikla iniciativa s cílem vytvořit "univerzální" rozhraní elektronických spisových služeb ve veřejné správě. Vše je popsáno v dokumentu, který jsme na některé úřady a společnosti rozeslali jako první návrh k diskusi.
KOMUNIKACE NĚKOLIKERÉ ÚROVNĚ
Jak by komunikace elektronických spisových služeb díky tomuto univerzálnímu rozhraní fungovala, si lze s přiměřenou mírou zjednodušení představit podle dolního schématu. Z něho je patrné, že komunikace mezi spisovými službami bude několikeré úrovně:
Komunikace AS (Aplikace -Spisová služba), kdy jednotlivé aplikace komunikují se spisovou službou obecně obousměrně. Příkladem může být, že aplikace vytvoří dokument a požádá o uložení do spisové služby, nebo vytvoří zásilku a požádá spisovou službu o její vypravení. Nebo přes spisovou službu propaguje změnu stavu správního řízení apod. Ve schématu znázorněno červeně.
Komunikace SP (Spisová služba - podatelna téže organizace). Tato komunikace není standardizována v současné verzi návrhu, neboť je téměř pravidlem, že v každé organizaci bývají aplikace spisové služby i aplikace podatelny od jednoho výrobce a komunikace používá zpravidla vnitřní protokol, přičemž lze odhadnout nízkou ochotu výrobců zásadně tento svůj zaběhaný protokol měnit. Ve schématu znázorněno fialově. Do budoucna však i zde předpokládáme "otevřenost".
Komunikace PP (ePodatelna - ePodatelna jiné organizace). Toto je jádrem popisu v našem návrhu dokumentu.
Protože prostor tohoto článku neumožňuje vysvětlit náš návrh do všech podrobností, berte jej prosím jako naši nabídku spolupráce na této problematice (kontakt: vaclav.koudele@plzensky-kraj.cz). Oba dokumenty, které popisují náš návrh řešení, najdete na https://www.evirtuos.cz/virtuos/technicke-informace.aspx. Náš návrh jsme předložili i ministerstvu vnitra a doufáme, že společně s ním a s dalšími subjekty, které o řešení tohoto problému mají zájem, dosáhneme společného cíle. Tedy vzniku popisu rozhraní, který by měl být závazný pro všechny elektronické spisové služby ve veřejné správě a který umožní komunikaci nejen uvnitř organizace (tedy aplikace připojená ke spisové službě), ale i mezi úřady navzájem.
Tento návrh nabývá na významu v souvislosti s blížícím se spuštěním datových schránek podle návrhu zákona (dříve eGovAct), do něhož zbývá už pouze jeden rok.
V článku jsou použity citace z dokumentů "Record Management Communication Protocol (RMCP)" a "Rozhraní VIRTUOS" od společnosti Piscom.
VÁCLAV KOUDELE
vedoucí odboru informatiky KÚ Plzeňského kraje
