Jaký je význam úřední desky v obci? Jak správně postupovat při zveřejňování písemností a vedení jejich evidence? Každý správní orgán zřizuje úřední desku, která musí být nepřetržitě veřejně přístupná. Do 31. prosince 2005 problematiku zřizování úředních desek obecních úřadů upravoval zákon o...
Jaký je význam úřední desky v obci? Jak správně postupovat při zveřejňování písemností a vedení jejich evidence?
Každý správní orgán zřizuje úřední desku, která musí být nepřetržitě veřejně přístupná.
Do 31. prosince 2005 problematiku zřizování úředních desek obecních úřadů upravoval zákon o obcích. S účinností od 1. 1. 2006 obsahuje obecnou právní úpravu institutu úřední desky, kterou musí zřídit každý správní orgán, správní řád (zákon č. 500/2004 Sb.).
Pro orgány územního samosprávného celku (tedy i obce) se zřizuje jedna úřední deska. Orgány obce jsou zastupitelstvo obce, rada obce, starosta, obecní úřad, obecní policie, zvláštní orgány obce a příp. komise rady obce, jestliže jí byl svěřen výkon přenesené působnosti.
Přestože správní řád na rozdíl od předcházející právní úpravy výslovně nestanoví, který z orgánů obce úřední desku zřizuje, lze dovodit, že vždy úkony spojené s úřední deskou zabezpečuje obecní úřad.
Úřední deska se zpravidla umísťuje na budově, v níž má sídlo obecní úřad, nebo do zvláštní vitríny v bezprostřední blízkosti obecního úřadu a musí být jako Úřední deska zřetelně označena. Dále musí být nepřetržitě veřejně přístupná, tzn. po dobu 24 hodin denně. Její obsah se zveřejňuje i způsobem umožňujícím dálkový přístup.
Na úřední desce se povinně zveřejňují písemnosti v případech stanovených právními předpisy, tzn. písemnosti, jejichž zveřejnění touto formou ukládá jak zákon o obcích, tak správní řád, popřípadě jiné právní předpisy, například zákon o úřednících územních samosprávných celků, zákon o volbách do zastupitelstev obcí a další. Na úřední desce není vhodné zveřejňovat reklamní ani jiné obdobné písemnosti.
Obsah jednotlivých písemností zveřejněných jak na úřední desce, tak způsobem umožňujícím dálkový přístup, musí být shodný. Zveřejnění písemností způsobem umožňujícím dálkový přístup musí časově odpovídat zveřejnění písemností na úřední desce.
Nezveřejnění písemnosti způsobem umožňujícím dálkový přístup způsobuje právní následky spočívající v neplatnosti, respektive neúčinnosti příslušného právního úkonu, pouze v případech stanovených výslovně právním předpisem (například podle § 25 správního řádu - tzn. v případech doručování veřejnou vyhláškou).
Úřední desku, stejně jako i její elektronickou verzi, spravuje obecní úřad. Každé zveřejňované písemnosti, ať už na úřední desce, nebo způsobem umožňující dálkový přístup, je přiděleno evidenční číslo. Řada evidenčních čísel začíná v každém kalendářním roce vždy č. 1 a uzavírá se posledním dnem každého kalendářního roku. Doporučuje se vést obě verze pod stejným evidenčním číslem.
Před vyvěšením písemnosti na úřední desku je vhodné písemnost opatřit doložkou o zveřejnění písemnosti na úřední desce, obsahující evidenční číslo, datum vyvěšení, úřední razítko obecního úřadu a podpis pověřené osoby.
O písemnostech zveřejněných na úřední desce i způsobem umožňujícím dálkový přístup se doporučuje vést "Evidenci zveřejněných písemností" (doporučuje se vázaná kniha s číslovanými stránkami). Přílohu k evidenci by měly tvořit zveřejňované písemnosti, řazené podle evidenčních čísel, pod kterými byly vyvěšeny.
Ke zveřejnění na úřední desce by se měla zasílat dvě vyhotovení písemnosti - po snětí písemnosti z úřední desky se jedno vyhotovení zakládá do evidence a jedno vrací zpět tomu, kdo o zveřejnění požádal.
S nedostatky při zveřejňování písemností na úřední desce spojuje zákon o obcích v některých případech i neplatnost právního úkonu od počátku. Proto je zapotřebí zveřejňování věnovat mimořádnou pozornost.
JUDr. MIROSLAV BÝMA, Ph.D.
právník
