Po přijetí zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a navazujících vyhlášek byl Městský úřad Blansko po-staven před problém, jak evidovat a kontrolovat jejich plnění a současně nezatížit své zaměstnance vyšší administrativou. Nakonec se díky přijatému řešení v rámci informačního systému zvýšila nejen průhlednost rozpočtových výdajů, ale zjednodušil se i samotný proces kontroly.
Do roku 2007 bylo plnění zákona o finanční kontrole zajištěno pouze v papírové podobě. Každý zaměstnanec, odpovědný za svoji oblast výdajů, vytvářel individuální a limitované přísliby. Jejich čerpání se sledovalo tak, že výdaje byly dopisovány na tyto přísliby rukou. Nastavený systém se složitě kontroloval, neboť v něm mj. chyběla propojenost účetnictví s čerpáním příslibů. Proto kontrolní oddělení ú a tajemník úřadu vznesli požadavek, aby se tento proces zautomatizoval, zefektivnila se práce a zvýšil se celkový přehled o čerpání prostředků z rozpočtu.
CO CHTĚL FINANČNÍ ODBOR A O CO USILOVALI INFORMATICI
Nejprve však bylo nutno na městském úřadu provést analýzu, opřenou i o požadavky finančního odboru a oddělení informatiky. Finanční odbor požadoval mj. automatizaci zpracování faktur v rámci úřadu a lepší evidenci čerpání prostředků, a to již při přípravě tohoto čerpání (blokace financí u již uzavřených a nevyfakturovaných smluv a objednávek). Nemělo se však zvýšit množství práce v oddělení účtárny.
Tajemník a oddělení informatiky zase prosazovali jednoznačnou identifikaci osob, které v daném okamžiku v systému pracují, cenovou dostupnost navrhovaného softwaru, jeho stabilitu a bezproblémovou integraci se stávajícím programovým vybavením bez nutnosti dalších investic do výpočetní techniky.
Na základě analýzy a vzhledem k tomu, že ve stejné době se na radnici řešil i systém vedení elektronické evidence všech smluv, byl stávající systém GINIS rozšířen o aplikaci Smlouvy. Byli stanoveni tzv. správci rozpočtu (pracovníci, kteří mají na starosti danou oblast), a tzv. příkazci operace (vedoucí jednotlivých odborů). Vybraným zaměstnancům úřadu, odpovědným za schvalování výdajů města, byl nainstalován modul Smlouvy a podle potřeby zpřístupněny i další aplikace systému, které se týkají tvorby rozpočtu, došlých faktur nebo poukazů.
NASTOUPIL KOMPLEXNÍ KONTROLNÍ MECHANISMUS
Ve spolupráci s dodavatelem zpracoval městský úřad metodický postup řešení problematiky finanční kontroly za využití příslušných součástí informačního systému (fakturace, tvorba, rozpočtu atd.). Dosavadní prostou evidenci smluv tak nahradil komplexní kontrolní mechanismus splňující legislativní požadavky. Jednotlivé smlouvy, objednávky a limitované přísliby jsou nyní elektronicky evidovány a propojeny s rozpočtem, došlými fakturami a výdajovými poukazy.
Tím je zajištěno, že pokud není odpovídající částka výdaje schválena a následně finančním odborem pořízena do rozpočtu, nebude na ni možno vystavit individuální příslib, objednávku ani smlouvu. Částka nebude moci být následně uhrazena. Jinými slovy řečeno, po přijetí faktury na městský úřad nelze uskutečnit výdaj finančních prostředků bez jeho elektronického provázání na rozpočet a smlouvu či limitovaný příslib. Každý správce a příkazce rozpočtu má přehled o aktuálním plnění výdajů v rámci svých kompetencí, což mu pomáhá při návrzích případných rozpočtových opatření a změn.
SOULAD S ROZPOČTEM
Tak se nám podařilo sjednotit metodiku kontroly čerpání rozpočtu na celém úřadě, a proto lze jednoduše dohledat data a postupy i za několik období zpět. Zaměstnanci finančního odboru již nejsou jen pořizovači dat, nýbrž sami kontrolují a případně po dohodě se správci rozpočtu opravují účtování výdajů. Veškeré výdaje se automaticky účtují podle pořízeného rozpočtu v souladu s požadavkem správce a příkazce operace. Většina operací probíhá elektronicky a tištěné výstupy jsou omezeny na nezbytné minimum vyžadované legislativou. Komplexní kontrola a dokumentace všech procesů zabezpečuje optimální čerpání rozpočtu v souladu se záměry města. Systém značně zprůhlednil realizované výdaje i jejich schvalování.
Nezanedbatelné jsou také úspory. Ať už mluvíme o úspoře času jednotlivých referentů při sledování výdajů, úspoře času úředníků díky on-line napojení na účetnictví, nebo - a to v neposlední řadě - rovněž o úspoře kancelářského papíru a tisku (potvrzování a evidence se provádějí elektronicky). Zkvalitnila se evidence pohybu účetních dokladů a omezilo riziko případné ztráty účetních dokladů během jejich pohybu po jednotlivých pracovištích městského úřadu, který sídlí ve více budovách. Úředníci mohou nahlížet do systému a získávat informace bez nutnosti dotazů na finanční odbor.
Nyní chystáme propojení podobné evidence i do oblasti příjmů a napojení on-line manažerských výstupů pro vedení města právě v oblasti čerpání a plnění rozpočtu. Chceme také využívat naskenovaných dokumentů jako elektronických příloh k příslušným dokladům, což by vyloučilo oběh papírových účetních dokladů uvnitř celého městského úřadu.
JOSEF KUPČÍK
tajemník Městského úřadu Blansko
