Webmasteři, redaktoři nebo tiskoví mluvčí úřadů se často domnívají, že na webu obce, města nebo kraje postačí zveřejnit položky na základě vyhlášky ministerstva informatiky č. 442/2006 Sb., kterou se stanoví struktura informací zveřejňovaných o povinném subjektu způsobem umožňujícím dálkový přístup. Avšak není to až tak jednoduchá záležitost.
Existuje totiž hned několik skupin povinných informací: Informace povinně zveřejňované podle zákona o svobodném přístupu k informacím č. 106/1999 Sb. (InfZ), na něž se vztahuje uvedená vyhláška; dále informace vyžadované InfZ, které však vyhláška nepokrývá, a konečně informace, jejichž zveřejnění ukládají další zákony. K formě zveřejnění se vztahují i některé další povinnosti.
POVINNOSTI ZE ZÁKONA ČÍSLO 106/1999 SB.
Povinné subjekty musejí zveřejňovat informace podle § 5 odst. 1 a 2 zákona č. 106/1999 Sb. Pouze k této skupině informací se váže uvedená vyhláška. Ta stanovuje strukturu a obsah těchto informací. V zásadě jde o obdobu dříve dobře známého Standardu ISVS, který je však rozšířen o informace podle nového odst. 2, tj. o povinné zveřejnění všech právních předpisů (například vyhlášky a nařízení obce v plném znění) a seznam hlavních dokumentů. Ten představuje jednoduchou metainformaci, tedy informaci o tom, jaké nejdůležitější dokumenty o činnosti úřadu po něm občané mohou žádat. Bude to například rozpočet či strategický plán rozvoje (obce typicky zveřejňují SWOT analýzy, přípravu komunitního plánování či metodiku privatizace bytového fondu apod.). V této položce - na rozdíl od právních předpisů (vyhlášky, nařízení a další), není právní povinnost zveřejnit i samotné obsahy (plné texty) uvedených informací. Nicméně je rozumné jejich seznam (tedy sestavu jejich názvů) umístit na web interaktivně tak, aby jejich prokliknutím uživatel získal celý text. Výběr položek v zásadě zůstává na uvážení obce, zjevnou chybou však je, když není zveřejněno nic.
Pasáž povinně zveřejňovaných návodů k řešení životních situací je rovněž podrobně upravena a rozvedena uvedenou vyhláškou. Lze využívat odkaz na webové stránky Portálu veřejné správy a ministerstva vnitra i dalších subjektů, kde tyto popisy jsou již zpracovány.
Častou chybou bývá zveřejnění sazebníku úhrad za poskytování informací platného před novelou InfZ v roce 2006. Po novelizaci však už nelze vyžadovat úhradu za jakékoliv vyhledávání informací, a sazebník musí být formulován jinak. Podceňuje se i významná povinná položka Seznam rozpočtových, příspěvkových, zřizovaných, řízených a jiných organizací, které jsou povinným subjektem zřízeny nebo jsou navázány na jeho rozpočet. Je nutno uvést nejen školy a další příspěvkové organizace, ale zejména různé obchodní firmy typu společností s ručením omezeným či akciové společnosti, jako kupříkladu bývají Technické služby.
Součástí této skupiny je také Výroční zpráva o poskytování informací. V ní je třeba uvádět všechny výdaje na vedené soudní spory o poskytování informací, a to nejen na externí právní zastoupení anebo v případě prohry náklady protistrany, nýbrž i náklady na vlastní zaměstnance, kteří se vedení sporu věnovali. Zde doporučuji zajímavou ukázku: výroční zprávu 2007 obce Hajany, která kvůli chybnému poskytování informací málem zbankrotovala (http://www.hajany.cz).
CO VE VYHLÁŠCE NENAJDETE
Podle § 5 odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb. musejí povinné subjekty na svém webu zveřejňovat informace, které poskytly individuálním žadatelům na jejich žádost, a to do 15 dnů od jejich poskytnutí žadateli. Tuto povinnou položku uvedená vyhláška nepokrývá. Z logiky věci plyne, že je třeba zveřejnit rovněž znění žádosti o informace, jinak by - bez znalosti, kam směřovala žádost - nedošlo ani ke zveřejnění poskytnuté informace. Vlastní žádosti, k nimž se pak připojí odpověď, se uvádějí bez osobních údajů (tj. např. bez data narození, přesné adresy, telefonu či e-mailové adresy). Doporučuji tuto rubriku nazvat Informace poskytnuté na žádost nebo Databáze poskytnutých informací. Dobrá praxe se teprve stabilizuje, určitě lze doporučit řešení na http://www.praha6.cz/ dotazy.html nebo http://extranet.kr-vysocina.cz/poskytnute-informace/.
Podle § 5 odst. 5 zákona č. 106/1999 Sb. jsou povinné subjekty povinny zveřejnit na svém webu celý veřejně přístupný obsah všech rejstříků, registrů, evidencí a seznamů, které vedou a jež jsou podle zákona veřejně přístupné. Ani tuto oblast vyhláška ministerstva informatiky č. 442/2006 Sb., nepokrývá.
Obvykle půjde o živnostenský rejstřík, rejstřík honebních společenstev či o místní programy snižování emisí podle § 6 odst. 6 zákona o ochraně ovzduší (č. 86/2002 Sb.), které vedou kraje a některé obce. Mohou to však být i další registry či evidence, které splňují podmínku, že jsou podle zákona alespoň zčásti veřejně přístupné.
Zveřejnění živnostenského rejstříku lze vyřešit odkazem na Centrální registr živnostenského podnikání s poučením, že informace odpovídající dané obci lze získat zadáním obce do vyhledávání. Naopak rejstřík honebních společenstev za obec nikdo nezveřejní, a přitom jde o informaci o závažném zásahu do vlastnických práv. Je tedy nutné tuto snadnou povinnost poctivě naplnit.
CO UKLÁDAJÍ DALŠÍ ZÁKONY
Podle zákona o ochraně osobních údajů (§ 18) musejí povinné subjekty zveřejnit informace o tom, jaká zpracování osobních údajů provádějí (typ, okruh údajů, okruh příjemců, okruh osob, o nichž se údaje zpracovávají atd.). U některých zpracování, která nevyplývají ze zákonného zmocnění (například evidence badatelů místního muzea), však tato zpracování musejí oznámit a registrovat přímo u Úřadu pro ochranu osobních údajů, kde budou zveřejněna v Centrálním registru zpracování osobních údajů.
Podle zákona o informačních systémech veřejné správy (č. 365/2000 Sb., § 5 odst. 2 písm. h) musejí všechny úřady veřejné správy na svém webu zveřejnit informace o svém informačním systému. Zjednodušeně řečeno jde o přehled používaného software.
Podle stavebního zákona (§ 165 odst. 2) musí pořizovatel (zpravidla obec či kraj) zveřejnit způsobem umožňujícím dálkový přístup údaje o vydaném územním plánu, regulačním plánu a místech, kde je možné do této územně plánovací dokumentace a do její dokladové dokumentace nahlížet. Pořizovatel rovněž zveřejňuje způsobem umožňujícím dálkový přístup zastupitelstvem obce schválenou zprávu o uplatňování územního plánu.
Další zákony, které mohou existovat či být nově přijímány, mohou uložit v souvislosti s různými agendami zveřejnit na webu další informace. Úplný přehled takových úprav (pokud vím) není zatím k disposici. V tomto přehledu též neuvádím okruh informací, zveřejňovaný na webu v rámci elektronické úřední desky.
OBECNÉ DOPORUČENÍ
Ke způsobu, jak zveřejňovat povinné informace, lze doporučit zavést na příslušné stránce webu všechny povinné položky, i když v nich nebude (zatím) nic uvedeno. Nevystavíte se pak pochybnosti, zda chybějící položka znamená vaši nepozornost a nesplnění povinnosti, anebo jen to, že dosud na ni v životě obce nedošlo. Například i když zatím žádné žádosti o informace vůbec nebyly vyřizovány, je správné rubriku "informace poskytnuté na žádost" zavést. Uvede se v ní, že obec dosud žádost o poskytnutí informace neobdržela. Podobné to bude u nákladů na soudní spory, u honitebních společenstev, pokud v obci nejsou, a dalších.
Podobně je nutno zmínit povinnost, že jakékoliv informace, které má úřad k dispozici v elektronicky použitelné (například textové) podobě, musejí při zveřejnění na webu umožnit jejich další textové zpracování uživatelem. Zakázáno tedy je zveřejnit dokumenty v takové podobě formátu pdf, která neumožňuje další kopírování textu (zamčený text), anebo zveřejnit textové dokumenty ve formátu jpg jako obrázek. To neplatí, pokud dokument není a nikdy nebyl k dispozici jako text (například staré zápisy, k nimž není elektronická textová podoba).
Byl-li jakýkoliv dokument k dispozici (v papírové či elektronické podobě), vztahovala se na něj pravidla archivního zákona, spisové služby a skartačního řádu. Nelze jej mimo tato pravidla zničit, byť vymazání se zdá tak snadné. Pokud k tomu přece jen došlo, je povinností úřadu dokument obnovit z dostupných podkladů. Proto je nepřípustné, aby například elektronický záznam o jmenovitém hlasování zastupitelstva, který po určitou dobu zůstává v elektronickém hlasovacím systému, byl po pár dnech vymazán. Jde o stejný dokument, jako je samotný zápis jednání, a jeho vymazání představuje prohřešek proti spisové službě.
OLDŘICH KUŽÍLEK
poradce pro otevřenost veřejné správy
www.otevrete.cz
