I vedoucí úředníci veřejné správy stále více využívají při svých pracovních prezentacích PowerPoint. Úspěch takové prezentace spočívá v zájmu a pozornosti, kterou v účastníkovi probudí. Je známé, že nejefektivněji lze sdělit myšlenku využitím souladu slov, barev a obrazů.
Často však nemáme ponětí o tom, co zkombinovat, jak vše vyladit do harmonického celku, abychom udrželi posluchačovu pozornost. PowerPoint (PPT) se ve většině případů stává jen "promítačkou" textů a využije se jeho potenciálu z 10 %.
K ČEMU MÁ SLOUŽIT
Prezentace není nic jiného než komunikace a PowerPoint je její podpůrnou součástí. Jejím cílem je předat informace v takové skladbě a podobě, aby byly co nejlépe "stravitelné". Jinými slovy je nabízíme ke "konzumaci". Použiji-li srovnání s jídlem, málokdo z nás si pochutná na neupraveném mase, servírovaném z mastného papíru za chůze. Raději dáme přednost například svíčkové, která je připravena z více ingrediencí, má chuť a hezky vypadá. S prezentací to není jinak.
Úkolem PPT není promítat text (tzv. tvrdá data), ale podtrhnout to, co chceme sdělit. Posluchači nepotřebují vidět napsané to, co říkáme. Naše slova promlouvají k jejich uším. Jejich oči chtějí přijímat informace v podobě, na jakou jsou v naší kultuře zvyklé. V kombinaci s obrazy, které každodenně konzumují prostřednictvím televize, kina, internetu apod.
Lidé chtějí při prezentacích využívat obě strany mozku. Levá mozková hemisféra se zaměřuje na logiku, věcné informace, tvrdá data, pravá na vnímání emocí, nálad, barev a obrazů. Efektivní využití PPT z mého pohledu znamená, že oslovuje prostřednictvím "obrazovky" pravou část mozku, zatímco mluvená slova promlouvají k jeho levé části. Dokážeme této skutečnosti využít?
Kombinace slova a obrazu násobí koncept myšlenky, kterou chceme sdělit. Nicméně s ní můžeme nadchnout nebo také udolat. Posluchači rychle zapomenou na přeplácanou, křiklavou prezentaci s trapnými obrázky, nebo budou ještě dlouho vzpomínat na promyšlenou a sladěnou prezentaci.
JAK TO UDĚLAT
Rozhodně nezaujmeme, když zvolíme jednodušší cestu - využití univerzálních šablon a schémat, která program nabízí. Každá prezentace je odrazem naší osobnosti, a tím pádem i jedinečnosti. Ve hře nejsou jen naše myšlenky, ale i postoje a emoce. Jejich realizace volá po naší osobité formě, a tu nelze jen tak snadno zaškatulkovat do programem nabízených univerzálních schémat.
Rozhodně nejde o jednodušší proces, než když je využijeme, protože to vyžaduje větší námahu, více se zorientovat v PPT programu, vytvořit si banku obrázků a hledat formu, jak vše poskládat do harmonického celku. Začneme si například více klást otázky, jako například: Jak využít nabídky nástrojů a tvarů aplikace, snímků, obrázků, grafů a jak je působivě zakomponovat do kontextu informací? Jak pracovat s animací v aplikaci? Jak nastavit jednotlivé kroky prezentace, její časování, případně jak využit přechodů mezi jednotlivými snímky? Jakou metaforu zvolit pro prezentaci dané myšlenky apod.?
Už ve staré Číně si všimli, že jeden obraz vydá za 1000 slov. V dnešní době mluvených a psaných informací to platí dvojnásob. Nebojme se proto hledat svoji osobitou formu PPT projevu. Spokojený posluchač stojí rozhodně za to.
VILÉM URBAN
lektor a kouč mj. vedoucích úředníků veřejné správy, specialistů IT, pedagogů a sociálních pracovníků
Pro přidávání komentářů se musíte nejdříve přihlásit.
Pokusil jsem se sepsat naše letité zkušenosti s přípravou prezentací. Věřím, že mohou být smysluplné i pro lidí ze státní a veřejné správy. Podívejte se na naše dvě desatera: http://prezentacepowerpoint.cz/