Pro elektronický způsob archivace dokumentů obce se rozhodli v Podolí na Uherskohradišťsku. Nepochybně k tomu přispěl i fakt, že místostarostou této obce s 815 obyvateli je teprve jednadvacetiletý Jiří Šišák, vysokoškolský student nedalekého kunovického Evropského polytechnického institutu v oboru informační technika.
Nahlížení do archivovaných dokumentů bývá na menších obecních úřadech problematické. Zpravidla jde o to, kdo je tam vůbec oprávněn tyto dokumenty zakládat a kdo do nich smí nahlížet. Pokud je pro obě tyto funkce striktně určena pouze jedna osoba, dostupnost archivu v její nepřítomnosti je prakticky znemožněna. Naopak může-li každý zaměstnanec úřadu nahlížet do archivu, vzniká problém s přehledností a udržením systému řazení dokumentů. "V tom nejhorším případě se pak může zkomplikovat zapůjčování dokumentu a také to, že nejsou zajištěny údaje o tom, kdo a jaký dokument si půjčil, kdy má být dokument vrácen apod.," vysvětluje Jiří Šišák.
Na obecním úřadě v Podolí ročně nově evidují kolem tisícovky různých dokumentů a dosud s nimi pracovali výhradně v listinné podobě. Jenže například stavebně technická dokumentace, často velmi obsáhlá a znatelně větších rozměrů, se spolu s ostatními "standardními" dokumenty zakládá jen obtížně. Konkrétně v Podolí během poslední doby výrazně začala přibývat objemná dokumentace v souvislosti s nedávno budovanou ulicí a probíhající novou obytnou zástavbou.
Veškerou dokumentaci tam do archivu dříve zakládala pouze účetní (jediná administrativní pracovnice úřadu), která spolu se starostou a místostarosty byla také oprávněna do ní nahlížet. Elektronická archivace se tedy přímo nabízela. Jenže když se Jiří Šišák začal zajímat o případné využití služeb některé odborné firmy, ukázalo se, že jejich cenové kalkulace přesahují možnosti menší obce. Proto zvolil cestu vývoje vlastního programu, který konzultuje s dalšími vývojáři na vysoké škole, kde studuje.
"Vlastně o žádné vysoké náklady přitom nejde," dodává Jiří Šišák. "Vývoj programu si finančně nenárokuji. Na obecním úřadě písemné dokumenty převádíme do elektronické podoby na skeneru a skenováním se také jistíme proti fulltextovému vyhledávání. Nyní totiž dokumenty ze zákona nelze ukládat v podobě umožňující vyhledávat pomocí klíčových slov. Jako software pro otevření PDF používáme Acrobat Reader, který je ke stažení zdarma. Pouze budeme muset nechat repasovat jeden osobní počítač, který byl před vyřazením, na němž bude program uložen a který slouží výhradně pro tento projekt."
Zatím dokumenty osobně ukládá a nahlíží ještě místostarosta. Po zaběhnutí systému by však tyto práce měl zajišťovat najatý externista, případně se to časem stane povinností administrativní pracovnice.
Nyní obecní úřad používá - slovy Jiřího Šišáka - "hybridní" způsob archivace, a to jak v listinné, tak v elektronické podobě. "Během tohoto zvláštního systému probíhají změny a utvářejí se kompromisy mezi ideální variantou a variantou, která je v souladu se současnými zákony i možnostmi našeho úřadu," říká místostarosta. "Přesněji řečeno, testujeme nový systém řazení písemností, který je totožný se systémem elektronického řazení. Probíhá převádění dokumentů do elektronické podoby při zajištění jejich zabezpečení."
Jiří Šišák má za to, že ideálním způsobem archivace by bylo zrušení tištěných dokumentů a jejich nahrazení pouze elektronickými - při možnosti v rámci programu vyhledávat ve všech dokumentech fulltextovou metodou. "Osobně si myslím," říká, "že už nyní, v počátku zavádění zákona o e-governmentu, by bylo vhodné uzákonit povinnost elektronického vedení všech dokumentů, a zajistit tím i lepší přechod do "ostré" verze systému propojení občan-úřad a úřad-úřad.Také naskenovaný dokument by za určitých předpokladů měl být z pohledu zákona považován za věrohodnou kopii originálu."
Svůj nový způsob archivace dokumentů v Podolí považují za určitou formu uložení dokumentů, které bude možné číst i při změně operačního systému v rámci specializovaných programů. Zároveň tam testují i sami sebe, jak se dokáží přizpůsobovat požadavkům moderních informačních a komunikačních technologií. Především tam však vzniká konkrétní uživatelsky přijatelný systém evidence dokumentů, jejich vyhledávání a nahlížení.
Nikoliv zanedbatelným efektem je ovšem i fakt, že se snižují nároky na prostorovou kapacitu archivu obecního úřadu.
IVAN RYŠAVÝ
Ukládání a procházení elektronických dokumentů na OÚ Podolí
Při současném "hybridním" systému se dokumenty zaevidují jako tištěný dokument. Následně se všechny tyto dokumenty a jejich přílohy naskenují. Provede se drobná úprava (špatně položený dokument, přeložený list apod.). Pomocí programu se jednotlivé naskenované strany vloží do uceleného dokumentu, uloží jako dokument PDF. V programu uživatel přiřadí identifikaci - popis dokumentu pomocí klíčových slov, lokality, druhu dokumentu... Pomocí této identifikace může oprávněný uživatel vyhledávat požadované dokumenty, číst, popřípadě v poznámce nalezne přesné umístění dokumentu ve složce, šanonu, polici archivu.
ZDROJ: OÚ PODOLÍ
Na OÚ Podolí se nejčastěji vyhledávají tyto dokumenty:
pro občany: technická dokumentace, povolení stavby, povolení k užívání studny, různé doklady nutné pro povolení stavby;
pro obec s rozšířenou působností: oznámení o přestupku;
pro krajský úřad: zápis a unesení ze zasedání zastupitelstva obce, dokumenty vztahující se k obcí zřizovaným organizacím (základní a mateřská škola);
pro státní orgány: zpráva o pověsti občana.
ZDROJ: OÚ PODOLÍ
