Všichni jistě známe situace, kdy řízení procesů, ať už ve firmě, na obecním úřadě či na magistrátě, začíná být komplikované. Kdo si má neustále pamatovat, jak se to či ono dělalo dříve, kdo je zodpovědný za akceptaci faktury a podobně? Automatizaci některých postupů však dnes za nás dokáží řešit...
Všichni jistě známe situace, kdy řízení procesů, ať už ve firmě, na obecním úřadě či na magistrátě, začíná být komplikované. Kdo si má neustále pamatovat, jak se to či ono dělalo dříve, kdo je zodpovědný za akceptaci faktury a podobně? Automatizaci některých postupů však dnes za nás dokáží řešit podnikové informační systémy, konkrétně nástroj nazvaný work-flow. Správně nastavené workflow dokáže podpořit zjednodušení a zrychlení jednotlivých činností. Může však také přispět k odstranění schvalovacího procesu postaveného na kolujícím lejstru, o němž beztak nikdy nevíme, ve které kanceláři je má úředník právě na stole.
DVĚ ZÁKLADNÍ OBLASTI
Elektronický oběh dokumentů lze rozdělit na dvě oblasti:
První z nich je evidence předpisů, směrnic, norem apod. U dokumentů můžeme evidovat změny (tzv. řízená dokumentace), nebo pouze archivovat aktuální verzi (tzv. neřízená dokumentace).
Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému. Nejjednodušším příkladem může být práce s došlou fakturou. Ta se v naskenované podobě připojí k "faktuře došlé" vytvořené v informačním systému a prostřednictvím tzv. workflow - nastavených stupňů potom obíhá mezi jednotlivými odpovědnými zaměstnanci. Ti podle svých konkrétních kompetencí postupně provádějí příslušné úkony, jako například akceptaci, schválení, zaúčtování, zaplacení apod.
Elektronický oběh dokumentů může být zprvu přijímán s nedůvěrou. Příslušní zaměstnanci však obvykle rychle zjistí, že jim značně usnadňuje práci. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší zefektivnění práce zaměstnanců, lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů.
JAK SE S WORKFLOW PRACUJE?
V pokročilejších informačních systémech můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly (uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu "ano - ne", "schváleno - neschváleno"). Definici lze provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů.
Uživatel tak může stanovit libovolnou délku workflow procesů a stejně tak rovněž libovolný počet uzlů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.
Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj "úkolovník" - worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. Uživatel si tak může "rozkliknout" určitý zápis v systému (třeba fakturu) a po věcné kontrole zaškrtnout kupříkladu "schváleno". Čímž se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dospěje do finálního zpracování.
Nemusí však jít jen o faktury. Workflow rovněž znamená řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. - prakticky veškerých dokumentů, které by měly "projít rukama" více lidí na úřadu či ve firmě.
Jaké možnosti nám workflow pro podporu postupů dále nabízí?
Můžeme řešit libovolné procesy schvalování, například objednávek, dovolených, faktur přijatých, zápisů ze schůzí aj., opět v několikastupňové hierarchii - podle organizační struktury.
Workflow však také skýtá možnost upozorňovat podle libovolných podmínek (faktury po splatnosti, vypršení garance/záruky, termín školení řidičů...). Upozorňování lze nastavit i mimo systém, kupříkladu přes SMS nebo e-mailem (i s odkazem přímo do informačního systému).
Workflow ani informační systémy nejsou "samospasitelné". Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a přesné mapování průchodu dokumentů šetří čas i finanční náklady. Získá se tak prostor a čas pro jiné, důležitější činnosti.
SLAVOMÍR ZIMA
manažer značky Helios
