Kvalitní projektový tým je jednou ze základních podmínek úspěšnosti projektu. To je obecně platné pravidlo přípravy a uskutečnění jakéhokoliv projektu v jakémkoli oboru.
Na počátku by budoucí žadatel dotace v rámci strukturální intervence měl zvážit své zdroje pro sestavení projektového týmu, který se musí vypořádat s veškerými nároky, jež se v souvislosti s projektem mohou objevit. Nejde pouze o finanční, ale především o lidské zdroje.
S ČÍM JE NUTNO POČÍTAT
Magistrát či městský úřad významného města nebo krajský úřad většinou nemají problém pověřit některého ze svých stálých zaměstnanců, kteří se v rámci pravidelné agendy mohou zaměřit rovněž na problematiku strukturálních fondů. U menších obcí, kde finanční zdroje bývají omezené, již není jednoduché přidat ke stávající pracovní zátěži nepočetných zaměstnanců úřadu či zastupitelů ještě další povinnosti související s projektem. Vyřešit tuto otázku je však pro úspěšnost projektu nezbytné. Ačkoli pracovní tým může být sestaven i z externistů, nelze spoléhat na to, že městský či obecní úřad jako zadavatel externí dodávky se obejde bez znalostí a aktuálních informací o přípravě a realizaci. Vůči administrujícím orgánům a institucím bude totiž odpovědným subjektem on, nikoli externí členové týmu. Lze jedině doporučit přinejmenším formální účast zástupce nositele projektu a zadavatele prací, který je vybaven dostatečnou kompetencí, aby mohl do práce týmu zasahovat a podrobně sledovat její průběh a vývoj.
Je třeba počítat s tím, že se projektový tým v jednotlivých fázích projektu může měnit. Jiná sestava je potřebná v přípravné fázi, jiní specialisté pracují na přípravě žádosti o přidělení dotace a jejích přílohách, dalších je nutno využít ve fázi realizační. Pokud jde o obsazení za městský či obecní úřad, své místo v týmu naleznou minimálně po určitou dobu kromě osoby specializující se na problematiku evropských fondů (která může být v pozici vedoucího týmu) například pracovníci odboru majetku, investic či stavebního úřadu (jde-li o "hard" projekt, tj. o výstavbu či rekonstrukci nějakého objektu). Pochopitelně u projektů tykajících se například vzdělávání, marketingu, kultury, lze do projektového týmu přizvat pracovníky, kteří mají v gesci právě tyto oblasti.
ROLE EXTERNISTŮ
Vlastními zdroji mohou naplnit potřeby projektového týmu jen větší města a obce. Avšak i ty mohou sáhnout po expertech, kteří budou řešit zcela specifická zadání, například po projektantech, architektech, rozpočtářích a u složitých projektů třeba po daňových specialistech, právnících nebo po odbornících v obchodně finanční a ekonomické oblasti. Zatímco činnost zprvu uvedených je vcelku jasná, zadání pro obchodně finanční a ekonomické experty mohou nabýt poměrně značného objemu v průběhu celého projektového cyklu. Jejich práce je zpravidla natolik specializovaná, že je velmi obtížné ji suplovat vlastními pracovníky.
Jestliže budeme pojímat skutečně celou škálu služeb, které tito specialisté mohou poskytnout, můžeme začít u samotného sestavení projektového týmu, pokračovat definováním cíle a konceptu projektu, identifikací vhodných zdrojů financování a nastavení optimální finanční struktury projektu, asistencí při vyhledání vhodných (nejenom finančních ) partnerů, ekonomicko-obchodní přípravou projektu (tzn. především zpracování reálné obchodní a finanční studie proveditelnosti a analýzy přínosů a nákladů), přípravou žádosti o poskytnutí dotace v rámci zvoleného operačního programu/opatření.
Tito členové týmu jsou schopni asistovat obci při jednáních s dalšími subjekty a redukovat četná rizika, která mohou vzniknout při přípravě a uskutečnění projektu. Nezastupitelná je jejich role v realizační fázi projektu, která je podstatně náročnější než samotná příprava a prezentace žádosti. Klade podstatně vyšší nároky na sledování plnění rozpočtu, harmonogramu a administrativní záležitosti, které s průběhem realizace, jeho dokladováním a čerpáním dotace souvisejí. Zejména u velkých projektů je třeba dobře zvážit, zda obec je schopna výše uvedené práce zvládnout svými lidmi a zda je jejich kvalifikace a zkušenost dostatečná.
Pokud se obec rozhodne spolupracovat s externími dodavateli poradenských služeb, měla by dobře uvážit, zda jediným kritériem pro výběr poradce a zahájení činnosti bude pouze výše ceny za jeho služby (jak se bohužel často stává), či zda bude vyžadovat i jeho zkušenost z obdobných projektů, schopnost čerpat ze zahraničních zkušeností (u projektů v oblasti cestovního ruchu by to měl být striktní požadavek), ochotu pokrýt (tento moment bych zdůraznil) nejen počáteční fázi projektu (příprava žádosti), ale i ostatní jeho etapy, a poskytnout tak zadavateli maximální komfort a nejvyšší možnou přidanou hodnotu.
(Ve třetím díle našeho seriálu ke strukturálním fondům EU se budeme věnovat problematice výběrových řízení.)
TOMÁŠ KULMAN
business development manager
oddělení Řízení rizik a poradenské služby
KPMG Česká republika
