Každý z nás se občas dostává do situace, kdy musí prezentovat sebe, svoji práci, plánovanou změnu, svůj úřad, svůj projekt, své město či obec podřízeným, nadřízeným, zastupitelům nebo radě, tuzemské či zahraniční návštěvě.
Kvalita prezentací, které ve svém okolí pozorně sleduji, má obecně rostoucí tendenci. Ovšem určitě stojí za to připomenout si některé taje dobře zvládnutého "prezentačního řemesla".
Jaké jsou tedy základní pilíře úspěšné prezentace?
1. INFORMOVAT? PŘESVĚDČIT!
Prvním pilířem úspěchu je nově pracovat se starým pravidlem "Informovat, nebo přesvědčit?". Toto dříve používané pravidlo rozdělovalo prezentace na informační a přesvědčovací. V dnešní uspěchané době se však každá naše prezentace stává přesvědčovací. Nestačí již pouze informovat, co je náplní našeho projektu. Nýbrž pokaždé je nutné posluchače i přesvědčit, že jeho realizace byla správným rozhodnutím a že jeho přínosy odpovídají vložené investici.
Nejdůležitějším krokem k přesvědčivosti prezentace je definice klíčového sdělení, které chci posluchačům sdělit. Ukázkou takového klíčového sdělení může například být: Náš odbor loni pracoval velmi dobře, ale bez personální posily je letos výsledek ohrožen.
2. PRO KAŽDÉHO NĚCO JINÉHO
Druhým pilířem kvalitní stavby prezentace je práce se specifiky cílové skupiny. S výjimkou prezentace pro širokou veřejnost můžeme velmi často dobře předpovědět, kdo bude naším posluchačem z hlediska věku, pohlaví, příjmové skupiny, obchodních nebo rodinných zájmů apod., a tomu vhodně prezentaci přizpůsobit. Pokud budu dejme tomu prezentovat stavbu nákupního centra občanům, kteří bydlí poblíž zamýšleného objektu, určitě se nesoustředím na technické řešení zakládání staveb, ale na to, jaký vliv bude mít na bezprostřední okolí a jak mám ošetřena případná rizika. Tak třeba seniory určitě nebude zajímat související vznik pracovních příležitostí, nýbrž případný hluk v okolí stavby, nebo zda v chystaném komplexu naleznou lékárnu.
3. SPRÁVNÁ DÁVKA INFORMACÍ
Třetím pilířem dobré stavby prezentace je vhodné množství informací. Nejčastější chybou kupodivu nebývá nedostatek informací v prezentaci, ale jejich přemíra. Zkuste si vybavit po televizním zpravodajství nějakou informaci, která v něm zazněla. Je to velmi těžké, protože jste během krátké doby dostali velkou porci nejrůznějších údajů, jmen, čísel... Stejné je to s prezentací - většinou jsme jako přednášející do tématu natolik ponořeni, že prezentujeme daleko větší množství informací s daleko hlubším detailem, než jsou posluchači schopni pochopit.
Cestou z této pasti může být americká poučka o trojím opakování, která říká: Nejdřív jim řekněte, co jim řeknete, pak jim to řekněte a nakonec jim řekněte, co jste jim řekli. Rozhodně lze říci, že méně je v tomto ohledu více.
Při prezentaci zmíněného nového nákupního centra veřejnosti proto zcela postačí zmínit hlavní obchody, které v něm budou, zdůraznit dostatek parkovacích míst a hlavně dětský koutek - tedy pouze tehdy, pokud jsou mezi posluchači rodiče malých dětí.
4. SCÉNÁŘ JAKO NA DIVADLE
Čtvrtým pilířem téměř hotové prezentace je dobrý scénář respektive časové schéma našeho vystoupení. Obrázek ilustruje na modelu čočky osvědčený postup, jak si prezentaci uspořádat.
Svislý rozměr čočky představuje časovou osu, horizontální rozměr čočky pak množství prezentovaných informací. Z obrázku je patrné, že se na začátku prezentace musíme soustředit spíše na formu než na obsah našeho sdělení. Naším cílem je totiž v úvodu navázat s posluchači vztah - například nějakým vtipem nebo historkou typu "Dnešní vystoupení jsem si promýšlel včera večer ve vaně a napadlo mě, že tato nová čtvrť by mohla být také takovou vanou nebo spíš lázní nebo oázou...".
V úvodu je rovněž výborné, pokud sdělíme, jak dlouho bude naše vystoupení trvat a které části (nejlépe tři) bude obsahovat.
Tělo prezentace pak ideálně tvoří zmíněné tři části nebo myšlenky, které bychom se měli snažit za každou cenu vizualizovat (byť třeba jen v mysli posluchačů) - kupříkladu větou typu: "Představte si prosím město, kde není žádná zeleň...".
Velmi důležité je také výrazně jednotlivé části těla prezentace oddělit, aby posluchačům nesplynula. Oddělení uděláme snadno větou typu: "A nyní se dostávám ke slíbenému třetímu bodu...".
5. CO MĚ PODPOŘÍ
Nakonec bych měl vždy přemýšlet, čím podpořím přesvědčivost a poutavost své prezentace. Určitě vás napadlo: digitální projektor. Ale od něj bych chtěl čtenáře Moderní obce poněkud odradit. V poslední době se totiž často setkávám s jevem, který můj kolega Charlie Amphlett označuje jako "death by powerpoint" (volně přeloženo jako powerpointová epidemie). Běžně se totiž prezentace odehrává jako nudné čtení obsáhlých snímků promítaných tak, že z nich nelze ani pořádně rozeznat, co se prezentující snaží říct.
Proto bych určitě doporučil raději nechat kolovat nějaký obrázek nebo předmět, který s prezentací souvisí. Počítejte ovšem s tím, že můžete dopadnout jako kouzelník s kruhy ve filmu Jana Svěráka Obecná škola (předmět se nevrátí). Další důležitou podporou věrohodnosti řečníka je jeho oční kontakt s publikem - a také dostatek síly hlasu, kterou je třeba přizpůsobit konkrétnímu místu, kde se prezentace odehrává.
6. KONEC MUSÍ BÝT STRUČNÝ
Finální část prezentace, jak je vidět z obrázku, opět obsahuje málo informací, ale rozhodně ji nesmíme uspěchat. Je třeba udělat důrazný shrnující závěr, počkat, až dozní potlesk (od Čechů ho příliš neočekávejme, od cizinců by nás naopak neměl překvapit) a dát posluchačům prostor klást otázky.
Závěrem dovolte poznámku, kterou si neodpouštím na žádném ze svých kurzů: S dobrou prezentací je to jako s řízením auta. Ještě nikdo se nenaučil řídit auto čtením příruček a článků, je třeba sednout za volant, sešlápnout spojku, zařadit a vyrazit. Zpočátku možná stylem přískoky vpřed, ale po pár jízdách to téměř každý z nás hravě zvládá. Stejné je to s prezentací: Je dobré se v učebně naučit teorii, ale jak říká můj přítel, trenér CIMA Karel Hyndrák, "musí se to zkoušet!".
JIŘÍ BERAN
konzultant a trenér M.C.TRITON
