Systém spisové služby jednotně provozovaný v celém kraji by měl zajistit její kompletní funkčnost i pro obce, které kvůli svým omezeným finančním možnostem zatím nemají šanci dosáhnout na elektronickou spisovou službu postavenou na nejnovějších technologiích.
Rostoucí rozsah činností obcí a měst vede i ke stále většímu množství dokumentů zpracovávaných městskými a obecními úřady. Nemálo těchto úřadů správu a řízení oběhu dokumentů dnes už řeší prostřednictvím elektronické spisové služby. Díky ní je zajištěna automatizace řízení procesů a administrativního chodu úřadu, osobní zodpovědnost za jednotlivé dokumenty i za provedené činnosti, zaručena jednoznačná identifikace dokumentů, jejich čitelnost i dostupnost.
Systémy spisové služby řeší uchování a archivaci fyzických i elektronických dokumentů a umožňují dohledat libovolný dokument na základě znalosti i třeba jen neúplných údajů, což pomáhá vedoucím pracovníkům disponovat v každém okamžiku dostatkem informací pro efektivní monitoring činností.
ZEFEKTIVNÍ I SPRÁVNÍ ŘÍZENÍ
Provozování jakéhokoliv informačního systému, tedy i systému elektronické spisové služby, pro úřad samozřejmě představuje určité náklady, ať už ve formě pořízení hardwaru a jeho údržby, nebo při nákupu licencí příslušného softwarového vybavení, zajištění bezpečnosti přístupu k datům, jejich archivaci apod. Současná úroveň informačních a komunikačních technologií už umožňuje realizovat nová řešení, která by řadu těchto starostí městům a obcím odebrala a zároveň výrazně usnadnila vzájemnou komunikaci subjektů veřejné správy. Jde například o řešení tzv. krajské spisové služby.
Tento připravovaný unikátní projekt řeší v první fázi informační propojení kraje a obcí, v následujících etapách potom i propojení kraje a obcí s dalšími orgány veřejné správy či příspěvkovými organizacemi na bázi celokrajsky provozované spisové služby. Systém by měl po svém dokončení zajišťovat kompletní funkčnost spisové služby, případně správního řízení i pro obce, které by kvůli svým omezeným finančním možnostem na elektronickou spisovou službu postavenou na nejnovějších technologiích dlouho "nedosáhly". Uživatelé z těchto úřadů by po realizaci projektu mohli přistupovat k určeným programovým prostředkům prostřednictvím webového klienta otevíraného v internetovém prohlížeči.
Výsledkem pak bude možnost sdílení vybraných dokumentů mezi orgány veřejné správy, jejich rychlá výměna a nahlížení do nich. To lze využít například v případě odvolání ke krajskému úřadu proti správnímu rozhodnutí vydanému orgánem obce. Touto cestou by bylo možné také urychlit vyřizování záležitostí občanů a zajistit jejich vyšší informovanost, a to vystavením některých informací na portálu kraje.
VÝČET MOŽNOSTÍ NEKONČÍ
Mnohé možnosti využití systému ještě ani nelze odhadnout, už dnes však lze říct, že elektronicky celokrajsky vedená spisová služba by mohla umožnit:
elektronické vedení dokumentů či spisů v rámci celého kraje;
elektronické předávání a zpřístupnění vybraných dokumentů;
přístup občana přes internet ke zjištění stavu svých podání;
zadání dat do systému spisové služby úřadu přes formulářový systém;
plošné využití digitálního elektronického podpisu;
plošné zpracování elektronických příloh dokumentů;
archivace a zálohování dokumentů s racionálním využitím krajských technologií.
Kromě těchto přínosů by realizace řešení znamenala pro městské a obecní úřady:
úsporu nákladů na pořízení softwaru;
minimální investice do hardwarového vybavení úřadu,
menší potřebu zaměstnávat odborníky na IT na malých úřadech;
snížené náklady na údržbu informačního systému, tu by prováděli pracovníci krajského úřadu;
metodickou podporu ze strany kraje, jednotné prostředí, pracovní postupy, společná školení;
bezpečný přístup k datům a aplikacím;
řešení archivace dat.
Systémy spisových služeb jednotlivých obcí budou autonomní, tzn. že každá obec bude vedena jako samostatné IČO se zajištěním důvěrnosti svého interně vedeného systému spisové služby. Důležité je, že do systému bude možné integrovat pokročilá řešení spisové služby různých dodavatelů a cestou webových služeb tyto systémy integrovat a sdílet informace. Systém se bude opírat o krajsky vedený registr obcí, který bude udržován on-line v aktuálním stavu a díky němuž bude možné centrálně nastavovat uživatelská práva jednotlivých obcí. Zároveň ho bude možné využít i pro další případné projekty, například centrálně vedené úřední desky.
Toto řešení je plně v souladu s legislativou, zejména s:
vyhláškou 496/2004 Sb. Ministerstva informatiky ČR o elektronických podatelnách;
nařízením vlády 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon o e-podatelnách;
zákonem č. 499/2004 Sb, o archivnictví a spisové službě;
zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád.
PILOTNĚ UŽ V OLOMOUCKÉM KRAJI
Popsané řešení práce s elektronickou podatelnou, spisovou službou a správním řádem pomocí tzv. tenkého klienta se nyní připravuje v rámci pilotního projektu za podpory Olomouckého kraje a města Štíty. Aplikace potřebné k provozu spisové služby nejsou fyzicky umístěny na počítačích městského úřadu, ale na výkonných serverech kraje. Přístup k těmto aplikacím mají uživatelé ze Štítů pomocí webového prohlížeče. Výsledky pilotního projektu určí další vývoj tohoto zajímavého řešení a možnosti jeho případné realizace na celokrajské úrovni.
/sk/
