Od nabytí účinnosti zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě uplynula již poměrně dlouhá doba. Věřme, že jeho aplikace v praxi už nečiní závažné potíže. Tím není řečeno, že archívní inspektoři v rámci kontroly nezjistí nedostatky a že nebudou uplatněny případné sankce. Jaké tedy přetrvávají problémy a otázky, kterým se dosud nevěnovalo dost pozornosti?
Zbývá se minimálně "poprat" s ochranou osobních údajů, které je podle našich zjištění věnována na mnoha obecních úřadech minimální pozornost. Je zřejmé, že úředníci územních samosprávných celků při své činnosti na základě mnoha zmocnění v zákonech (v oblasti sociální péče, přestupků, stavebního řízení atd.) shromažďují osobní údaje občanů - účastníků řízení. Často jde též o tzv. citlivé údaje, například údaje o zdravotním stavu, biometrické údaje (v souvislosti s novými cestovními doklady) a další.
CO JE TŘEBA MÍT NA PAMĚTI
Ochrana před neoprávněným shromažďováním osobních údajů spolu s ochranou lidské důstojnosti a jména je obsažena v Listině základních práv a svobod.
Základním zákonem v této oblasti je zákon číslo 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, který doslova uvádí, že se vztahuje i na orgány územní samosprávy. Rozpracování problematiky získávání a zpracovávání osobních údajů v souvislosti s jednotlivými činnostmi orgánů územní samosprávy by bylo nad rámec tohoto příspěvku, soustřeďme se tedy na vazbu ochrany osobních údajů na spisovou službu.
Podle zákona o ochraně osobních údajů mají právo seznamovat se s osobními údaji shromažďovanými a zpracovávanými správcem nebo zpracovatelem (v našem případě obcí nebo jejími orgány na základě zmocnění ve speciálních zákonech) třetí osoby pouze na základě zákona, v ostatních případech jsou zaměstnanci obce povinni zachovávat mlčenlivost.
Třetí osobou je z hlediska zákona o ochraně osobních údajů s přihlédnutím ke správnímu řádu i zaměstnanec obce (kraje), který není v daném řízení oprávněnou úřední osobou. Zaměstnanec spisovny tedy nesmí umožnit přístup například ke spisu týkajícímu se přiznání sociální dávky konkrétnímu občanu zaměstnanci zařazenému na odboru dopravy apod. Přístup ke spisům často vyžadují členové zastupitelstva, na které se občané obracejí se stížnostmi. Vedoucí spisoven jsou tak ve dvojím tlaku, kdy na jedné straně mají postupovat podle zákona a vnitřních předpisů, na druhé straně čelí jako zaměstnanci obce požadavku svého nadřízeného, například příslušného člena rady. Zákon nicméně hovoří jednoznačně a poskytnutí takové informace neumožňuje (podrobnosti by měl v tomto duchu rozpracovat vnitřní předpis).
Ochrana osobních údajů je kromě sankcí podle zákona o ochraně osobních údajů chráněna i trestním zákonem (§ 178 hovoří o neoprávněném nakládání s osobními údaji v podobě jejich neoprávněného sdělování, zpřístupnění, zpracovávání nebo přisvojení). Tohoto trestného činu se příslušný zaměstnanec může dopustit i z nedbalosti. Půjde například o případy, kdy úředník odejde z kanceláře a nezabezpečí osobní údaje obsažené v jím zpracovávaných spisech proti třetí osobě, kterou může být i jiný zaměstnanec obce, popřípadě cizí osoba, která se dostane do nezamčené kanceláře. I kdyby nakonec dotyčný úředník nešel do vězení, zcela nepochybně by mu soud uložil trest zákazu činnosti. Takže by si v důsledku svého opomenutí musel hledat práci v soukromém sektoru, protože na jakémkoli úřadě by po několik let pracovat nesměl.
CO BY SE NEMĚLO STÁVAT
S ochranou osobních údajů souvisí také konečná fáze existence dokumentů - zničení po proběhlém skartačním řízení. Nemělo by se stávat, jako se to stalo některým finančním ústavům, aby písemnosti, které jsou podle protokolu o provedeném skartačním řízení určeny ke skartaci, byly přístupné v krabicích nebo na hromadě na chodbě úřadu, na dvoře nebo dokonce na chodníku.
Za ochranu údajů chráněných nejen zákonem o ochraně osobních údajů, ale i zvláštními zákony (některé spisy mohou obsahovat i údaje o finanční situaci občanů včetně částí výpisů z účtů, které jsou chráněny bankovním tajemstvím), odpovídá zpracovatel, slovy zákona o archivnictví a spisové službě původce.
PŘEDÁVÁNÍ DOKUMENTŮ PO VOLBÁCH
Poslední problém, kterému bych se rád v tomto příspěvku věnoval, vznikl v souvislosti s loňskými komunálními volbami a týká se předávání dokumentů. V médiích jsme slyšeli, že někteří starostové nepředali "svoji agendu", přeložme "dokumenty" ve smyslu zákona o archivnictví a spisové službě, svému nástupci. Sdělovací prostředky také učinily závěr, že tuto povinnost starostům žádný zákon neukládá. Přestože věc bude pravděpodobně v některých případech předmětem jednání před soudem, pojďme se na problém podívat z hlediska spisové služby ve vazbě na zákon o obcích.
Zákon o archivnictví a spisové službě stanoví územním samosprávným celkům mj. povinnost uchovávat dokumenty pro účely výběru archiválií a s určitými omezeními, vykonávat spisovou službu. Z toho vyplývá mj. povinnost evidovat a ukládat všechny dokumenty došlé a dokumenty u nich vzniklé. Zákon o obcích ukládá obcím povinnost vést evidenci majetku, přičemž poznámku pod čarou, která uvádí jako příklad zákon o účetnictví, by šlo rozšířit i o zákon o archivnictví a spisové službě.
Za plnění těchto povinností odpovídá starosta jako představitel obce. Je i v čele obecního úřadu, který podle zákona o obcích plní mimo dalších zde uvedených povinností i úkoly stanovené zvláštními zákony, kam lze nepochybně řadit i zákon o archivnictví a spisové službě. Podrobnosti by měl stanovit spisový a skartační řád, který se musí vztahovat i na starostu. Je s podivem, že se v praxi stává, kdy starosta je bez dokumentů vztahujících se k výkonu jeho funkce, neboť mu je jeho předchůdce odmítl předat a o těchto dokumentech nejsou záznamy. V takovém případě můžeme uvěřit, že tyto dokumenty opravdu neexistují, jak tvrdí odstupující představitel obce (nemusí to být jen starosta), a věcí se zabývat až tehdy, objeví-li se další osoba se smlouvou, ze které má obec plnit. Pak nezbývá než řešit případnou škodu standardním právním postupem. Druhým řešením je zjednat jasno hned a po marné výzvě k vydání dokumentů a uvedení evidence do souladu se skutečným stavem se obrátit na soud, v krajním případě na orgány činné v trestním řízení.
Miroslav Červenka
Agentura SVS, s. r. o.
