Plánování, organizování, vedení, komunikace, rozhodování, delegování, kontrola, vytyčit cíle, stanovit priority, pochopit princip diplomacie, marketingového mixu, Maslowovy pyramidy, stihnout poradu a pak jednání, zvednout telefon, taková je každodenní rutina vedoucích pracovníků.
Současné nároky na ně ve zkratce vyjmenovává i Ing. Irena Lněničková z kanceláře hejtmana Pardubického kraje: "Být zodpovědný, empatický, spravedlivý, umět naslouchat, vést porady, hodnotit pracovní výkony, zachovat si zdravý "selský rozum". Ovšem být i tak trochu psychologem, personalistou, právníkem - a hlavně zůstat člověkem."
ODBORNOST, ALE I OSOBNOST
Odbornost je nutným předpokladem úspěchu. Jenže stále více se do popředí dostává osobnost šéfů. Dobrý šéf si totiž uvědomuje, že jeho vlastní chování, jednání a postoje jsou určující pro chování, jednání a postoje jeho podřízených. Dnes už nestačí lidi pouze úkolovat, plánovat jim další aktivity, kontrolovat jejich práci a poukazovat na nedostatky, rozhodovat. Je nutné dělat více: podporovat a udržovat jejich "chuť do práce".
Často se na seminářích setkávám s otázkou, jak si šéf může udržet dobré a výkonné pracovníky, když jim nemůže přidávat tisícikoruny k platu a slibovat další výhody. A mnozí si na ni sami odpovídají:
Prací, která baví, a novými pracovními úkoly, které nespadají do rutiny, ale přinášejí nové zajímavé příležitosti, výzvy. Takže delegujme na ty, kteří se chtějí posouvat vzhůru a mají pracovní ambice.
Dalším nejčastějším důvodem jsou "vztahy, atmosféra na pracovišti". Konflikty, fámy a nejasnosti vytvářejí napětí, které lidem bere tolik potřebnou energii a čas. Obojí se vyplýtvá a práce se hromadí. Učme se proto dobře znát své pracovníky a investujme jako šéfové svůj čas do posilování těchto vztahů, urovnávání konfliktů a předcházejme vytváření fám.
DELEGOVÁNÍ: NEPOPULÁRNÍ, ALE NUTNÝ KROK
Dokládá to i zkušenost Ing. Zdeňky Pikhartové, vedoucí oddělení přezkumu hospodaření obcí Krajského úřadu Pardubického kraje: "Nejdůležitější v mé manažerské práci bylo pro mne delegování. Léty zavedený model, že nejlepší je vše udělat sama, jsem opustila. Našla jsem si čas na to, abych svým podřízeným vysvětlila, o co jde a co po nich budu chtít. Že to není přetěžování lidí, ale určitá společenská zodpovědnost za oblast, kterou máme na starosti. Někteří pracovníci se tvářili nespokojeně, jiní naopak delegování přijímali rádi a ochotně. Do této doby jsem své podřízené šetřila; co bylo možné a v mých silách, tím jsem je nezatěžovala. Měla jsem dobrý pocit, jak vše zvládám, ale jen do určité doby. Ovšem stále nám přibývá agenda a zatímco oni byli v pohodě, já nevěděla kam dřív skočit.
Delegování bylo do jisté míry nepopulárním, ale nutným krokem. Přihlédla jsem k pracovním náplním ostatních a kousek po kousku na ně některé své úkoly delegovala. Pochopitelně některé povinnosti delegovat nelze, ale zbývá mně na ně více času. Pravda, zpočátku jsem byla vůči podřízeným poněkud nedůvěřivá, ale teď už umím rozlišit, koho je nutné kontrolovat častěji a koho méně často. Jsem přesvědčena i o tom, že delegováním se také vytvářejí a prohlubují přátelské vztahy na pracovišti. Zároveň se zvýšilo sebevědomí některých mých podřízených, protože už neplní slepě obdržené úkoly, ale dostali možnost uplatnit svoje tvůrčí schopnosti a aktivní přístup."
OTESTUJTE SE SAMI
Vybavte si obtížnější situace ze své praxe (předávání nepříjemné zprávy pracovníkům, žádost o přesčasovou práci apod.) a připomeňte si, zda vás podřízení podpořili nebo "nechali na holičkách". Projděte si níže uvedené "desatero" a možná přijdete na důvody, proč tomu tak bylo.
Jak jsou vnímáni šéfové, kterých si podřízení cení a od nichž neodcházejí (či jen těžko).
1. Mají přehled ve svém oboru. Aktivně se zajímají o to, co se v jejich oboru děje, a mnohdy jejich znalosti přesahují rámec českého teritoria. Upozorňují na novinky své lidi a pověřují je získáním dalších, již konkrétních a pro ně užitečných dat.
2. Dokáží poradit a pomoci. Neodmítají ty, kteří jsou nejistí ve svých rozhodnutích a mají potřebu konzultovat složitější případy či úkoly. Ovšem vyžadují kvalitní přípravu a jasnou formulaci toho, co má být dořešeno. Neřeší věci za své podřízené. Neříkají: "Nech to tady, já se na to podívám, až budu mít chvilku." Ale nabádají: "Promysli si varianty, přijď s návrhy a najdeme optimální způsob řešení."
3. Neobcházejí problémy. Dokáží sdělit nepříjemné zprávy jasně a přímo. Přinášejí fakta, konkrétní informace (typu "zjistil jsem ..."), nejsou tvůrcem "černé kroniky" ("to, co nás teď potkalo, je nejhorší za posledních deset let").
4. Dokáží ocenit dobrou práci. Všímají si. Mnozí z těch nejlepších prozrazují, že si minimálně jednou v týdnu projdou své oddělení, odbor a zaměřují se hlavně na to, co se tam děje podle jejich představ a pokynů. Zkrátka hledají důvody k pochvale.
5. Dovedou potrestat a říci jasně, co se jim nelíbí. Tyto zprávy neodkládají na příhodnější dobu a řeší je hned.
6. Uplatňují na všechny stejný metr. Důsledně vyžadují dohodnutá pravidla, vědí, kdy přestat poslouchat a začít trvat na svém. Pro opakované porušování určují sankce.
7. Přiznají chybu. "Stalo se mně," uvedl jeden vedoucí odboru na semináři, "že jsme se domluvili na tom, že porady budou začínat přesně v 8 hodin, i na sankci 50 korun, kterou zaplatí každý, kdo se opozdí. Vše několik týdnů běželo báječně a dochvilnost se velmi zlepšila. Asi za měsíc se vše proti mně spiklo a já přišel s pětiminutovým zpožděním. Všichni už byli přítomni a v místnosti vládlo napětí. Bez otálení jsem vytáhl padesátikorunu a pravil, že pravidla je nutné ctít."
8. Dávají najevo zájem o práci a lidi. Ptají se, zajímají se o to, na čem právě pracují a jak jim to jde. Může se s nimi mluvit i o problémech.
9. Nechají druhé také vyhrát. Pokud pracovník navrhne efektivnější postup nebo řešení, nezdráhají se říci: "To zní rozumně, udělejme to tak, jak říkáš ty."
10. Navazují vědomě kontakty s důležitými lidmi ve svém okolí. Jsou tam, kde jsou ti, kdo jsou zdrojem informací.
Úspěšný šéf ví, že žádný jediný a zaručený recept na bezproblémové a efektivní vedení a řízení lidí neexistuje. Ví, že je to náročná práce, která vyžaduje mnoho času, trpělivosti a zaujetí pro věc. A v tomto směru ti nejlepší na sobě nikdy nepřestávají pracovat.
ALENA JÁCHIMOVÁ
lektorka společnosti M.C. TRITON
