Více než 20 miliónů písemností se ročně nashromáždí na pracovištích státní sociální podpory (SSP). Při skartační lhůtě 15 let od ukončení řízení je pro ně těžko řešitelné zajišťovat dostatek prostoru pro uložení všech písemností. To byl jeden z hlavních důvodů, proč se Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) rozhodlo vytvořit rozsáhlý systém digitalizace a archivace všech dokumentů vznikajících v rámci SSP.
Systém, který důsledně splňuje požadavky na ochranu osobních údajů, se postupně uvádí do ostrého provozu od prosince 2005.
DOKUMENTY S ČÁROVÝM KÓDEM
"Koncepčně je řešení založeno na několika předpokladech," uvádí Mgr. Karel Lux, zástupce ředitele odboru informatiky MPSV. "Prvním je podrobná evidence všech písemností. Každý samostatný list písemnosti se označí čárovým kódem, podle kterého se pak dá identifikovat." Čárovým kódem v podobě samolepek s předtištěnými kódy se písemnosti označují na všech pracovištích SSP, která lze rozdělit na 300 tzv. vzdálených kontaktních míst a 98 hlavních, tzv. lokálních kontaktních míst. Ta jsou na úřadech práce. Čárový kód se rovnou vygeneruje i na všech nových dokumentech, které vznikají v počítačích v rámci zpracovávané agendy na kontaktních místech SSP. Po odsouhlasení dávky SSP se provede digitalizace každé písemnosti a poté se listinné originály odvezou k úschově do centrální spisovny SSP. Na daném pracovišti se potom pracuje už jen s elektronickými obrazy písemností a pouze v mimořádných případech si tam mohou vyžádat originální dokument zpět z centrální spisovny."
Digitalizační práce probíhají zatím na 25 lokálních kontaktních místech, postupně by se měly rozšířit na všech 98. Na digitalizačních pracovištích se písemnosti naskenují černobíle a obrazy jsou ukládány v bezeztrátovém formátu TIFF. Následuje vizuální kontrola naskenovaných písemností v aplikaci na monitoru. Obsluha přitom sleduje kvalitu obrazu, úplnost a správné pořadí písemností. Pak přijde na řadu elektronické podepsání kvalifikovaným certifikátem. Systém povolí uložení pouze těch digitálních obrazů písemností, u kterých se podařilo ověřit zaručený elektronický podpis, po uložení systém dále ověřuje platnost certifikátů. Ověření zaručeného elektronického podpisu a ověření platnosti certifikátů stvrzuje systém elektronickou značkou a časovým razítkem.
Pak již nic nebrání tomu, aby se vytvořené digitální obrazy automaticky uložily do centrálního úložiště digitálních obrazů. Uvedený systém plně vyhovuje současným legislativním a technickým požadavkům na dlouhodobou archivaci v této oblasti.
ROČNĚ NAVÍC 6 TERABYTŮ
Databáze digitálních obrazů počítá s ročním přírůstkem zhruba 6 terabytů. Do centrální spisovny se dokumenty po digitalizaci ukládají v archívních krabicích. V cílovém stádiu, kdy budou zřízena všechna plánovaná digitalizační pracoviště, přibude za stejnou dobu kolem 20 miliónů písemností.
"Každá archívní krabice je identifikována čárovým kódem," doplňuje Mgr. Karel Lux. "Ve spisovně se krabice už neotevírá, odpovědnost za její obsah mají kontaktní místa. Centrální systém eviduje obsah archívních krabic a centrální spisovna eviduje místa jejich uložení. Požadavky na příjem a výdej předává spisovně centrální systém."
Jestliže na pracovišti SSP potřebují nahlédnout do některého z archívních dokumentů, nadále jej už nebudou muset vyhledávat ve svém archívu, ale prostřednictvím počítačové aplikace si dokument najdou v centrálním úložišti digitálních obrazů. Aplikace pro evidenci písemností a jejich uložení umožňuje rychlé vyhledání písemnosti a další práci s elektronickým obrazem písemnosti. Zpřístupnění obrazů je řízeno přístupovými právy obsluhy.
Pokud by vznikla potřeba mít k dispozici původní dokument, v aplikaci lze vyhledat, ve které archívní krabici se nachází, a lze si pak vyžádat zaslání konkrétního spisu.
BRZY UŽ MILIÓN DIGITÁLNÍCH OBRAZŮ
Pilotní ověření systému digitalizace a archivace dokumentů, který pro MPSV vytvořila společnost Oksystem, probíhalo od poloviny roku 2005 na Úřadě práce v Kladně. Od začátku roku 2006 se zavádí postupně na dalších pracovištích SSP. Vedle Kladna bylo nejvíce dokumentů digitalizováno v Ústí nad Orlicí, Kroměřiži, Jablonci nad Nisou a Karviné. K 11. září bylo od počátku letošního roku evidováno kolem 8,2 miliónu čárových kódů (příchozí pošta - lepené štítky) a zhruba 4,7 miliónu čárových kódů z počítače (vyšlá pošta - kódy přímo na formuláři). Bylo vytvořeno na 850 tisíc digitálních obrazů, odvezeno do centrální spisovny přitom bylo 333 krabic s 375 795 listy papíru. Digitalizace se ovšem týká jen nově vznikajících dokumentů, nikoli již existujících uložených spisů.
Od ledna 2007 vstupují v platnost zákony č. 111/2006 Sb., o pomoci v hmotné nouzi, a č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, které rovněž budou vyžadovat rozsáhlý informační systém. Pracovat s ním budou v obcích s rozšířenou působností, v pověřených obecních úřadech a krajských úřadech. Informační systém je povinno zajistit Ministerstvo práce a sociálních věcí, které obcím dodá kromě příslušného programového vybavení také techniku, pokud to bude zapotřebí.
"Tento systém bude fungovat obdobně jako informační systém státní sociální podpory. I zde se budou digitalizovat písemnosti, ovšem nikoliv od začátku, nýbrž postupně, jak se začne systém zavádět," uzavřel Mgr. Karel Lux.
JAROSLAV WINTER
