Stále nové a čím dál složitější úkoly zahlcují naši kapacitu: "Je to důležité! Hoří to! Musíš to stihnout do dvou dnů! A toto ještě dnes do dvou hodin!" Jak tyto situace dokážeme řešit?
Jedna vedoucí se svěřila: "Nemám čas vysvětlovat kolegyním každý nový úkol a taky je nechci přetěžovat. Tyto úkoly proto beru na sebe. Jsem vedoucí, proto to cítím jako svoji povinnost."
Na obecní, městské, magistrátní i krajské úřady se nejspíše budou dál valit stále nové úkoly, další zákony či novelizace stávajících, než aby těchto povinností ubývalo. Pravděpodobné také je, že to vše budou muset zvládat se stejným počtem lidí. Pak se ovšem jeví jako riskantní přijímat nové úkoly způsobem výše zmíněné vedoucí. Bude-li chtít dál "šetřit" své podřízené, bude muset svému zaměstnání obětovat ještě více času a pro sebe a svou rodinu už jí žádný nezůstane.
Šancí, jak z tohoto kruhu vystoupit, je delegovat, tj. měnit pracovní náplň sobě i druhým.
NEJČASTĚJŠÍ VÝMLUVY
Nejčastěji se setkávám se čtyřmi důvody, "proč to nejde":
Při prvním z nich "Nikdo to lépe neudělá" vedoucí zpravidla argumentují tím, že sami mají nejvíce informací o úkolech, které by měli předat druhým. Říkají: "Umím-li to nejlépe, proč ztrácet čas složitým vysvětlováním?"
Další tvrdí: "Nevěřím, že by to podřízení zvládli." Šéfové řeší operativu a čím je jí více, tím méně kontrolují a poznávají "své" lidi, hodnotí jejich práci a rozvíjejí jejich schopnosti a dovednosti.
Podobné je tvrzení: "Dělají chyby, beztak bych vše po nich musel/a předělávat." Taková nedůvěra může být oprávněná. Učíme-li se novým věcem, leckdy i chybujeme. Ale právě tím se učíme. Toto pravidlo dobrý šéf zná a počítá s ním.
Vyskytuje se i obava, že podřízení budou nové úkoly odmítat. Od vedoucích na adresu jeiich podřízených slýchám: "Tváří se hloupě, dělají překvapené obličeje. Nemám čas někoho přemlouvat." Mnohdy je přitom ve hře přátelský vztah, který si chceme s podřízenými udržet.
ČEHO SE DRŽET PŘI DELEGOVÁNÍ
Rozhodněte se, že i přes své obavy začnete delegovat. Pořiďte si seznam všech činností, úkolů, které zvládne kdokoliv jiný. Optimální jsou opakující se operativní a rutinní úkoly. Zkontrolujte si, zda jste do seznamu zahrnuli i činnosti, které vás těší.
Vyberte si vhodného pracovníka. Zvažte, jaké jsou jeho silné stránky a co mu umožní, aby úkol zvládl. Nebuďte příliš nároční, nehledejte dokonalost, ideál.
Všímejte si, kdo a jak je vytížený. Neudělejte chybu, že vše dáte pracovníkovi, který neumí odmítnout. Nespoléhejte na to, že jeho spolupracovníci mu pomohou. Podobně pamatujte na to, že ti, kdo poznali účinek svých "kyselých obličejů", je pak cíleně používají při každé další snaze je nově úkolovat.
Připravte se na rozhovor s vybraným člověkem. Ujasněte si, jaké dokumenty, podklady apod. mu s úkolem předáte. Sami jste tento úkol plnili řadu let a určitě je pro vás hračkou. Vybraný pracovník se s ním však setká poprvé. Užitečné je klást si otázky: Jak postupuji (kroky, proces)?, Co se mně osvědčilo (dobré zkušenosti)?, Čeho se vyvarovat a jak (rizika, negativní zkušenosti - nedělej!)?
Vysvětlete pracovníkovi, co ho čeká. Připravte se na otázky typu Proč právě já?, Zvládnu to?, Neztratím respekt šéfa a kolegů?, Co když udělám chybu? Vyplatí se připravit si plán jednotlivých kroků, které je nutné vykonat, abyste vy a váš podřízený měli jistotu, že delegované úkoly budou plněny bez zásadních chyb. Chcete-li se ujistit, že pracovník další přidělený obdobný úkol zvládne ještě samostatněji, nezapomeňte na jeho průběžnou kontrolu a diskusi s ním o průběžných výsledcích. Je-li delegovaný úkol pro pracovníka novinkou, sledujte ho a pomáhejte mu v kritických momentech. Někdy půjde o odbornou radu, jindy o psychickou podporu.
TŘI KLÍČOVÉ BODY
Shrneme-li tři klíčové body delegování, pak jde o to:
přiznat si a překonat své obavy z delegování;
uvědomit si, že předáním úkolu delegování nekončí, ale začíná;
předáním činností, které umím a jsou pro mě rutinní, se mně vytváří prostor pro vedení lidí a moje autorita jako šéfa roste.
ALENA JÁCHIMOVÁ
lektorka společnosti M.C.TRITON
Pohled z praxe
Mgr. Naděžda Pemlová, vedoucí odboru, Krajský úřad Pardubického kraje
Po přečtení článku jsem se mírně pousmála a vrátila se v myšlenkách do doby svých začátků ve funkci vedoucí. Chyběla mi praxe v řízení lidí, neexistovala zdaleka taková možnost nabídky manažérského vzdělání jako dnes a musím přiznat, že jsem našla v několika uvedených bodech přesně ty důvody, které mě vedly ke zdrženlivosti v delegování. Jedna z velkých příležitostí se pro mne a určitě i mé kolegy vedoucí naskytla v době zrodu krajských úřadů a tvorby pracovních kolektivů, chcete-li odborů. Přibývající roky životní praxe, práce s kolektivem a průběžné vzdělávání v oblasti rozvoje vedoucích na úřadech přináší pozitivní výsledky, které si jistě přejí všichni z nás. Protože práce úředníka je především službou pro veřejnost, je třeba zajistit i maximální informovanost a zastupitelnost vedoucího jeho spolupracovníky. Delegování úkolů se stává, v tom nejlepším slova smyslu, nejenom prověrkou, zda podřízený zvládne náročnější úkol, ale i zpětnou vazbou v rámci kontrolní činnosti. Šéf tak pozná, jak se v případě své dlouhodobé nepřítomnosti může spolehnout na své podřízené. Myslím si, že se nám po několikaleté spolupráci toto daří a jde o jeden z kroků, který je třeba konat, abychom zvládli nové nepoznané úkoly. Z mého pohledu, stručně vyjádřeno, nedelegovat znamená nevěřit a bát se.
Jak správně delegovat
Udělejte si seznam všech aktivit, činností, které se opakují a může je zvládnout kdokoliv. Předejte alespoň jednu z nich.
Vyberte správného člověka. Zvažte míru jeho vytížení a jeho předpoklady pro tento úkol.
Připravte se na předávání úkolu. Zvažte, co vše předat a jaký výsledek očekáváte.
Naplánujte si první setkání a úkol předejte. Vysvětlete nejen, co předáváte, ale také, proč tak činíte.
Vypracujte plán předání úkolu, jeho kontroly a podpory. Pamatujte na to, že pracovník s úkolem obvykle nemá žádnou zkušenost.
Uvědomte si, že ke splnění úkolu pracovník potřebuje určité podmínky, a dejte mu je. Jakmile jej začne dobře zvládat, dejte mu samostatnost.
Zdroj: M.C.Triton
