Vedení lidí a řízení úkolů v čase je náročným "řemeslem". Dobrou zprávou je, že jako každému řemeslu i tomuto umění se lze naučit.
Za mnohým úspěchem oddělení či odboru bývá každodenní důsledná práce vedoucího s podřízenými. Dalším důležitým aspektem je dobrý záměr a jistota vedoucího, že daný úkol má smysl a že jsou tu lidé, kteří si s ním poradí. A do třetice si šéf musí uvědomovat, že na cestě za každým novým úkolem bývají překážky, které je nutné překonat pokud možno s dobrou myslí.
Dobrý šéf si nejdříve sám ujasní zadání: "Co že se to po mně chce? K čemu je to dobré? Přinese to spoustu práce mým lidem. Někteří určitě budou vyjadřovat nesouhlas. Potřebuji další informace? Kde je získám, od koho? Je některý bod obtížně realizovatelný? Lze to změnit? Jak? Je změna obtížná? Jaký termín zahájení je nutné dodržet? Jak to nejsnáze zvládneme? Co musím udělat se zadáním jako první já, abychom ho co nejdříve a bez velké polemiky začali plnit všichni?
MÍT VLASTNÍ VNITŘNÍ JISTOTU
Tato krátká příprava slouží šéfovi především k tomu, aby s novým úkolem, změnou předstoupil před pracovníky s rozhodnutím a vnitřní jistotou, že je připraven zadání s nimi splnit a nemá pochyby o jeho smysluplnosti. Ví, že odmítavým postojem k novému úkolu by posílil stejně odmítavé pocity u lidí ve svém oddělení.
Prvním krokem úspěšného šéfa, profesionála, tedy je přijmout zadání za své - rozhodnout se "jdu do toho!". Toto rozhodnutí ovšem není naivně dětské. Nachází výhody změny (pro sebe, lidi, občana, úřad) a také předvídá překážky, s nimiž se bude potýkat. Je-li šéf rozhodnut (má dobré důvody) úkol splnit, pak pracuje na cílové představě tj. jak to bude vypadat, až například nový správní řád začne v jeho úřadě dobře fungovat. Klade si otázky typu: Podle čeho poznám, že to funguje? Na co se mám především zaměřit? Jak zadání předám dál? Jaké mám na to zdroje (čas, lidi, materiální podmínky).
Umí-li na ně odpovědět, je připraven zadání předat dál a ustát odpor části pracovníků, který zpravidla s každým novým úkolem zákonitě přichází.
NA PRVNÍ KROK NAVAZUJÍ DALŠÍ
Druhým krokem by mělo být vytvořit si představu o řešení, svoji vizi. V tomto okamžiku je nejvyšší čas předat zadání dál. Přímo, jasně a rozhodně informovat své lidi o novém úkolu, o jeho významu (proč se to dělá a jakých efektů máme společně dosáhnout). Úspěšný šéf ví, že je nutné hned zapojit do řešení nového úkolu co nejvíce lidí. Využívá jejich zkušeností a nastavuje jejich přemýšlení, jak nejlépe a nejrychleji úkol splnit.
Třetí krok představuje osobně předat podřízeným informace o novém úkolu. Jeden z účastníků vzdělávání vedoucích pracovníků řekl: "Dříve jsem předával informace o nových úkolech e-mailem, teď už to řeším osobně. Řeknu přímo na mimořádném a zpravidla krátkém setkání všech, jichž se to týká, jaká změna nás čeká. Podporuji diskusi, která se týká úkolu a obav z jeho realizace. A výsledek? I mě překvapilo, že zájem o řešení mnohdy složitých úkolů se zvýšil a časem i u těch, kteří byli vždy proti novinkám."
Tímto krokem se uvádějí lidé a věci do pohybu. Někteří vedoucí úkol zadají a pak už pouze čekají perfektně odvedenou práci. Ale úspěšný šéf ví, že právě nyní musí podporovat a usměrňovat aktivity svých lidí. Má pro ně otevřené dveře a mohou přijít s jakýmkoliv problémem, sám se zajímá o to, jak se aktivity rozběhly. Co se daří? Co, nebo kdo je brzdí? Na jaké překážky naráží? Jak si s nimi poradí? Jakou pomoc od svého šéfa potřebují?
Čtvrtým krokem úspěšného šéfa je sdílet první úspěchy s lidmi. Upozorňovat na ně ostatní a pomáhat všem samostatně řešit drobné překážky, které jsou přirozeně s novými úkoly spojené.
UKAZOVAT SVĚTLO V TUNELU
Součástí šéfovského "řemesla" je řešení problémů, které se občas všude objeví. Stane se zásadní chyba, přijde stížnost, hrozí, že se nestihne klíčový úkol v termínu. To vyvolává pocity ohrožení a v týmu se někdy dokonce objevují příznaky začínající paniky. Ustává práce. Ztrácí se směr, cíl. Většina lidí neví, vyčkává. Úspěšný šéf jedná. Rychle se zorientuje a sám mezi prvními začíná ukazovat, jak problém řešit. Udá směr. A při tom všem si zachovává zdravý selský rozum a rozvahu. Pátým krokem je najít odvahu řešit problémy, které ostatní považují za neřešitelné. Ba co víc, úspěšní je dokáží řešit prostřednictvím svých pracovníků, jimž ukazují příslovečné světlo v tunelu.
Práce na novém zadání se začíná dařit. Už jsou vidět nejen drobné úspěchy, ale i kus poctivě odvedené práce. Změna, novinka se stává rutinou. Úkol je splněn. Přichází nový. Většina šéfů se zaměří na něj. Ovšem úspěšný šéf ještě před tím "oslaví dobrou práci" na předchozím úkolu. Vysloví osobně uznání. Zveřejní, kdo čím přispěl k dobrému výsledku. Dá najevo, že si váží úsilí lidí. Dokáže jmenovitě ocenit, je věcný a konkrétní. Stejně umí "prodat" práci celého týmu svým nadřízeným. Otevřeně mluví jak o hladkosti průběhu, tak o překážkách a problémech, které na cestě za cílem překonávali. Šestým krokem úspěšných šéfů je "prodat úspěch" svých lidí jako svůj vlastní.
Jen šest kroků potřebuje šéf ke svému úspěchu i k úspěchu svých lidí. Jak řekl jeden z účastníků našich seminářů: "... a pokud můj úspěch, úspěch šéfa, závisí na úspěchu mých lidí, tak si na ně ve svém nabitém diáři čas rozhodně udělám."
Pohled z praxe
Ing. Pavel Kalivoda, vedoucí odboru strategického rozvoje kraje, KÚ Pardubického kraje
Kdo se drží zásady "Úkoly jsou přece od toho, aby se plnily - takže není nutné mluvit o nějakém přijetí zadání za své, o sdílení úspěchů nebo o "prodání" výsledků", pak asi v tomto textu najde mnohé "zcela zbytečné" kroky. Já jsem však přesvědčen o tom, že všechny popsané kroky jsou tou nejlepší cestou nejen úspěšného zvládnutí úkolů, ale současně i metodou, jak povýšit "úřednické" pojetí vedení lidí na novou formu, využívající jejich skutečné a aktivní zapojení. Bez uvedeného přístupu si neumím představit splnění každodenních náročných úkolů, ať už jde o využívání strukturálních fondů EU, nebo uskutečňování ambice krajů opravdu naplňovat své zákonné kompetence.
ALENA JÁCHIMOVÁ
lektorka společnosti M.C.TRITON
