Určitě ten povzdech znáte: "Kolikátá už je to porada a pořád na stejné téma. Zase se nic nevyřešilo... " A patrně jste slyšeli i reakci typu: "Nemá cenu se rozčilovat. To je přece tak vždycky."
Porady leckdy bývají brány jako nutné zlo. Mnozí je považují za ztracený čas. Někteří dokonce přiznávají, že si na ně berou svoji práci, a to, co se na poradách děje, nevnímají.
DOBŘE PORADU PŘIPRAVIT I ŘÍDIT
Co nás tedy nejvíce okrádá o čas?
1) Podceňujeme organizaci a přípravu. "Porady není třeba chystat, každý ví, v kolik hodin a kde je začínáme. Projdeme si úkoly a každý se ode mě dozví, co je nového." Takový přístup způsobí, že účastníci porady ji nepovažují za důležitou a počítají s tím, že si vše vyslechnou, odpoví šéfovi na otázky a pak se vrátí ke své práci. U operativních, pravidelných porad, kde se pracovníci informují a "úkolují", lze toto schéma mnohdy dlouhodobě uplatňovat. Ovšem nechce-li šéf pasívní publikum a předsevzal si z porady vytěžit nápady na řešení aktuálního problému, pak toto schéma selhává.
2) Dominuje pár lidí jako klíčoví řečníci. Vědí, že porada je místem, kde na sebe mohou upozornit šéfa. Proto si občas berou slovo, aby se "ukázali", byť řeknou cokoliv.
3) Dlouhé diskuse nikam nevedou. Někdy se během porady narazí na problém, který nás pálí a k němuž se rozpoutá diskuse. Rozhořčeně poukazujeme na to, co vše se musí udělat jinak. Přesněji řečeno: Co "oni" musí vyřešit, abychom my mohli v klidu pracovat. Porada pak končí pocitem, že situace je neřešitelná, což se pak ještě dlouhé hodiny v kancelářích vzrušeně přetřásá.
4) Zapomínáme na závěr. Dlouhé diskuse, přeskakování z jednoho tématu na druhé, odbočování k nepodstatným maličkostem ubírá poradě vyčleněný čas. Pak šéf s hrůzou zjišťuje, že už ho čeká další neodkladný program. Proto ukončí poradu slovy: "Tak to je dnes všechno, ostatní zase příště...". A každý z účastníků odchází s tím, jaký závěr si udělal pro sebe jen on sám.
5) Nerespektuje se začátek a konec porady. "Měl jsem důležitý telefon," přichází s omluvou po 20 minutách od začátku porady pracovník. Mnohdy jen kývneme a pokračujeme dál. Tolerujeme vyrušování sebe i těch, kdo se dostavují včas. Důsledkem mohou být zkreslené informace, které prezentuje pracovník, jenž slyšel jen "něco". Klesá i vážnost porad v očích přítomných.
Dobře vedená a připravená porada přináší následující efekty:
Účastníci porady získávají od svého nadřízeného potřebné informace pro svoji práci, mohou si vyměňovat informace s kolegy.
Projednávají se problémy, s nimiž si samotný účastník neví rady nebo je sám nedokáže vyřešit. Hledají se způsoby řešení apod.
Nikdo není na svém pracovišti osamocený. Navazuje svou činností na kolegy, případně na něho navazují jiní. Na poradě má šanci se dozvědět, co se od něho očekává a jak je jeho práce hodnocena druhými.
Výměna zkušeností a získávání nápadů je pevným bodem účinných porad. Proč hledat řešení něčeho, co vyřešil už někdo jiný?
Vzájemně se můžeme lépe poznávat. Dostáváme informace o tom, co dělají kolegové, s jakými problémy se potýkají. Můžeme přispět radou, svou zkušeností ("prodáváme své schopnosti"). Na poradě se dozvídáme o dobré práci druhých. Šéfovo uznání vypovídá o tom, čeho si váží.
DESET KROKŮ K EFEKTIVITĚ
Co dělat, aby naše porady dosáhly výše zmíněných efektů?
1. krok: Oddělujme porady operativní ("úkolování a kontrola") a informativní od řešitelských. Pro řadu lidí je obtížné přicházet s nápady, aniž se mohli s tématem více seznámit. Pak bývají na poradě pasívní a své případné nápady si nechávají pro sebe.
2. krok: Připravujme se na porady. Promysleme si, co chceme říci a s jakým účinkem na účastníky. Napišme si body programu, ať na něco nezapomeneme. Svolávat účastníky znovu stojí mnoho energie a připravujeme se o část své autority.
3. krok: Seznamujme účastníky předem s programem. Hlavně se to vyplatí u řešitelských setkání. Lidé se mohou připravit a vzít si na poradu potřebné podklady. Případně mohou upozornit na to, že do programu by se měl zařadit ještě jiný důležitý bod.
4. krok: Přijďme na poradu včas. Optimální je přijít 5 minut před zahájením. Učíme tak druhé disciplíně. Včas i začínejme. Ty, kteří mají důležitější věci na starosti než poradu, poučme. Porady se plánují předem (nejde-li o mimořádnou poradu) a každý si pro ně může vyčlenit čas.
5. krok: Postupujme plánovaně. Dodržujme zveřejněné pořadí bodů programu. Každý, zejména nestandardní bod by měl být v programu dostatečně popsán (platí pro řešitelské porady). Popisnější forma programu může zabránit tomu, že někdo nepochopí, o čem se bude jednat, a vynaloží zbytečné úsilí a čas na přípravu.
6. krok: Umožněme každému vyjádřit se. Dlouhé, bezobsažné monology zastavme a nechme diskutovat někoho dalšího.
7. krok: Řiďme diskusi. Vypovídávání se o tom, "co je špatně", nikam nevede. Chtějme nápady, "co s tím můžeme udělat". Držme se na úrovni našich kompetencí a sil. Nekritizujme zpočátku reálnost jednotlivých nápadů. Až po sesbírání všech variant řešení rozhodněme o tom, co skutečně uděláme.
8. krok: Důležité shrnujme a zaznamenávejme. Každý projednaný bod má být uzavřen krátkým shrnutím. Rozhodnutí je užitečné srozumitelně zaznamenat se jménem odpovědné osoby a termínem splnění.
9. krok: Dodržujme časový plán. Promysleme program a naplánujme reálně čas (například 65 % velmi důležité úkoly, 20 % důležité úkoly, 15 % drobné úkoly, rutinní záležitosti). Nepřetahujme: Účastníci porady už zpravidla 5 minut před plánovaným koncem porady myslí na to, co je čeká po ní. Jsou nepozorní, nesoustředění.
10. krok: Končeme pozitivně. Shrňme klíčové body, přispějeme k zapamatování toho nejpodstatnějšího z porady. Nenechávejte si nepříjemné zprávy na závěr. Lidé mají po poradě tendenci chopit se dalších aktivit stejným nábojem, s nímž z ní odcházejí.
ALENA JÁCHIMOVÁ
lektorka společnosti M.C.TRITON
Pohled z praxe
Jiřina Šedivá, odbor sociálních věcí, Krajský úřad Pardubického kraje
Porady našeho oddělení jsou především operativní nebo informativní. Setkáváme se na nich jednou za jeden až dva týdny. Často kombinujeme oba tyto typy porad. V takovém případě řadím body programu do příslušných celků. Při přechodu z jedné části (podávání informací) do druhé (předávání úkolů) dělám malou pauzu. Před ní připomenu začátek další části a stručně její obsah. Důležité informace nechám zaznít během porady minimálně třikrát (když je předávám, když dávám prostor k diskusi a když na závěr shrnuji podstatné).
Na poradu se připravuji písemně. Písemná příprava je po poradě doplněna či upravena. Pak ovšem pořízení zápisu z porady nedeleguji, zápis upravím sama a do dvou dnů rozešlu všem zúčastněným e-mailem. Je-li tento materiál nutné doplnit či pozměnit odvážněji, pak zápis deleguji na někoho z účastníků.
Začala jsem klást také větší důraz na včasné příchody. Pozdní příchod okomentuji. V pozvánce na poradu (posílám ji většinou e-mailem) žádám o dochvilnost. Pozdní příchody u nás nikdy nebyly běžným jevem, ale i ojedinělá opoždění se po těchto krocích dál výrazně omezila.
