Dnů, které zbývají do dne D, kvapem ubývá. K 1. červenci 2009 v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů má začít fungovat informační systém datových schránek. Přípravy na jeho zavedení by měly v těchto dnech vrcholit ve všech orgánech veřejné správy. Připomeňme alespoň některé skutečnosti, na které by obce v této fázi neměly zapomenout.
Doslova jako povinný informační zdroj lze obcím doporučit webové stránky www.datoveschranky.info. Obsahují množství informací, metodických materiálů, odpovědí na časté dotazy - a nabízejí také telefonickou a e-mailovou poradnu. Více než osm desítek článků vztahujících se k datovým schránkám se nachází rovněž na stránkách www.egoncentrum.cz.
TYPOVÉ POSTUPY IMPLEMENTACE ZÁKONA PRO PĚT KATEGORIÍ
Na letošní dubnové konferenci Internet ve státní správě a samosprávě v Hradci Králové (ISSS 2009) ministerstvo vnitra nabízelo zájemcům typové postupy implementace zákona č. 300/2008 Sb. Byly vytvořeny samostatně, vždy zvlášť pro kraj, územně členěné statutární město, obec s rozšířenou působností, střední obec s matričním, stavebním nebo pověřeným obecním úřadem a malou obec bez matričního, stavebního nebo pověřeného obecního úřadu. Nyní by měly být typové postupy k dispozici ke stažení na www.datoveschranky.info. Jsou psány přehledně a mohou sloužit jako užitečný návod, podle něhož se vyplatí postupovat bod po bodu.
Celý proces zavádění datových schránek bude patrně nejnáročnější pro malé obce, které zpravidla pro takovou práci nemají k dispozici odborníky. Proto si všimněme úkolů, které čekají právě je. Typickým subjektem v tomto scénáři je obec s malým úřadem s velmi jednoduchou organizační strukturou, který vykonává pouze základní rozsah agend v přenesené působnosti. Odesílá miniminální počet dokumentů podle správního řádu, potřeba elektronického podpisu je tam proto relativně malá. I takový obecní úřad však přijímá velké množství dokumentů od kraje, obce s rozšířenou působností a správních úřadů. Má povinnost vést spisovou službu v omezeném rozsahu, často ji vede pouze v listinné podobě, bez využití aplikace pro vedení spisové služby.
JAK DÁL SE SPISOVOU SLUŽBOU?
Těmto obcím je silně doporučeno pořídit si aplikaci pro vedení spisové služby. S nárůstem dokumentů v elektronické podobě by pro ně bylo problematické dodržet náležitosti vedení i této omezené spisové služby bez využití podpory výpočetní techniky. Týká se to především doručených písemností od jiných správních úřadů, typicky určených k vyvěšení na úřední desce. Navíc obcím přibývá povinnost archivovat elektronické originály dokumentů, doručené nebo vypravené prostřednictvím datové schránky.
Nejjednodušším způsobem, jak zajistit vedení elektronické spisové služby, je využít výzvy v rámci Integrovaného operačního programu (IOP) na technologická centra a elektronické spisové služby v území. A to buď ve spolupráci s obcí s rozšířenou působností, do jejíhož správního území obec spadá, anebo ve sdružení obcí stejného kraje. V připravovaných projektech technologických center se počítá s nabídkou zajištění provozování aplikace pro vedení spisové služby pro obce. Půjde o hostované řešení, kdy obce budou pracovat s aplikací na dálku přes internetové připojení. Už teď je však vhodné zahájit jednání s příslušnou obcí s rozšířenou působností.
KONVERZE DOKUMENTŮ, ULOŽENÍ SPISŮ
Typový postup je popsán také v grafu (který zveřejňujeme), znázorňujícím kroky, které je třeba provést v předstihu před tím, než zákon vstoupí v platnost, tedy do konce června 2009. Tyto kroky popisují 12 okruhů činností, z nichž první dva by měly být ukončeny v průběhu května, dalších šest do konce června a čtyři ještě v následujících měsících.
Například úkol zajistit dlouhodobé uložení elektronických spisů je závislý na vybudování bezpečných dlouhodobých úložišť, což je dlouhodobý projekt, který určitě nebude ukončen k letošnímu 1. červenci. Již nyní je však správná doba na to jednat s krajem a s "trojkovou" obcí o budoucím využití těchto úložišť.
I malé obce budou muset být schopny provádět autorizovanou konverzi dokumentů. Nejjednodušším a nejlevnějším způsobem, jak získat vybavení počítačového pracoviště kompletně připraveného na takovou činnost, je využití výzvy Integrovaného operačního programu na zřízení pracoviště projektu CzechPOINT. Termín pro podání žádostí na současnou výzvu je do 31. května 2009.
KOLIK TO BUDE STÁT?
Datové schránky umožní plnohodnotnou elektronickou komunikaci mezi úřady navzájem a mezi úřady na jedné straně a firmami i fyzickými osobami na straně druhé. Zatímco červenec, srpen a září budou jakýmsi přechodným obdobím, po 1. říjnu 2009 úřady už budou posílat všechna svá rozhodnutí, stanoviska i vyjádření právnickým osobám výhradně do datové schránky. Pomineme-li náklady na zavedení tohoto systému komunikace, každého asi bude zajímat, jak drahá bude elektronická komunikace ve srovnání s klasickými poštovními zásilkami.
Součástí smlouvy mezi ministerstvem vnitra a Českou poštou, která se stane provozovatelem informačního systému datových schránek, bylo samozřejmě i stanovení nákladů za odesílání zpráv prostřednictvím datových schránek. Dospělo se k dohodě, že orgán veřejné moci, který posílá většinu své korespondence jako obálky s pruhem, ušetří podle objemu odeslaných zpráv celkem od 40 do 67 % dosavadních nákladů, a to při průměrné ceně poštovní zásilky 30 Kč. U orgánu veřejné moci, který posílá více obyčejných zásilek než obálek s pruhem, se předpokládá při průměrné ceně poštovní zásilky 20 Kč úspora podle objemu odeslaných zpráv celkem od 11 do 51 %.
JAROSLAV WINTER
