Anonymizace podpisu při poskytování informací

Lze při vyřizování žádosti podle zákona o svobodném přístupu k informacím poskytnout kopii požadovaného dokumentu včetně fyzických podpisů (úředně oprávněné osoby, představitelé obce, zástupci druhé smluvní strany, např. dodavatele služeb), nebo je potřeba podpis více chránit podle zákona o ochraně...

Lze při vyřizování žádosti podle zákona o svobodném přístupu k informacím poskytnout kopii požadovaného dokumentu včetně fyzických podpisů (úředně oprávněné osoby, představitelé obce, zástupci druhé smluvní strany, např. dodavatele služeb), nebo je potřeba podpis více chránit podle zákona o ochraně osobních údajů?

Podpis fyzické osoby jako, stručně řečeno, vlastnoručně vytvořená značka stvrzující autorství dokumentu nebo souhlas s jeho obsahem naplňuje definici osobního údaje uvedenou v § 4 písm. a) zákona o ochraně osobních údajů, podle které je nutno za osobní údaj považovat jakoukoliv informaci týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. V kontextu položeného dotazu, kdy by podpis měl být zpřístupněn současně se jménem a příjmením určité fyzické osoby a s označením její veřejné nebo úřední funkce, případně s označením její pracovní či jiné pozice v dalším subjektu, se bezpochyby bude jednat o informaci vztahující se k plně identifikované fyzické osobě. Poskytování osobních údajů postupem podle zákona o svobodném přístupu k informacím, tedy jejich zpřístupnění žadateli a následné zveřejnění na internetu, které je povinnému subjektu uloženo § 5 odst. 3 zákona o svobodném přístupu k informacím, pak naplňuje definici zpracování osobních údajů podle § 4 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů, a tento zákon je, i s odkazem na § 8a zákona o svobodném přístupu k informacím, proto nezbytné aplikovat v plné míře.

Jednou ze základních povinností správce údajů, v tomto případě povinného subjektu, je zpracovávat osobní údaje na základě řádného právního titulu, jinými slovy v právem předvídané situaci, kdy tak legálně činit. Výčet možných právních titulů pro zpracování osobních údajů je uveden v § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů. Zároveň je nutné zmínit i povinnost uloženou § 5 odst. 3 tohoto zákona, podle nějž správce, který provádí zpracování osobních údajů na základě zvláštního zákona (v našem případě zákona o svobodném přístupu k informacím), je povinen dbát práva na ochranu soukromého a osobního života dotčených osob.

Jaké osoby mohou být na požadovaném dokumentu podepsány? Obecně řečeno je lze rozdělit do dvou kategorií - představitelé nebo zaměstnanci povinného subjektu, starosta, tajemník obecního úřadu či úředně oprávněná osoba na dokumentech vydaných v konkrétním řízení, a osoby stojící mimo povinný subjekt, především zástupci smluvních partnerů povinného subjektu, ale také účastníci řízení vedených povinným subjektem, svědci atd.

Na zpracování osobních údajů prvé skupiny osob ve formě jejich zpřístupnění a zveřejnění podle zákona o svobodném přístupu k informacím dopadá především právní titul upravený v § 5 odst. 2 písm. f) zákona o ochraně osobních údajů, podle které lze osobní údaje i bez souhlasu dotčených osob zpracovávat tehdy, pokud správce poskytuje osobní údaje o veřejně činné osobě, funkcionáři či zaměstnanci veřejné správy, jestliže tyto údaje vypovídají o veřejné anebo úřední činnosti, či o funkčním nebo pracovním zařazení dané osoby. První z uvedených předpokladů je jistě naplněn, protože se z podstaty věci u podpisu této osoby jedná o údaj funkcionáře či zaměstnance veřejné správy. Druhá podmínka, že se musí jednat o informace vypovídající o veřejné nebo úřední činnosti, případně o funkčním nebo pracovním zařazení, však již podle mého názoru splněna není. Sama skutečnost, že určitý dokument byl podepsán funkcionářem či zaměstnancem povinného subjektu, kterým a kdy, o veřejné či úřední činnosti pochopitelně vypovídá a jako taková může, resp. musí být poskytnuta, a to například tím způsobem, že na zpřístupněné fyzické kopii dokumentu je podpis dané osoby začerněn. Podpis jako takový, jeho vlastní provedení, je však již informací další, pro poskytnutí požadované informace, např. kopie správního rozhodnutí, nikoliv nezbytné, a zároveň v praxi zneužitelné, když příklady využití tzv. falešné identity, např. pro uzavření smlouvy s operátorem, pro učinění vkladu na katastru nemovitostí, pro jednání s bankou atd., bohužel nejsou výjimkou. I s přihlédnutím k výše uvedené povinnosti respektovat osobní a soukromý život dotčených osob se proto domnívám, že podpis představitelů povinného subjektu by jako součást zpřístupňovaného dokumentu neměl být poskytnut.

Opačný postup je v praxi možný především v jednom případě, a to pokud je podpis daného představitele veřejně dostupný, typicky na internetových stránkách povinného subjektu. Pokud je kupř. na internetových stránkách obce na základě rozhodnutí starosti v rámci jeho profilu uveden i jeho podpis, pak by odstraňování podpisu z dalších dokumentů poskytovaných podle zákona o svobodném přístupu k informacím bylo zjevně nadbytečné. Z hlediska zákona o ochraně osobních údajů se pak v případě zpřístupňování podpisu bude jednat o zpracování údajů, které lze podřadit pod § 5 odst. 2 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů, podle kterého lze osobní údaje zpracovávat tehdy, jestliže se jedná o již dříve oprávněně zveřejněné osobní údaje.

U osob z výše popsané druhé skupiny, tedy zástupců smluvních partnerů povinného subjektu, účastníků jím vedených řízení či dalších osob, jejichž podpisy povinný subjekt ze své činnosti disponuje, ustanovení § 5 odst. 2 písm. f) zákona o ochraně osobních údajů použít zásadně nelze, protože se nejedná o funkcionáře či zaměstnance veřejné správy, ani o jinak veřejně činné osoby. Samotnou skutečnost, že je někdo účastníkem správního řízení nebo statutárním orgánem dodavatele povinného subjektu, pod pojem veřejná činnost podřadit nelze. V případě těchto osob tak lze opět uvažovat zejména o aplikaci právního titulu podle § 5 odst. 2 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů, jinak řečeno zpřístupnění podpisu těch osob, jejichž podpis je již jinde veřejně dostupný. Jednat se bude především o některý z veřejných rejstříků, resp. příslušné veřejně dostupné sbírky listin. Uvedené však neznamená, že by povinný subjekt měl v případě každé žádosti o informace o zpřístupnění dokumentu obsahujícího prověřovat, zda podepsaný svědek v přestupkovém řízení, resp. její podpis, není někde veřejně dostupný. Podle mého názoru postačí nastavit postupy při vyřizování typově obdobných žádostí o informace tak, že se nebudou anonymizovat podpisy u těch osob, které jsou na základě platné legislativy veřejně přístupné v některém z rejstříků či příslušných sbírek listin, zatímco u všech ostatních anonymizovány budou.

Pro úplnost lze k uvedenému doplnit ještě tolik, že uvedená pravidla se týkají pouze zpřístupňování a zveřejňování informací, kopií dokumentů, v režimu zákona o svobodném přístupu k informacím. Pokud někomu svědčí právo nahlédnout do spisu, pak má takováto osoba obecně právo přístupu i ke všem osobním údajům včetně podpisu, které jsou ve spisu obsaženy, a tyto údaje rozhodně nemusí být ze spisu před samotným nahlížením nijak vyjímány, vedeny odděleně či jinak chráněny.

Mgr. FRANTIŠEK NONNEMANN