Zvyšování účinnosti deklarují v dnešní době nejen zástupci samospráv, ale i programové prohlášení vlády, které konstatuje, že posílení konkurenceschopnosti ČR souvisí se zvýšením efektivity výkonu veřejné správy.
Jasnou odpověď na otázku, zda organizace pracuje efektivně, dává personální a organizační audit. Tento nástroj poskytuje nezávislý pohled na úroveň a využití lidského potenciálu v aktuálních podmínkách organizace. Rozpoznává slabá místa a rozvojové příležitosti v organizačním uspořádání, v řídicích a koordinačních mechanismech, v kompetencích zaměstnanců a posuzuje výkonnost organizace.
LIDÉ, ORGANIZACE, PROCESY
Personální a organizační audit úzce souvisí i s procesním auditem, neboť výkon pracovní pozice je značně podmíněn organizací práce a procesů. Výsledky procesního auditu mohou vést k personálním změnám a výsledky auditu personálního mohou naopak iniciovat změny v organizaci a příslušných procesech. Průběh a volba metodiky auditu závisí na situaci v organizaci a na cíli, jehož chceme auditem dosáhnout.
Častým cílem personálního a organizačního auditu bývá posouzení vytíženosti zaměstnanců a identifikace potenciálu k optimalizaci jejich počtu včetně organizační struktury. Optimalizace počtu zaměstnanců by měla korespondovat se strategií a cíli organizace na následující období. Proto je v důležité seznámit se v rámci úvodní analýzy se strategickým a procesním systémem řízení organizace.
Samotný audit se zaměřuje na zjištění vytíženosti zaměstnanců. Metodika auditu vychází z podkladů předložených zadavatelem: popisů pracovních pozic, organizačního řádu, časových snímků dne vyplňovaných zaměstnanci v určeném období, statistik za zvolené období aj. Dále probíhají řízené rozhovory, popis hlavních pracovních činností s jasně určeným výstupem, stínování na pracovišti.
Ze zjištěných údajů se počítá časová kapacita potřebná na výkon jednotlivých činností. Propočty kromě skutečné vytíženosti zaměstnanců umožňují identifikovat rezervy v pracovním výkonu a zároveň kritická místa v procesu (přetíženost).
TESTOVÁNÍ POTENCIÁLU MANAŽERŮ
Personální a organizační audit často slouží i k identifikaci manažerského potenciálu vedoucích zaměstnanců ve spojení s analýzou organizace práce, s nastavením procesního řízení a posouzením kvality systému řízení lidských zdrojů.
Potenciál a rozvojové potřeby vedoucích zaměstnanců posuzujeme formou rozvojových center a řízených rozhovorů. Pozornost soustřeďujeme na schopnost řídit svěřený útvar, efektivně zadávat úkoly a kontrolovat plnění. Zkoumáme i přístup ke změně, koncepčnost myšlení, schopnost komunikovat a předávat informace z porad vedení do řízených útvarů, určovat priority a organizovat práci svoji i řízeného útvaru.
Metodika personálního a organizačního auditu může být sestavena i tak, aby poskytla informace o stavu a rezervách v personální oblasti se zaměřením na zvýšení efektivity výkonu činnosti v návaznosti na motivaci zaměstnanců.
DOPORUČENÍ PRO VYŠŠÍ EFEKTIVITU
K častým doporučením z personálních a organizačních auditů patří:
změny stávajícího systému odměňování (odměňování nezohledňuje výkonnost, zvýhodňují se »délesloužící« zaměstnanci, chybí dostatečné motivační prvky);
posílení manažerských dovedností vedoucích pracovníků;
zavedení systému hodnocení zaměstnanců provázaného na systém odměňování;
cílený rozvoj zaměstnanců organizace ve shodě s její strategií a cíli.
Dále z auditů vyplývá, že není měřena kvalita ani efektivita výstupů. Úroveň řízení lidských zdrojů se liší v jednotlivých organizacích veřejné správy, neexistuje centrální metodika.
Časová i finanční investice do personálního a organizačního auditu se vyplácí. Velkou příležitost k zajištění finančních zdrojů k posílení efektivnosti výkonu organizace dává obcím i krajům výzva č. 89, kterou v červnu otevřelo Ministerstvo vnitra v rámci OP Lidské zdroje a zaměstnanost.
LYDIE JAROMĚŘSKÁ
konzultantka
M.C.TRITON
Příklady výstupů z personálního a organizačního auditu
optimalizace organizační struktury;
nezávislý pohled na úroveň a využití lidského potenciálu v aktuálních podmínkách organizace;
zjištění vytíženosti jednotlivých pracovníků;
zhodnocení kvality v oblasti řízení lidských zdrojů (revize systémů hodnocení, odměňování, nábor a výběr zaměstnanců, motivace zaměstnanců apod.);
posouzení výkonnosti pracovníků ve vztahu ke stávajícím nebo nově nastaveným procesům a organizaci;
posouzení, zda profesní struktura i kompetence zaměstnanců všech kategorií odpovídají definovaným potřebám, strategii a cílům organizace, nalezení dalšího potenciálu rozvoje zaměstnanců;
zjišťování potenciálu a rozvojových potřeb vedoucích zaměstnanců, ve smyslu schopnosti řídit svěřený úsek, efektivně zadávat úkoly a kontrolovat jejich plnění.
