Ochrana osobních údajů je v dnešní době velice diskutovaným tématem v mnoha oblastech, bankovnictví nevyjímaje. I když pozornost přitahuje zejména elektronická komunikace, neměli bychom zapomínat ani na papírovou agendu.
Přestože se dnes velká část dokumentů uchovává v digitalizované podobě, nezanedbatelné množství dokumentů musí být i nadále, z legislativních či jiných důvodů, archivováno v papírové formě. Zaměstnanci tak i nadále denně pracují s papírovou agendou. Otázkou tedy je, jak tyto dokumenty uložit bezpečně, úsporně a maximálně ulehčit přístup k nim.
AUTOMATIZOVANÉ ARCHIVAČNÍ SYSTÉMY PRO BEZPEČNÉ ULOŽENÍ AGENDY
Odpovědí na většinu otázek týkajících se bezpečnosti a zefektivnění archivace papírových dokumentů jsou automatizovaná archivační zařízení. Jde o systémy páternosterového typu, nebo chcete-li karusely pracující na principu »dokumentace k obsluze«. Agenda je v nich uložena v policích, které systém přiváží vždy jednoduše na stisknutí tlačítka do výdejového otvoru.
Automatizované systémy, které na český trh dodává společnost Kardex, plně využívají výšku místnosti a s jejich použitím je možné dosáhnout vysoce zahuštěného uložení dokumentů s minimálními rozestupy. Zaručují, že bezpečná je nejen samotná archivace, ale také práce zaměstnanců. Obsluha manipuluje s agendou vždy v ergonomicky ideální poloze, odpadá tělesná námaha zaměstnanců a výrazně se snižuje riziko jejich zranění. Zařízení může být obsluhováno vestoje nebo vsedě a umožňuje zaměstnancům rychlý a bezproblémový přístup k dokumentům.
MAXIMÁLNÍ VYUŽITÍ PROSTORU
Další nezanedbatelnou výhodou těchto systémů je jejich neporovnatelně vyšší kapacita (oproti běžným archivačním regálům nebo kartotékám). Díky tomu, že karuselové systémy typu Kardex Lektriever plně využívají světlou výšku kanceláře a můžou dokonce procházet i několika podlažími, poskytují velkou kapacitu při minimálních nárocích na půdorysnou plochu.
Vybavení takového zařízení lze plně přizpůsobit požadavkům zákazníka a typu uložené agendy. Může být opatřeno závěsnými rámy na závěsné složky, šuplíky nebo uzpůsobeno pro uložení pořadačů. Vzhledem k možnosti rychlé integrace tohoto zařízení do stávajících procesů v oblasti práce s agendou se dnes karuselové systémy hojně využívají nejen v bankách a pojišťovnách, ale také v mnoha úřadech či soukromých firmách.
V systémech páternosterového typu je dokumentace uložena v policích, které systém na stisknutí tlačítka přiváží do výdejového otvoru.
Ergonomicky řešené zařízení může být obsluhováno vestoje nebo vsedě, odpadá fyzická námaha zaměstnanců a výrazně se snižuje riziko jejich zranění.
FOTO: ARCHIV KARDEX
