Benchmarking - hledání "správné cesty" Téměř každé město nebo obec je něčím výjimečné, v něčem vyniká a stává se nositelem nových myšlenek a směrů. Proč pak vymýšlet vymyšlené? Prostředkem "učení se od druhých" je metoda benchmarking. Benchmarking se využívá v podmínkách místních správ v Evropě,...
Benchmarking - hledání "správné cesty"
Téměř každé město nebo obec je něčím výjimečné, v něčem vyniká a stává se nositelem nových myšlenek a směrů. Proč pak vymýšlet vymyšlené? Prostředkem "učení se od druhých" je metoda benchmarking.
Benchmarking se využívá v podmínkách místních správ v Evropě, zejména ve Velké Británii. Od letošního roku probíhá realizace pilotního projektu "Cena a výkon" za podpory britského Know How Fund, Svazu měst a obcí ČR, Vzdělávacího centra pro veřejnou správu ČR, o. p. s., a statutárního města Ostravy. Pilotního projektu se v oblasti likvidace a svozu komunálního odpadu účastní dalších 6 statutárních měst.
V době přípravy návrhu projektu jsme tušili, že jde o metodu, která může získat podporu zástupců měst a obcí, protože otázky, které si klademe jsou velmi podobné: "Jsou naše služby drahé nebo levné? Neplatíme příliš mnoho za příliš málo? Jsou naši zákazníci spokojeni? Poskytujeme kvalitní služby? Jak "to" dělají v jiných městech? Proč jsou někteří úspěšnější než jiní?".
V této fázi realizace projektu jsme již přesvědčeni, že benchmarking, spolupráce, hledání nejlepší praxe a sdílení informací na základě důvěry nás vedou k odpovědím na otázky tohoto typu a umožní nám realizovat v našich podmínkách ty nejlepší možné praktické postupy. Lidé zapojení v projektu mají možnost setkávání a výměňování zkušeností. Množí se návrhy na vybudování sítě spolupracujících obcí a měst v jednotlivých profesních skupinách.
Hlavní cíle projektu
[*] Prostřednictvím srovnání konkrétních postupů a výběrem nejlepších řešení zvyšovat efektivitu práce a úroveň veřejných služeb.
[*] Poskytnout know-how českým odborníkům (zástupcům statutárních měst) formou tréninku, využití praktických zkušeností z realizovaných projektů ve Velké Británii (více než 400 projektů).
[*] Nastartovat proces vzájemné spolupráce - benchmarkingový klub statutárních měst.
[*] Předat výsledky projektu a know-how dalším obcím v ČR.
V metodě benchmarking vidíme velkou příležitost a výzvu pro veřejnou správu ČR. Máme možnost čerpat ze zkušeností britských kolegů, kde spolupráce profesních skupin veřejné správy a vzájemné porovnávání výkonů, výsledků, procesů a kvality veřejných služeb má tradici. Vzhledem k přínosům je benchmarking v Británii velmi rozšířen a stává se součástí systémů řízení veřejné správy a tzv. firemní kultury.
Očekáváme, že projekt skončí v únoru 2002. Dosažené výsledky se chystáme prezentovat na konferenci v květnu 2002.
Co je to benchmarking?
Je to neustálá činnost, která se snaží nalézt nejlepší praktické postupy uvnitř organizací s podobnými funkcemi a jejímž smyslem je dosáhnout lepších výkonů v organizaci. Pojem benchmarking mohou jeho různí uživatelé vykládat různě. Pro některé je to jednoduše proces porovnávání nákladů, jiní o něm hovoří, když chtějí pojmenovat vylepšené služby. Jedna z definic říká, že je to "využití strukturovaného porovnávání s cílem definovat a zlepšovat dobré praktické postupy".
Co benchmarking není?
[*] Benchmarking není nový. Různé organizace porovnávají své relativní náklady a výkony už po mnoho let.
[*] Nejsou to jen údaje o výkonech nebo nákladech. Data je nutné převést na informace. Na základě těchto informací je třeba jednat. A to je podstata benchmarkingu.
[*] Ačkoli úspory ve veřejném sektoru jsou důležité, nejsou jen otázkou snižování nákladů, jsou i otázkou zlepšování činnosti organizace.
[*] Smyslem není kopírování nebo dohánění někoho.
[*] Není to vyzvědačství nebo špionáž.
[*] Rozhodně není rychlý a snadný. Je zřejmé, že návratnost investic do benchmarkingu bude úměrná tomu, co do něj obecní úřady vloží; pro zachování co největšího přínosu je však nutné do tohoto procesu investovat a zajistit jeho řádné projektové řízení.
Jak postupovat při realizaci?
Identifikujte oblast činnosti, která má být hodnocena metodou benchmarking a kritické body procesu a indikátory, které hodláte používat pro měření postupu.
Shromažďujte informace. Analyzujte a mapujte tyto procesy ve vaší organizaci.
Vyberte si partnera (partnery) pro benchmarking.
Dohodněte data, která budou shromažďována.
Podělte se o informace s partnery v rámci benchmarking.
Porovnejte a analyzujte vstupy, jako je čas personálu a náklady, výstupy a výsledky, výkony, procesy, procedury, strategie.
Identifikujte mezery ve výkonu.
Identifikujte "nejlepší" proces pro vaši organizaci - to znamená proces, pomocí kterého dosáhnete toho, co byste chtěli, v místních podmínkách.
Realizujte změny.
Monitorujte a revidujte a porovnávejte se i nadále s "nejlepším".
Uvedené informace rozhodně nejsou vyčerpávající. S dotazy či připomínkami se můžete obrátit na autora příspěvku.
Rostislav Honus,
rhonus@mmo.cz
pracovník odboru financí a rozpočtu
statutárního města Ostravy
