V západoevropských zemích se klade stále větší důraz na kvalitu a efektivnost veřejné správy. I v ní se uplatňují moderní nástroje řízení, ke kterým lze přiřadit benchmarking.
Je to manažerská metoda, která se u nás začíná realizovat v projektu, do něhož se přihlásilo 49 měst, přesněji obcí s rozšířenou působností. Podstatou benchmarkingu, obecně řečeno, je měření a analýza procesů a výkonů organizace, kdy prostřednictvím systematického porovnávání s výkonem ostatních se pro rozhodování hledají nejlepší řešení. Tato metoda manažerům umožňuje podrobněji poznat vnitřní fungování organizace, získávat praktické poznatky a sdílet nejlepší se srovnatelnými subjekty. Cílem je nalézt optimální vztah mezi kvalitou a cenou poskytovaných veřejných služeb a nacházet příležitosti k nápravě procesů a postupů ve vlastní organizaci. Metoda vzájemného srovnávání, zvyšování výkonu, kvality a učení se jeden od druhého se poprvé ve veřejné sféře v ČR uplatnila v letech 2000 až 2001. Bylo to v rámci pilotního projektu Cena a výkon, který se zaměřil na svoz a likvidaci komunálního odpadu. Jak název naznačuje, soustředil se na nalezení optimálního poměru mezi kvalitou veřejných služeb a náklady na jejich poskytování. Celý proces této metody skončil ve statutárních městech Ostrava, Havířov, Jihlava, Pardubice, Plzeň a Ústí nad Labem. Projekt, jehož iniciátorem byl Magistrát města Ostravy, se uskutečnil za podpory Britského Know How Fundu a Vzdělávacího centra pro veřejnou správu ČR, o. p. s.
Na dosavadní zkušenosti s benchmarkingem jsme se zeptali zástupců Ostravy, Plzně, Havlíčkova Brodu a Vzdělávacího centra pro veřejnou správu ČR.
SVOZ A LIKVIDACE ODPADU
Ing. Roman Michalec, vedoucí oddělení finančního řízení, statutární město Ostrava:
S benchmarkingem jsme se seznámili ve Velké Británii, kde je tato metoda pro města a obce ze zákona povinná. Bližší poznatky jsme získali ve městech Coventry a Sheffield. Po dohodě zejména se Vzdělávacím centrem pro veřejnou správu ČR, o. p. s., a s dalšími městy jsme navrhli, že srovnávací metodu benchmarking vyzkoušíme v podmínkách ČR, a to v oblasti svozu a likvidace komunálního odpadu. Jak při benchmarkingu konkrétně postupovat, nám ve dvou třídenních kursech poradili britští odborníci. Vlastní realizace projektu probíhala od dubna do konce roku 2000.
Nejprve jsme si určili, jaké údaje potřebujeme zjistit o jednotlivých zúčastněných městech. K hlavním patřily rozloha a počet obyvatel, celkové množství komunálního odpadu (KO) ve městě, včetně svozu z podnikatelské sféry, výše poplatků za odvoz apod. Poté byly sestaveny poměrové ukazatele (např. cena za likvidaci jedné tuny KO, počet tun KO, neinvestiční výdaje na jednoho obyvatele, neinvestiční výdaje na jednu tunu KO apod.). Jiné ukazatele uváděly, kolik procent z celkového odpadu připadne na separaci a kolik na recyklaci. Dále, jaký je počet stížností na to, že kontejnery nejsou odváženy včas, jestli se tyto stížnosti všechny evidují, zda se řeší operativně, nebo pověření pracovníci s odpovědí váhají, nebo stížnosti dokonce nevyřizují. I těmito problémy jsme se zabývali. Dalšími významnými ukazateli jsou například procento soběstačnosti systému svozu a likvidace odpadu, doplatek města na jednoho obyvatele v rámci uvedeného systému apod.
Tabulky sestavené ze zjištěných údajů a dalších ukazatelů byly specifikovány na schůzce všech účastníků projektu. Uvedená čísla pochopitelně ukázala rozdílné výsledky v jednotlivých městech. Zkoumali jsme a porovnávali, proč jsou takové a co z nich vyplývá. Například jednoznačným ukazatelem se stalo procento úspěšnosti při výběru poplatků za svoz a likvidaci komunálního odpadu, které se pohybovalo v rozpětí 65 - 99 %. Bylo tedy na místě se ptát, proč jsou tak velké rozdíly, v čem je příčina. Je zřejmě, že existují různé termíny a způsoby výběru poplatků. Někde jsou určeny jen dva termíny v roce, jinde je možnost platby každý měsíc prostřednictvím SIPO, nebo některé městské obvody zřídily pokladny, kde lidé mohou zaplatit hotově jednou ročně.
Metoda benchmarkingu ukázala, které město je v celém komplexu nejlepší v systému svozu a likvidace komunálního odpadu. Ke každému konečnému výsledku projektu jsme v naší skupině odborníků přidali doporučení orgánům samosprávy, co je vhodné a možné učinit, aby i v jejich městě se ukazatele v hospodaření s odpady a zejména kvalita poskytnuté služby zlepšila. Poté už je to jen záležitost vedení jednotlivých měst, jak s předloženými podklady naloží, které poznatky využije a aplikuje do vlastních podmínek. Pilotní projekt ukázal, že metodu benchmarking lze s úspěchem uplatnit i ve veřejné správě ČR.
PROJEKT PRO OBCE III. TYPU
Ing. Jana Voldánová, Vzdělávací centrum pro veřejnou správu ČR:
Na získané zkušenosti navazuje další projekt Benchmarking v oblasti rozšířené působnosti obcí třetího typu, který organizuje naše vzdělávací centrum. Jeho partnery jsou Svaz měst a obcí ČR, Ministerstvo vnitra, Sdružení tajemníků obecních a městských úřadů a statutární město Ostrava. Financování zajistil Kanadský urbanistický institut z prostředků kanadské vlády v rámci Programu na podporu místních správ států střední Evropy.
Výběr a zaměření projektu nebyly náhodné. Pokračující reforma veřejné správy klade nemalé nároky na bedra 205 obcí s rozšířenou působností, které se za pochodu snaží najít nejvhodnější způsob, jak zabezpečit svěřené úkoly. Hlavním cílem projektu je prostřednictvím benchmarkingu analyzovat současný výkon nově přenesených kompetencí, porovnat je s jinými obcemi a nalézt nejlepší řešení.
Projekt, zahájený ve druhé polovině loňského roku, potrvá do konce roku 2004. Zúčastňuje se jej 49 obcí s rozšířenou působností, které byly především podle velikosti rozděleny do pěti skupin. Nejprve jsme vyškolili jejich vedoucí. V listopadu se na jednání řídicího výboru sešli zástupci všech účastnických obcí, zejména jejich starostové a další volení představitelé obcí, zástupci partnerů projektů, kteří se seznámili s širší problematikou projektu. Ještě před koncem loňského roku se konaly porady v jednotlivých skupinách.
V průběhu benchmarkingu si partneři vzájemně otevřeně vyměňují velký počet informací, což může někde vyvolat obavy z jejich nesprávné interpretace. Nedílnou součástí projektu se proto stalo přijetí etického kodexu. Ten mimo jiné uvádí, že některá zjištění a výsledky vyplývající ze srovnávací studie mohou být považovány za důvěrné. Takové informace nemohou být sdělovány třetí straně bez předchozího svolení partnera.
Petr Triner, vedoucí kanceláře tajemníka, Magistrát města Plzně:
Jsem vedoucím jedné z pěti skupin měst, která se přihlásila do nového projektu. Do naší skupiny jsou zařazena města především podle počtu obyvatel. Největší je Valašské Meziříčí, nejmenší Boskovice. Můj úkol nebude spočívat v direktivním rozhodování, ale v koordinaci prací ve skupině.
Dohodli jsme se, že v každé z pěti skupin jejich účastníci budou v průběhu projektu porovnávat údaje získané ve vlastní organizaci s ostatními a naopak. Potom konečné výsledky společně vyhodnotí. Nutno uvést, že v každé skupině si vyberou jen jednu z pěti základních sledovaných oblastí (agenda občanských průkazů, dopravních přestupků, dále registr vozidel a stavební a živnostenský úřad). Pro druhou tématiku se rozhodnou již sami účastníci přímo v jednotlivých skupinách.
Znamená to, že v každé skupině se zaměří na dvě problematiky, tedy podle bechmarkingu bude v projektu zpracováno celkem 10 oblastí, činností, které jsou nyní ve správě obcí s rozšířenou působností. Všech 49 zúčastněných měst si může vybrat, které výsledky uplatní ve své praxi.
Ing. Václav Stejskal, tajemník Městského úřadu Havlíčkův Brod:
Od benchmarkingu očekávám, že to bude jednoduchá metoda, která při srovnávání našich ukazatelů s ukazateli dalších měst všem ve skupině napoví, co se dá v konkrétních oblastech dělat lépe. Osobně mě zajímá tématika životního prostředí. Zahrnuje totiž značný rozsah činností, které byly převedeny na obce s rozšířenou působností, ale vykonává je nedostatečný počet pracovníků. Doufám, že v rámci benchmarkingu se otevře i tento problém.
Nesdílím ale obavy, že výsledky nové metody by mohly být někde snad nesprávně pochopeny a vykládány. Například víme, že na úseku dopravy našeho městského úřadu pracuje víc zaměstnanců, než je to běžné jinde. V Havlíčkově Brodě ale díky tomu u registrace vozidel mizí fronty a úřední prostředí je pro občany přijatelnější. Benchmarking tedy neznamená jen pouhé porovnání zjištěných čísel. Oceňuji, že nám nabízí vhodná doporučení, co je možné ve veřejné správě zlepšovat.
Co je benchmarking
Je to neustále se opakující proces, který lze vyjádřit v postupných krocích:
- Specifikace oblastí činností, které mají být hodnoceny včetně stanovení cílů
- Proškolení aktérů benchmarkingu
- Stanovení pravidel komunikace a formy zveřejnění výsledků
- Formulace ukazatelů výkonu
- Sběr, analýza a porovnávání dat
- Mapování, analýza a porovnávání procesů
- Shoda na procesu, podle kterého organizace může dosáhnout nejlepších výsledků v daných podmínkách
- Porovnání s nejlepším procesem a identifikace rezerv ve vlastním výkonu
- Rozvoj spolupráce mezi zúčastněnými partnery, především v oblasti sdílení a výměny informací k řešené problematice
- Realizace potřebných změn
Pracovní skupiny v projektu Benchmarking v oblasti rozšířené působnosti obcí III. typu
A - největší správní území (80 000+): Ostrava, Plzeň, Kladno, Teplice, Zlín, Havířov, Jihlava, Přerov, Chomutov, Děčín - lídr R. Honus.
B - (spr. úz. 50 000 - 80 000): Tábor, Šumperk, Kroměříž, Příbram, Vsetín, Hodonín, Uherský Brod, Havlíčkův Brod, Písek, Cheb - lídr M. Půček.
C - (spr. úz. 35 000 - 50 000): Boskovice, Beroun, Strakonice, Louny, Valašské Meziříčí, Litvínov, Hlučín, Nymburk, Otrokovice, Hranice - lídr P. Triner.
D - (Čechy, spr. úz. 17 000 - 29 000): Žamberk, Ostrov, Varnsdorf, Vrchlabí, Přelouč, Kralovice, Dačice, Vimperk, Stříbro, Nový Bydžov - lídr J. Široký.
E - (Morava, spr. úz. 9500 - 35 000): Zábřeh, Moravské Budějovice, Rosice, Lanškroun, Světlá nad Sázavou, Luhačovice, Šternberk, Vítkov, Králíky - lídr R. Michalec.
