Jihomoravské Bučovice obsadily v rámci projektu „Obce v datech“ první místo podle Indexu stěhování mladých a sedmé místo podle Indexu přírůstku obyvatelstva v celé České republice. Vypovídá to o tom, že obyvatelům se tam líbí a mají město rádi. V těchto dnech udělal městský úřad další krok pro zpříjemnění života občanů a spustil na webových stránkách portál občana. Zeptali jsme se tajemnice MěÚ, Mgr. Andrey Kovářové:
Proč portál občana?
Chceme být moderním a přívětivým úřadem. Portál je odpovědí na oba požadavky – zahrnuje moderní způsob komunikace a nabízí usnadnění i pohodlí. Chceme zároveň zlepšit image města a posílit pozitivní emoce veřejnosti směrem k městu jako instituci.
Jak jste přistoupili k zajištění těchto strategických cílů?
Samozřejmě, inspirovali jsme se u jiných měst, porovnávali jsme jejich portály a diskutovali o nich s kolegy. Díky tomu, že portál občana již není úplná novinka, měli jsme šanci zhodnotit situaci z různých úhlů. Navíc se podstatným způsobem vyjasnila a zjednodušila situace ohledně autentizace uživatelů. Bankovní identita přinesla výrazné zpřístupnění autentizace širokým vrstvám obyvatelstva, zejména těm, kteří nejsou žádní „ajťáci“. Podle ČSÚ v roce 2022 využívalo internetové bankovnictví 71% obyvatel Česka starších 16 let, což představuje široký potenciál i pro využití bankovní identity pro přihlášení k portálu občana.
Měli jste nějaké konkrétní požadavky na portál?
Základní funkce byly jasné. Přiblížit úřad občanům v režimu 24/7. Zprostředkovat informace včetně těch o rozpočtu, fakturách a smlouvách, či na úřední desce. Vytvořit nástroje pro elektronickou komunikaci, umožnit online podání formulářů a elektronické platby. K tomu přistoupil ještě jeden, na první pohled méně viditelný, ale důležitý aspekt: zefektivnit práci na úřadě.
Jak probíhal projekt?
Na začátku byla důkladná analýza. Software pro portál občana má široké možnosti zobrazování dat z vnitřních systémů úřadu a různé varianty komunikačních nástrojů. Postupně jsme vyspecifikovali, které jeho součásti jsou pro Bučovice vhodné a které nástroje chceme použít.
Díky tomu, že informační systém i portál jsou od softwaru stejného dodavatele, odpadla složitá komunikace o rozhraních. Datové toky proudí z celého systému, jsou tam věci z účetnictví, ze spisové služby, z příjmových agend atd. Díky tomu, že s VEROU máme již dlouholeté zkušenosti, kolegové, kteří byli zapojeni do projektu, většinou znali své partnery a spolupráce byla konstruktivní a příjemná. Portál jsme spustili 20. března letošního roku a budeme jej dále rozvíjet, především doplňovat další online formuláře.
Zmínila jste zefektivnění práce na úřadě. Jak jste to myslela?
Portál je dalším krůčkem k odbourání přepisování papírů. Když přišel občan na úřad přihlásit psa, vyplnil formulář, který referentka za přepážkou přepsala do počítače. Když občan vyplní formulář elektronicky, data spadnou přímo do agendy. Úřednice si je v pracovní době otevře a může s nimi dále pracovat. Systém informuje občana o stavu jeho podání a v případě poplatků hlídá úhrady a zasílá notifikace.
Co považujete za nejdůležitější v příštím období?
Máme kvalitní nástroj. Teď s ním musíme začít pracovat. Proto považuji za důležité informovat a motivovat občany – různými kanály a různými způsoby – aby jej začali využívat. Jiné způsoby a média použijeme pro mladou generaci (facebook), jiné pro obyvatele, kteří v této oblasti moc zkušenosti nemají (Bučovické noviny). Počítáme s tím, že stále budou občané, kteří elektronicky komunikovat nechtějí nebo nemůžou, a těm rádi pomůžeme osobně. Ale věřím, že je řada lidí, kteří, když budou vědět, jak na to, tak si rádi ušetří cestu na úřad a zjednoduší život.*
