Snad každý uživatel internetu alespoň občas použije vyhledávač Google. Pod touto značkou se ovšem skrývají mnohé další více či méně známé služby a aplikace. Patří mezi ně i Google Apps, sada nástrojů (e-mail, kalendář, sdílené dokumenty, webové stránky a další), určených pro efektivní práci a komunikaci on-line přes internet. Navíc jejich provoz je pro organizace do 50 zaměstnanců a pro školství bez omezení úplně zdarma. Lze je využít také ve veřejné správě. Neplatí však v tomto případě, že co je zdarma, se může prodražit?
Bez e-mailové komunikace se už žádná organizace neobejde. Provozuje-li vlastní poštovní server, musí mít stále po ruce správce pro případ výpadku, pravidelně vyměňovat server, nakupovat aktuální software a podobně. To vše něco stojí. Nejjednodušší je zbavit se vlastního serveru a přesunout službu k někomu, kdo se o ni postará. Což nabízí leckdo, někdy i zadarmo.
V případě Google Apps lze získat nejen poštovní služby, nýbrž i velké množství dalších aplikací spravovaných profesionálními správci, kteří provádějí dohled a údržbu 24 hodin denně a 365 dnů v roce. Tím se výrazně zvyšuje bezpečnost jednotlivých služeb, rychlost obnovy po výpadku a rovněž dochází k lepšímu využití zdrojů, což znamená výraznou úsporu nákladů. S nadsázkou lze říci, že prostřednictvím Google Apps obdrží zájemce kancelář, kterou může užívat přes internet i sdílet s ostatními kdykoliv a odkudkoliv, aniž by potřeboval fyzickou místnost.
CHAT I KONFERENCE "NA DÁLKU"
Součástí Google Apps je chat, který umožňuje přímý dialog více účastníků, dokáže urychlit interní psanou komunikaci, přičemž některé obce jej využívají i ke spojení s občany. S jeho pomocí lze snadno odeslat krátkou textovou zprávu a není třeba čekat na odpověď na zaslaný mail. Chat poskytuje okamžitý přehled o tom, zda jsou například kolegové právě na pracovišti.
K dalším formám on-line komunikace patří tzv. telekonference a videokonference. Provozovatelům dávají příležitost realizovat "on-line schůzku" i několika desítek či dokonce stovek lidí bez nutnosti fyzického setkání. Asi je zbytečné vyčíslovat úspory času a nákladů, které tento způsob komunikace přináší... Všichni účastníci se jednoduše připojí přes webovou stránku, kde slyší, případně vidí ostatní účastníky. Do hovoru mohou přímo vstoupit prostřednictvím chatu či za použití mikrofonu.
"Videokonference a telekonference mají široké možnosti využití, například pro interní schůzky jednotlivých úřadů obcí, měst a krajů, pro jednání zastupitelů a radních s možností přímé účasti občanů a podobně," uvádí Ing. David Skála z portálu Workline.cz. Navíc tak lze snadno pořizovat videozáznamy pro jejich další umístění na webových stránkách nebo jiné použití.
EFEKTIVNĚ PLÁNOVAT ČAS
Při spolupráci s větším počtem osob nabývá na významu efektivní plánování času. Tomu jsou přizpůsobeny sdílené kalendáře. Klasický elektronický kalendář umožňuje jednotlivci jednoduše si naplánovat schůzky, jednání a úkoly. Bohužel, již není vhodný pro efektivní plánování setkání skupiny lidí.
Naopak u sdílených kalendářů lze ke všem v nich uloženým informacím přistupovat přes internet nebo si vše synchronizovat se svým mobilním telefonem. Navíc tyto jednoduché systémy umožňují kontrolovat kalendáře dalších spolupracovníků. Díky tomu má každý uživatel přehled o dostupnosti ostatních, takže schůzky se pak snadno plánují bez zdlouhavého dopisování či telefonování. Stejným způsobem lze naplánovat rezervaci zasedací místnosti, automobilu atd.
K DOKUMENTU ODKUDKOLIV
Zvlášť užitečným nástrojem jsou sdílené dokumenty. Pravděpodobně každý již zažil situaci, kdy musel sepsat důležitý dokument, na jehož tvorbě se podílelo více osob. Práce se rozdělila mezi jednotlivé osoby a určil se termín dodání. Pokud každý přesně věděl, co má dělat, začali si v dohodnutém čase jednotliví pracovníci zasílat e-mailem hotové části. V tu chvíli bylo nutné vybrat osobu, která měla všechny informace kompletovat. V lepším případě jí to zabralo pouze čas potřebný ke kopírování jednotlivých částí a formátování textu. V horším případě se zjistilo, že jisté části chybějí, nebo že někdo zadání špatně pochopil a zpracování své části nesprávně pojal.
Sdílený dokument tyto problémy odstraňuje. Protože je umístěn na internetu, všichni autoři se k němu mohou současně připojit a pracovat na na něm, přičemž přístup je omezen jen pro předem definované osoby. Díky tomu, že dokument se vytváří v reálném čase, každý spoluautor ihned vidí práci svých kolegů a může ji přímo okomentovat. Dokument pak už není nutné nikomu posílat k závěrečné kompletaci.
LEPŠÍ KOMUNIKACE S OBČANY
Dnes už prakticky každá obec má dnes svůj web. Primárně slouží k poskytování informací, mohou však rovněž být cenným zdrojem informací a zpětné vazby od čtenářů - občanů. Často se používají jednoduché ankety, které rychle a přehledně zobrazí názory na zvolené téma. Již méně obvyklé jsou však komplexní on-line dotazníky a ankety, kdy vše probíhá automaticky, čímž odpadá distribuce jejich otázek, sběr odpovědí a jejich zpracování. S Google Apps je vytvoření rozsáhlého on-line dotazníku či ankety snadné, a to pro jakékoliv webové stránky.
A jak je to s bezplatností využívání Google Apps? Nepožaduje-li uživatel více než 7 GB prostoru pro jednu e-mailovou schránku, pak skutečně nemusí za nic platit. Což byl jeden z hlavních důvodů, proč po systému Google Apps sáhli v řadě škol. Ale i pro ty, kdo si netroufnou zavést jej sami, se vyplatí zadat to firmě, která s implementací Google Apps má zkušenosti. Taková služba zahrnuje nastavení domény, vytvoření a nastavení uživatelských účtů, převod současných e-mailů do Google Apps, návody v českém jazyce i školení a konzultace. Finančně představuje jen zlomek ve srovnání s náklady na pořízení vlastního serveru, programového vybavení a provoz systému, pokud by chtěl mít uživatel vše pod svou střechou.
JAROSLAV WINTER
