Obec Sadská má téměř 3100 obyvatel a spadá do správního obvodu Nymburku ve Středočeském kraji. Jak tam přistupovali k některým povinnostem i možnostem, které zákon o archivnictví a spisové službě obsahuje?
V Sadské byla spisová služba od poloviny roku 1997 zajišťována poměrně kvalitním a obsáhlým vnitřním předpisem. Ten stanovoval úkony a povinnosti zaměstnanců spojené s příjmem, oběhem, vyřizováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním písemností. Mimo jiné také povinnosti vést podací deník a formulovat požadavky na zápisy došlých a odešlých písemností (podle předpisu byly za ně považovány veškeré písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy) v číselné řadě příslušného roku, tvorbu spisů z dokumentů týkajících se téže věci apod. Předpis řešil rovněž povinnosti při označování písemností spisovými a skartačními znaky a lhůtami, přičemž v roce 2003 byl doplněn pokynem, v němž byly rozpracovány povinnosti při předávání písem-ností do spisovny. V závěru následujícího roku byl Spisový a skartační řád uveden do souladu se zněním vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Navíc byla v polovině téhož roku spisová služba převedena do elektronické podoby. "Tím jsme zabezpečili dostatečnou návaznost na požadavky nového archivního zákona, takže nový spisový a skartační řád nebyl prozatím vypracován," říká tajemnice Městského úřadu v Sadské PhDr. Danuše Petržilková.
CENTRÁLNÍ SPISOVNA
"Centrální spisovnu městského úřadu jsme vybudovali a nově uspořádali již v květnu 2003. Je to dostatečně prostorný, vzdušný, uzavřený, zabezpečený a přiměřeně vybavený prostor v 1. poschodí budovy, poblíž radnice. Agenda spisové služby včetně správy spisovny byla zahrnuta do pracovní náplně pracovnice podatelny," vysvětluje tajemnice.
Vzhledem k předchozím - ne vždy dobrým zkušenostem - nový zákon jasně vymezuje povinnost vést při evidenci dokumentů podací deník. V Sadské byl pro evidenci došlých a odešlých dokumentů zaveden již v polovině roku 2004 v elektronické podobě v rámci standardizovaného softwaru. Ten byl na počátku roku 2005 modifikován v návaznosti na požadavky nového zákona. PhDr. Danuše Petržilková přitom zdůrazňuje, že automatizací evidence dokázali v dané oblasti eliminovat problémy, přičemž jsou do systému na základě posouzení za-evidovávány vedle faxových také datové zprávy došlé jednotlivým zaměstnancům, pokud se týkají chodu úřadu a mají charakter podání. Podací deník se tiskne jedenkrát ročně, vždy ke 31. 3. následujícího roku tak, aby byly podchyceny i vyřízené písemnosti došlé na úřad koncem kalendářního roku. Dva roky tak již v Sadské patří minulosti "papírová" kniha došlé a odešlé pošty.
ELEKTRONICKÁ PODATELNA
Městský úřad v Sadské provozuje elektronickou podatelnu od října roku 2003 pomocí PC, softwaru Microsoft Outlook a zaručeného elektronického podpisu podle zákona č. 227/2000 Sb., v platném znění, na základě kvalifikovaného zaměstnaneckého certifikátu, kterým byla vybavena pracovnice podatelny.
Elektronická podatelna byla zřízena na adrese epodatelna@mesto-sadska.cz, která byla zveřejněna i na webových stránkách města na www.mesto-sadska.cz. Jinak bylo možné datové zprávy zasílat na další adresy od klasické adresy info@mesto-sadska.cz po adresy jednotlivých zaměstnanců.
Od vybavení e-podatelny dalším zvláštním hardwarem a softwarem se však v té době ustoupilo s ohledem na neúměrně vysoké finanční náklady na jejich pořízení. Ovšem s tím, že toto stanovisko bude v dalším období přehodnoceno v návaznosti na zvyšující se frekvenci přijímání a odesílání datových zpráv opatřovaných elektronickým podpisem.
Využívání elektronické podatelny občany i dalšími subjekty (pro zasílání elektronicky podepisovaných zpráv) je však v Sadské stále ještě minimální. Občané a firmy možnost komunikace s městským úřadem v podobě elektronicky podepisovaných datových zpráv nevyužívají vůbec a z úřadů v některých případech pouze Krajský úřad Středočeského kraje (do počátku listopadu 2006 pouhá 2 podání) a jinak také poskytovatel certifikovaných služeb. Současně však na adresu e-podatelny v roce 2006 do konce října došlo 15 elektronicky nepodepsaných dokumentů týkajících se chodu městského úřadu.
Zákon nově obcím umožňuje zřídit si po splnění přesně vymezených podmínek a obdržení příslušné akreditace vlastní archív. "Vlastní archív města podle § 42 odst. 2 písm. e) v Sadské zřízen nebyl a ani do budoucna se nejeví jako potřebný," říká PhDr. Danuše Petržilková. Hlavním podnětem k tomuto stanovisku je malé množství dokumentů, které každoročně v rámci spisové služby městského úřadu vznikají. V roce 2005 to bylo necelých 5000 dokumentů, z nichž přibližně jedna třetina je podle spisových a skartačních znaků a lhůt určena přímo ke skartaci.
SPOLUPRÁCE S ARCHÍVEM
Zvláště malé obce mají někdy potíže vyrovnat se se všemi ustanoveními zákona. Mohou se však obrátit na územně příslušný státní archív a požádat ho o metodickou pomoc. PhDr. Danuše Petržilková si pochvaluje velmi dobrou spolupráci se Státním okresním archívem Nymburk se sídlem v Lysé nad Labem. Například při vyhledávání a nahlížení do potřebných archiválií, kdy tam pro činnost orgánů města byly vyhledány některé důležité doklady z 80. a 90. let 20. století, které se vázaly k činnosti tehdejšího ONV a poté okresního úřadu. Zároveň oceňuje, že v rámci reorganizace spisovny v roce 2003 bylo možné za účinné metodické i praktické pomoci ředitelky uvedeného archívu Ing. Blanky Řehákové uskutečnit rozsáhlé skartační řízení.
Zkušenosti ze Sadské ukazují, že nový zákon o archivnictví a spisové službě nemusel v obcích vyvolat radikální změny v jejich praxi v dané oblasti. Podmínkou však bylo, aby se před jeho přijetím důsledně řídily zákonem předchozím a s ním souvisejícími prováděcími vyhláškami.
Miloš Charbuský
Jan Stejskal
