Od loňského 1. října, kdy na lounské radnici zpřístupnili svoji datovou schránku, tam rychle roste počet odeslaných i přijatých elektronických dokumentů. »Přes datové schránky jsme schopni komunikovat s kýmkoliv,« říká Ing. Renáta Čapková, tajemnice Městského úřadu Louny. »Současně jsme začali všechny dokumenty, které k nám přicházejí, konvertovat tak, abychom je měli nejen v listinné, ale i v elektronické podobě.«.
Kvalitní hardwarové a softwarové vybavení je nezbytnou složkou fungování každého úřadu. Rozpočet Loun vždy rok co rok počítal s částkou okolo 2 mil. Kč, která umožnila hardware zhruba každé tři roky obnovovat a průběžně doplňovat. Stranou nezůstával ani informační systém úřadu. Za jeho základ na lounské radnici považují spisovou službu a ekonomické agendy informačního systému GINIS. Elektronickou spisovou službu tam využívají jako jedni z prvních v zemi už od roku 2004. »Ale přínos jejího včasného zavedení pracovníci našeho úřadu možná plně docenili až se zřízením datové schránky,« poznamenává Ing. Renáta Čapková.
Jak jste myšlenku datových schránek od počátku vnímala?
Po prvním přečtení zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů jsem se na novou, elektronickou komunikaci těšila. Masivní kampaň, která schránkám předcházela, nás však pak přece jen trochu »vystrašila«. Najednou jsme měli pocit, že schránky dramaticky změní způsob naší práce. Ve skutečnosti se toho tolik nestalo. Podstatné bylo, že jsme měli nastaveny postupy práce s elektronickými dokumenty: Kdo bude jaké dokumenty kam zadávat, kdo je bude schvalovat, kdo k nim bude mít přístup, kdo je bude podepisovat atd.
Co bylo pro projekt nejdůležitější?
Nejdříve jsme si i my sami museli přeorganizovat své myšlení. Přechod na datovou schránku však proběhl až překvapivě bez problémů. Je třeba ocenit přístup našich zaměstnanců i pracovníků dodavatelské firmy Gordic, kteří dokázali operativně reagovat na dotazy, vysvětlovat, upravovat. Provázanost datové schránky se spisovou službou znamená, že schránka sama o sobě zůstává i nadále pro spoustu lidí skryta, třebaže jejím prostřednictvím s venkovním světem už běžně komunikují...
Jak jste tedy loni postupovali?
Už před letními prázdninami vznikla pracovní skupina, v níž spolu se mnou byli vedoucí odborů a pracovníci odboru informatiky. Hlavně jsme chtěli upravit spisový a skartační řád a v něm nastavit základní postupy. Zásadním problémem byl oběh elektronických dokumentů. Stanovili jsme jejich cestu od autora přes vedoucího oddělení až po vedoucího odboru, který dokumenty garantuje a podepisuje. I když nový spisový a skartační řád zůstává stále živý, od aktivace datové schránky jsme v něm museli provést pouze dvě menší úpravy.
Budete jako obec s rozšířenou působností budovat technologické centrum?
Když Ministerstvo vnitra sdělilo, jaké povinnosti v souvislosti s technologickými centry budou mít obce s rozšířenou působností, tak jsme to odmítali. Časem jsme však názor změnili, snad jsme udělali dobře. Požádali jsme o podporu na projekt Zajištění vzdělávání v eGovernmentu v obcích s rozšířenou působností. Uzavřeli jsme dohody s městy Žatec a Kadaň - a obdržíme-li dotaci, budeme na vzdělávání svých i jejich úředníků připraveni. Pokud jde o technologické centrum, i tam jsme částečně změnili názor. Chceme podat žádost o dotaci (dá-li rada města souhlas), ale nechtěli bychom poskytovat spisovou službu obcím v našem správním obvodu. Ony už těmito službami totiž částečně vybaveny jsou a naše personální možnosti nejsou takové, abychom si tuto podporu mohli dovolit.
Letošními velkými tématy jsou také elektronická fakturace a účetní reforma...
Chtěli bychom umět elektronické faktury přijmout a vytěžit z nich data do ekonomického systému. Chceme si nejdříve ujasnit postupy zde na úřadě, teprve pak lze začít komunikovat touto formou s okolím. Mám představu, že bychom zavedli elektronickou fakturaci ve spolupráci s dodavatelem do konce letošního roku. Účetní reforma znamená pro chod úřadu velké změny. Vytvořili jsme tedy k tomu opět pracovní skupinu. Musíme dát do pořádku majetek, abychom jej mohli »překlopit« do ekonomického softwaru, řešíme i běžné záležitosti typu oceňování majetku reálnou hodnotou atd. Pokud jde o informační systém, starosti přenechávám dodavateli a vedoucí ekonomického odboru. Očekávám, že změny budou zapracovány správně a včas.
Tajemnice MěÚ Louny Ing. Renáta Čapková: Od roku 2005 u nás funguje zavedený systém řízení jakosti. Chceme občanům poskytovat co nejlepší služby a zároveň být úřadem informačně otevřeným.
FOTO: ARCHIV
