Do digitální podoby dnes přechází stále více archivů stavebních a živnostenských úřadů, zápisů z rad a zastupitelstev, matrik, hřbitovních knih a spousta další dokumentace veřejné správy. Jaké jsou výhody digitalizace?
Digitalizace přináší řadu výhod jak pro úředníky, tak i pro uživatele z řad odborné i laické veřejnosti. Co digitalizace znamená a jaké výhody uživatelům archivů přináší, jsme se zeptali Ing. Milana Zajíčka, jednatele společnosti scanservice, a. s., která se digitalizací dokumentů a dodávkami digitalizační techniky už 16 let zabývá.
I laikovi je jasné, že digitalizace dokumentů znamená jejich převod do digitální podoby. Jak ale tento proces probíhá?
Jedná se o skenování dokumentů a opatřování digitalizovaných souborů doprovodnými informacemi, tzv. metadaty, na základě kterých je možné dokumenty vyhledávat a jednoduše s nimi pracovat. Stát i obce totiž zajišťují velké množství agend a v rámci nich produkují papírových dokumentů opravdu značné množství. V těchto archivech je tak obrovské množství užitečných informací, se kterými je potřeba pracovat rychle a efektivně, což papírový dokument v archivu umožňuje jen v omezené míře.
Jaké další výhody digitalizace archivů obcím a městům přináší?
Důvodů, proč digitalizovat, je opravdu hodně. V první řadě je to již zmíněné zrychlení přístupu k dokumentům v digitální podobě, rychlé prohledávání digitálních archivů a možnost elektronické distribuce dokumentů. Mezi další velké výhody patří zvýšení bezpečnosti spravovaného dokumentového archivu a snížení rizika ztráty nebo porušení originálu dokumentů, což je zejména v případě hodně starých archivů významným důvodem k digitalizaci. Digitalizace však může mít a často má i nezanedbatelné ekonomické hledisko. Archivy papírových dokumentů mohou být přesunuty do jiných, vlastních a méně nákladných či externích prostor, což přináší nejen úsporu místa, ale v konečném důsledku i finančních prostředků.
Co všechno lze digitalizovat a jaké agendy nejčastěji převádíte do digitální podoby?
Digitalizovat lze prakticky jakoukoliv agendu a každý úřad má jinou prioritu. Pro státní správu a samosprávu digitalizujeme stavební a památkové archivy, živnostenské archivy, zápisy z rad a zastupitelstev, smlouvy, ale například i kroniky, matriky, hřbitovní knihy, atd... Digitalizujeme ale i místní periodika - je fajn v novém čísle časopisu, který obec vydává, mít článek o tom, co se psalo například před padesáti lety. A i když mnohdy jde o miliony stránek, které v rámci těchto projektů digitalizujeme, pořád to jsou rozsahem menší projekty v rámci našich měřítek.
A které jsou ty větší?
K největším agendám, které zahrnují miliony stran dokumentů, patří klientská smluvní dokumentace velkých bank a pojišťoven a velké archivy státních institucí. Například pro archiv České správy sociálního zabezpečení jsme digitalizovali zhruba 30 milionů stran, nedávno jsme také dokončili digitalizaci privatizačních projektů slovenského Fondu národního majetku.
Vraťme se ale k obcím - Je digitalizace archivů v současné době doménou velkých samosprávných institucí anebo se do ní pouští i menší obce?
Na velikosti obce nezáleží. Vždy je důležité, aby úřad - tedy především starosta, primátor či hejtman - byl přesvědčen o užitečnosti projektu digitalizace. Aby úřad sám chtěl fungovat jako moderní instituce a poskytovat lepší služby například tím, že občan nebude čekat na vyhledání potřebných papírových dokumentů hodiny či dny, ale dostane se k nim »na kliknutí myší«, že samotní úředníci budou pracovat efektivně a nebudou ztrácet čas běháním do archivu atd. Digitalizovaný dokument také těžko někdo polije kávou nebo ukradne...
Milan Zajíček ze společnosti scanservice: Vždy je důležité, aby o užitečnosti digitalizace byl především přesvědčen starosta.
FOTO: ARCHIV SCAN SERVICE
