Jak spolupracují archívy územních samosprávných celků s obcemi a jaké jsou jejich zkušenosti při zavádění nového zákona o spisové službě do praxe? O tom jsme hovořili s PhDr. Antonínem Barcuchem, zástupcem ředitele Archívu města Ostravy.
Jaké služby poskytujete veřejnosti?
K standardní náplni práce archívů patří dohled nad spisovou službou, skartační řízení, evidence a zpracovávání archiválií a jejich vyhledávání pro správní úřady i pro právnické a fyzické osoby, vědeckovýzkumná, publikační a vydavatelská činnost atd. Vedeme také kroniku města a fotodokumentaci města Ostravy. Rovněž pečujeme o písemnosti zaniklých podniků, které nejsou archiváliemi a jimž dosud neuplynula skartační lhůta. Z těchto dokumentů zajištujeme nahlédací agendu pro účely důchodového zabezpečení. I tato činnost není pro archívy zcela obvyklá.
Podle zákona o archivnictví a spisové službě jsou některé obce povinny vykonávat spisovou službu. Kterých se to týká?
Obce se podle uvedeného zákona rozdělují na ty, které spisovou službu vykonávají v plném rozsahu, a ostatní. V plném rozsahu spisová služba funguje nejen v obcích s pověřeným obecním úřadem, ale též v obcích se stavebním a matričním úřadem. Ve statutárních obcích pak v městských obvodech (městských částech), na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem. Třeba v Ostravě všechny městské obvody jsou povinny vést spisovou službu v plném rozsahu.
Ostatní obce mají při výkonu spisové služby určité úlevy, podle mého názoru však ne příliš významné. Nemusí zřídit spisovnu, vydat spisový a skartační řád a spisový a skartační plán, nemusí dokumenty označovat spisovými znaky, skartačními znaky a lhůtami. Naopak mají povinnost zajistit příjem dokumentů, vést podací deník, mít podací razítko, tvořit spisy, podepisovat a odesílat dokumenty. Povinnosti tedy před úlevami naprosto převažují.
Pro obce s rozšířenou působností Ministerstvo vnitra vydalo vzorový spisový a skartační plán. Každá obec je oprávněna ukládat si dokumenty ve spisovně podle svého uvážení. Jak je tomu v praxi?
Všechny obce s pověřeným obecním úřadem a další, které jsem již vyjmenoval v předcházející odpovědi, jsou povinny vydat spisový a skartační řád a spisový a skartační plán. První dokument, stručně řečeno, vyjmenovává vše, co se s dokumentem v úřadu děje od jeho doručení až po vyřízení, založení a skartační řízení. Spisový a skartační plán je výčet agend s uvedením spisových znaků a skartačních znaků a lhůt, které v úřadu vznikají nebo se vyřizují.
Doporučil bych všem obcím, i těm které tuto povinnost ze zákona nemají, aby si vydaly svůj vnitřní předpis pro spisovou službu. Není účelem opisovat některý ze vzorových předpisů, které je možno nalézt na webových stránkách ministerstva nebo některého ze státních archívů. Třicetistránkový elaborát v obci s několika stovkami obyvatel nikdo nebude číst, natož aby se jím řídil. Naopak je vhodné vzor přizpůsobit skutečnému fungování spisové služby v obci, ovšem při dodržení všech zákonných požadavků. Také ve spisovém a skartačním plánu je účelné uvést jen ty agendy, které obec opravdu vykonává.
Ukládání vyřízených dokumentů do spisoven by se mělo dít podle spisového a skartačního plánu, tj. věcně, podle agend. Nikoli chronologicky podle doby příchodu či vzniku dokumentu. Každá ukládací jednotka (pořadač, fascikl aj.) by měla být řádně označena. Uvedené platí jak pro větší úřady, tak pro obce, kde spisovnu tvoří byť jen jedna uzamykatelná skříň. V ukládání ale nevidím tak velký problém. Problémem je spíše to, že mnoho spisoven nesplňuje stavebně technické požadavky dané § 61 odst. 2 a 4 zákona. Tyto spisovny vznikly před jeho účinností a nalézají se například v prostorách pod úrovní spodní vody, v místnostech s vodovodními či parovodními trubkami, kde je nevyhovující relativní vlhkost vzduchu aj.
S jakými problémy se na vás obce nejčastěji obracejí?
Stále vznikají či přicházejí nové typy dokumentů, nové agendy. Dotazy obcí tedy logicky nejčastěji směřují k tomu, jaké spisové znaky a především skartační znaky a lhůty je možno těmto novým dokladům přiřadit. Dále mají problémy se způsobem likvidace bezcenných písemností po skartačním řízení (včetně neplatných razítek).
Vědí si rady s novými požadavky pro přípravu a provádění skartačního řízení?
Panuje velká setrvačnost, a tudíž v důsledcích i nesoulad s novým zákonem. Opět je odlišná právní úprava pro obce, které vedou spisovou službu v plném rozsahu a ty, které ji mohou vykonávat omezeně. Prvně jmenované provádějí výběr archiválií zásadně ve skartačním řízení, ostatní mohou tak učinit mimo skartační řízení. V praxi, zejména co do administrativních nároků, však mezi těmito způsoby výběru archiválií velký rozdíl není. Proto bych všem obcím doporučil uskutečňovat řádná skartační řízení v pravidelných intervalech a vždy po dohodě s příslušným archívem.
Skartační návrh zpracovává skartační komise, jejíž zřízení na obci je novinkou nové právní úpravy.
Členem skartační komise by měl být vždy zaměstnanec pečující o spisovnu. V žádném případě by to neměla být formální úloha. Pověřená osoba připravuje skartační řízení a zejména pak ověřuje, že všechny navrhované dokumenty mají prošlé skartační lhůty. A také posoudí, zda je není třeba prodloužit. Rovněž rozděluje dokumenty se skartačním znakem V buď k dokumentům se skartačním znakem A nebo S. Po sepsání skartačního protokolu archivářem vyhotoví skartační komise definitivní seznam dokumentů určených k uložení v archívu a seznam dokumentů bezcenných. Tuto povinnost předchozí právní úprava také neznala, stejně jako záznam o předání archiválií, čímž je proces skartačního řízení završen. Chtěl bych ještě podotknout, že novou povinností je také zařazení neplatných razítek do skartačního řízení.
Libuše Miarková
Při tvorbě spisového a skartačního řádu doporučujeme:
Spisový a skartační řád zpracujte na míru obce, aby popisoval skutečný stav výkonu spisové služby.
Do spisového a skartačního plánu uvádějte jen ty agendy, které skutečně vykonáváte.
V přílohách spisového a skartačního plánu uvádějte i vzory tiskopisů a další náležitosti (např. úřední dopis s hlavičkou, vzor podacího deníku, vzor skartačního návrhu, vzor podacího razítka, seznam používaných zkratek aj.).
Poraďte se s příslušným archívem.
