Jedním z principů moderní elektronické spisové služby je rovnocenný přístup k papírovým i elektronickým dokumentům. Spisová služba umožňuje úřadu splnit zákonné požadavky (příjem, evidence, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení) pro obě formy dokumentů.
Výhodou použití dokumentů v elektronickém tvaru je především zjednodušená distribuce, úspora prostředků na kopie, minimalizace rizika ztráty dokumentů, jejich snazší dohledatelnost a možnost provázanosti na plnotextové prohledávání jejich obsahu.
Stejně jako je tomu u papírových (analogových) dokumentů i pro ty elektronické je nezbytné zabezpečit možnost jejich výměny mezi různými subjekty. Používání elektronické komunikace mezi občanem a úřadem i mezi úřady navzájem může výkon veřejné správy velice zefektivnit. Požadavky veřejného sektoru jsou však na tuto formu komunikace náročnější než u uživatelů v soukromé sféře.
Navíc se uskutečňuje v legislativním prostředí s vysokými požadavky na bezpečnost a autentičnost. S ohledem na stále rostoucí potřebu komunikace elektronickou poštou, možnostem využití elektronického podpisu, značky či časového razítka a zároveň na nutnost zachování vysokého stupně bezpečnosti jsou některé elektronické spisové služby rozšířeny o možnost odesílat elektronické dokumenty z jednoho místa organizace, tzv. elektronické výpravny (e-výpravny).
JAKÉ JSOU VÝHODY
Výpravna bývá integrální součástí spisové služby. Její hlavní funkčnost spočívá v příjmu odesílaných zásilek od jednotlivých spisových uzlů, jejich evidenci, následném třídění a vypravení mimo organizaci (poště, doručovací službě apod.). Uživatel má k dispozici obecné přehledové a vyhledávací funkce, pomocí kterých lze téměř libovolně vytvořit požadovaný přehled zásilek či dokumentů podle potřebných kritérií.
E-výpravna je kvůli bezpečnosti jediným výstupním bodem úřadu pro elektronickou komunikaci směrem ven (napojení na internet). Automaticky se zde shromažďují všechny požadavky na elektronické odeslání dokumentu z úřadu se všemi náležitostmi a obsluha e-výpravny provádí odeslání elektronickou poštou s možností připojení elektronického podpisu či elektronické značky k příslušné zprávě.
Výhody využití e-výpravny jsou především:
bezpečnost - jediný styčný bod s internetem (potenciální zdroj napadení),
elektronická komunikace úřadu z jedné e-mailové adresy - úřad vystupuje jako jeden celek,
pro podepsání lze využívat jediný elektronický podpis, což přináší snížení nákladů na e-podpisy,
po zavedení elektronické značky lze využít automatického režimu a i pro odesílání využít obecné e-mailové adresy úřadu,
možnost přenosu údajů o dokumentech i elektronických dokumentů samotných z jednoho informačního systému (spisové služby) do druhého.
CO JE DŮLEŽITÉ ZAJISTIT
Při návrhu zabezpečení přenosu datových zpráv sloužících pro výměnu elektronických dokumentů je důležité zajistit možnost ověření si, že:
původce zprávy je tím, za koho se vydává, tj. autentizace zprávy,
původce zprávy má oprávnění zprávu poskytnout, tj. autorizace,
obsah zprávy nebyl změněn během přenosu, tj. integrita obsahu zprávy,
původce zprávy nemůže popřít odpovědnost za obsah zprávy, tzv. neodmítnutelnost odpovědnosti,
předávané údaje nebudou dostupné třetí straně, tj. důvěrnost obsahu.
S ohledem na bezpečnost a průkaznost elektronické komunikace se nyní připravuje nová důležitá funkčnost e-výpravny, a to její propojení na registrovanou elektronickou poštu. Tato služba je určena pro zabezpečený a průkazný přenos zpráv, souborů, formulářů a datových souborů obecně. Průkaznost této komunikace zajišťuje Česká pošta jako důvěryhodná třetí strana, ke které se odesílatel i adresát připojují. Pošta zásilku přijme do zabezpečené elektronické schránky a umožní její odebrání po ověření identity odesílatele i adresáta. Přijetí dat do schránky je oznámeno adresátovi výzvou k jejich odebrání. Odebrání zásilky ze schránky je naopak automaticky oznámeno odesílateli, který pak následně ještě obdrží elektronickou doručenku podepsanou adresátem.
Tato forma komunikace (včetně všech jejích úkonů, například návratu doručenky apod.) bude po právní stránce postavena na stejnou úroveň s listinnou korespondencí. Elektronická komunikace tak představuje alternativu, jejíž využití v kombinaci s e-výpravnou může výrazně přispět ke snížení nákladů na poštovné. To by pro úřady veřejné správy mohlo představovat nezanedbatelný přínos zejména vzhledem k očekávaným rostoucím nárokům na doručování písemností v souvislosti s novým správním řádem.
