I když se řízení krajů již stabilizovalo, stojí před řadou nových vyšších územních samosprávných celků ještě mnohá zásadní rozhodnutí v oblasti informatiky, která ovlivní způsob fungování veřejné správy na řadu let.
Nejde však jen o informatizaci samotných krajských úřadů. Velmi důležité jsou například vazby na informační systémy měst a obcí v kraji. Poslední události ve zdravotnictví, školství, v oblasti komunikací ukazují, že informační systémy budou muset rovněž podporovat řádnou správu majetku, zefektivnit využívání dalších zdrojů dat a zlepšit poskytování informačních služeb občanům. Je důležité, aby díky informační systémy nastala užší koordinace aktivit veřejné správy přesahující hranice města či obce a podporovala se komunikace všech organizací veřejné správy.
EXTRÉMY, KTERÉ ŠKODÍ
Zabýváme-li se problematikou výstavby a rozvoje informačních systémů veřejné správy, lze si představit dvě nezdravé krajní varianty. Ta první představuje noční můru jakékoliv lokální samosprávy a spočívá v tom, že lidé ze vzdáleného centra, kteří mají jen matné povědomí o místních problémech, prostě nařídí, jak mají informační systémy, funkce a procesy vypadat. Druhá varianta pak počítá s tím, že si každý úřad buduje vlastní systémy. To zcela bez ohledu na další subjekty v regionu. by byl stav, kdy systémy nejsou schopny podporovat spolupráci mezi sousedními celky. Komunikace mezi informačními systémy se v takovém případě děje nejspíše pomocí faxů a ručního přepisování. Takže ačkoliv každé město pracuje za podpory výkonného informačního systému, komunikace mezi nimi zůstává zcela stejná jako v době před nástupem výpočetní techniky. Obrovský potenciál zrychlení a zefektivnění spolupráce je tak promarněn a investice do oblasti projektů informatizace nepřináší očekávané přínosy. Je potom velmi obtížné a nákladné získat a zpracovat správná data pro plánování a realizaci projektů a akcí na úrovni celého regionu.
Nejde však jen o vztahy mezi sousedními obcemi, ale také o vztah mezi krajem a obcemi na jeho území. Oba tyto typy subjektů pečují o stejný "životní prostor" a potřebují svou činnost v řadě oblastí úzce koordinovat. Kraj nedokáže řadu svých plánů realizovat bez aktivní účasti obcí - a naopak obce se často neobejdou bez podpory orgánů kraje. Zkušenosti ze zahraničí ukazují, že veřejná správa na regionální úrovni má klíčovou roli i pro dosažení efektivní podoby informatizace obcí. Je to právě regionální samospráva, kdo musí určit základní směr a poskytnout městům a obcím podporu pro vybudování dobře fungujících a vzájemně komunikujících systémů.
Tím se dostáváme k otázce kompatibility informačních systémů, čímž se obvykle myslí hardware a datová báze. Stručně řečeno, jde o to, aby data byla v různých systémech uchovávána v takové podobě, že bude možné dosáhnout hladké komunikace mezi nimi. Přirozené je, že různé informační systémy si budou moci přímo předávat data bez nutnosti ručního přepisování nebo jiného manuálního vstupu. Optimální způsob uložení a integrace datového fondu zajistí bezpečné nakládání s daty a zabrání tomu, aby v různých systémech byly zaneseny navzájem si odporující informace.
JEDNOTNÝM METREM
Ale vedle toho je tu ještě něco mnohem důležitějšího. Otázka metrik. Tedy toho, v jaké podobě jsou informace do systémů zadávány, o čem vypovídají, co podobně nazvané datové položky znamenají. Jak jsou definovány popisované jevy, týkající se sestavování a čerpání rozpočtů, správy majetku, služeb či vyřizování různých agend. Zkrátka, jde o to, jakým metrem to vše měříme. Nedojde-li zde k základní shodě, je zbytečné hovořit o efektivní spolupráci a sdílení vědomostí. Otázka metrik je naléhavá také s ohledem na blížící se vstup naší země do Evropské unie a na úkoly, k jejichž plnění je vázáno čerpání prostředků ze strukturálních fondů EU. Zacházení se svěřenými prostředky musí být jednoznačně prokazatelné, transparentní a vykázáno ve stanovené metodologii. Orgány Evropské unie ani správa žádného evropského fondu se nespokojí s tvrzením, že "u nás se věci měří a počítají po našem". Pak by samozřejmě ještě zůstávala možnost, kdy by města a obec sice postupovaly podle vlastních metrik, ale na závěr by všechna tato data byla souhrnně zpracovávána a přepočítána podle evropské metodologie. Není ovšem těžké si představit, jak nákladné by takové řešení bylo.
Je tedy zřejmé, že dosažení shody o určitých zásadách pro budování informačních systémů je naprosto nutné a že výsledek této shody musí být kompatibilní s pravidly EU. Stejně tak je očividné, že to musí být stát v oblasti státní správy a v oblasti samosprávy kraj ve spolupráci s městy a obcemi, kdo iniciuje jednání a kdo se zásadním způsobem přičiní o to, aby bylo dosaženo rozumného konsensu. Takové jednání má však řadu úskalí. Může se totiž snadno stát, že vyšší celek začne vystupovat z pozice síly a své požadavky začne městům a obcím prostě diktovat. Nebo že naopak ve všem slabošsky ustupuje na úkor prosazení společné, přijatelné koncepce. Vedle těchto možných rizik u nás navíc přetrvává řada problémů, souvisejících s faktem, že regionální veřejná správa v České republice prostě ani zatím nemůže mít potřebné zkušenosti s řešením takových technologických a procesních záležitostí.
CESTA Z DILEMATU
Řešením které může pomoci v hledání optimální konstrukce nového systému a jež se v západní Evropě v takových případech osvědčilo, je sdílení systémů. Koncept spočívá v tom, že města a obce využívají některé funkce společného stroje - informačního systému, který je hostován v datovém centru provozovaném regionální vládou, velkým městem nebo třeba komerční firmou. Systém přirozeně zaručuje plné zachování ochrany dat - data jedné instituce nejsou dostupná druhé instituci, pokud to nedovoluje zákon. Obecní či městská samospráva využívá funkce libovolně - podle toho, jak to potřebuje. Tím, že jde o společný systém, je také dáno, že všechny subjekty využívají tytéž metriky a mají svůj datový fond udržovaný ve stejném datovém modelu - pod jediným metainformačním systémem. Rizika existence různých metrik, vedoucí k tomu, že každá organizace měří podle vlastního metru a možnosti srovnání se stanou jen omezené, jsou prakticky odstraněna.
Nestačí ovšem, že se takové systémy využívají v západní Evropě. K tomu, aby z nich mohla získat výhody i Česká republika, je zapotřebí u nás tyto systémy doplnit o řešení pro pokrytí specifických agend tuzemské veřejné správy a upravit tak, aby odpovídaly našemu legislativnímu prostředí a poměrům veřejné správy u nás.
CO JE CUBIS
Zatím prvním případem, kdy se velký systém osvědčený v zahraničí podařilo upravit na míru české veřejné správě, je Cubis, který před několika měsíci představila LogicaCMG. Cubis je cíleně koncipován právě s ohledem na sdílení funkcí řadou subjektů v regionu - například kraji. Umožňuje jednoduše a efektivně provádět standardní operace, jako například:
Tvorbu a sledování plnění podrobného rozpočtu akcí a projektů;
Tvorbu a sledování plnění globálního rozpočtu;
Účetnictví s rozsáhlými funkcemi cash-managementu;
Podporu administrativních procesů;
Vyřizování smluv a poplatků;
Evidenci, údržbu a správu všech typů majetku;
Vedení registrů a evidencí veřejné správy;
Podporu řízení projektů a akcí;
Správu dokumentů;
Nákup zboží a služeb;
Podporu týmové práce;
Podporu rozhodování vrcholového managementu.
Oblasti procesů veřejné správy, které jsou tímto řešením podporovány, jsou vidět na schématu. Tyto procesy jsou rozděleny do tří vrstev:
Strategické (strategické řízení organizace, koncepce, plány, rozhodování);
Administrativní (administrativa, reakce na podněty);
Technické (správa majetku různého typu).
Technologickým základem řešení Cubis je software mySAP Business Suite, což je světově nejrozšířenější software užívaný k finančnímu řízení velkých podniků. Toto řešení bylo doplněno o některé aplikace vyvinuté Plzeňským holdingem a českými firmami. Celek je plně integrován, takže jde o kompaktní ucelené řešení.
KDO TO ZAPLATÍ?
Aby takové řešení fungovalo, je ovšem zapotřebí splnění řady podmínek. Je nutné dospět k jasnému politickému rozhodnutí a musí se pro ně získat podpora místních samospráv. Zároveň musí existovat představa o financování systému a o návratnosti vložených prostředků. Je zřejmé, že městům a obcím by měly být za využívání funkcí systému účtovány poplatky. Klíčovou otázkou je volba vhodné formy dotací umožňující spustit velké množství synergických efektů při nastavení motivačních prvků státu, krajů, měst a obcí a jejich organizací k využití takového systému. Náklady, které tak státu a kraji vzniknou, se vyplatí - budou malé ve srovnání s potížemi, které by přinesl zmatek vyplývající z nekonsistentní informatizace různých subjektů.
Jako velmi výhodná varianta se jeví outsourcing, kdy výraznou počáteční investici nese dodavatel systému a cena systému je rozdělena do pravidelných (nejčastěji měsíčních) poplatků. Veřejná správa tak platí za velký a výkonný systém až v době, kdy jí přináší úspory a další výhody. Ovšem k tomu, aby informační systém tyto úspory a výhody skutečně přinášel, je zapotřebí, aby subjekty veřejné správy v regionu dokázaly informace poskytnuté systémem využít ke stálému zlepšování a zefektivňování svého fungování. To otvírá příležitost pro spolupráci s poradenskými firmami zaměřenými na tuto oblast. Je tedy nesmírně výhodné, pokud je dodavatel systému zároveň schopen poskytnout poradenství, analyzovat procesy a činnosti v úřadech a organizacích a navrhovat jejich změny.
Senior Consultantpro oblast veřejné správy,
LogicaCMG
