Software pro správu a archivování poznámek a obsahu využije každý. Pořizujete-li si poznámky on-line a potřebujete je kdykoliv a kdekoliv editovat, dobře vám poslouží např. Evernote nebo Microsoft OneNote. Pro práci s poznámkami existuje několik desítek dalších velmi dobře použitelných systémů....
Software pro správu a archivování poznámek a obsahu využije každý. Pořizujete-li si poznámky on-line a potřebujete je kdykoliv a kdekoliv editovat, dobře vám poslouží např. Evernote nebo Microsoft OneNote. Pro práci s poznámkami existuje několik desítek dalších velmi dobře použitelných systémů. Umožňují přístup k poznámkám prostřednictvím nejrůznějších platforem (operačních systémů) a zařízení.
Hlavní výhodou je pořizování poznámek prostřednictvím mobilního telefonu, tabletu nebo stolního počítače. Poznámky jsou synchronizovány mezi zařízeními, lze je třídit do složek či je označovat tagy, podle nichž je snadné sdružovat jednotlivé tematické okruhy, např. poznámky soukromé, pracovní, příp. zápisky týkající se nejrůznějších koníčků či aktivit.
Většina těchto systémů nabízí nejen pořizování poznámek, ale také schraňování zajímavých odkazů nebo obrázků - ať už vlastních, nebo cizích, zveřejněných na internetu. Zajímavou funkcionalitou je možnost nechat si do systému přeposílat e-maily, systémy pro práci s poznámkami pak poslouží také jako podklad pro organizaci pracovního či soukromého času a k vytváření on-line zrcadla vlastního života.
Systém Evernote je otevřený vývojářům, díky tomu vznikají nejrůznější podpůrné aplikace a nadstavby, rozšiřující jeho používání. Při zpětném procházení poznámek (pořizují-li se pravidelně a pečlivě) získáte i přehled o pracovních i mimopracovních aktivitách v minulosti.
Mnozí uživatelé využívají systémy jako znalostní bázi týkající se nejrůznějších pracovních projektů. Tzv. hard users (skalní) uživatelé systémů v nich provozují řadu aktivit, od správy fotoalb až po tvorbu a editaci složitějších a delších textů a dokumentů.
Aplikace Skitch pro Evernote umožňuje skicování do existujících obrázků. Tuto nadstavbu na tabletu využívají třeba architekti nebo designéři pro zhmotnění svých nápadů. Evernote Food zase slouží milovníkům jídla, kteří si zaznamenávají (včetně fotodokumentace), kde se dobře najedli a kam by se chtěli vrátit.
Pokud najdete zajímavý odkaz na internetu, je dobré si ho uložit do systému, označit tagem (tematicky ho identifikovat) a opatřit vlastními poznámkami a komentáři. K obsahu se kdykoliv vrátíte. Systémy jsou někdy používány pro shromažďování fotografií a dokumentů v elektronické podobě, pro jejich sdílení mimo soukromé poznámky.
Na jednom dokumentu rovněž může pracovat více uživatelů systému najednou. Na těchto řešeních je dobré, že nejefektivnější způsob jejich používání není předem definovaný, každý z uživatelů si na nich najde to své. Náročnější uživatelé využívají třeba možností převodu psaného textu nebo oscanovaných papírových dokumentů do elektronické podoby. Tato řešení do určité míry také snižují spotřebu papíru.
Většina aplikací je v základní verzi zdarma, platí se např. v případě, že uživatel chce mít k dispozici více datového prostoru, nebo některé nadstavbové funkcionality, jež ve verzi zdarma chybějí.
Systémy pro správu poznámek bývají označovány jako »externí paměť« či »externí mozek«. Tyto definice naznačují, že systémy poslouží všem, kteří si chtějí pročistit hlavu a důležité informace (od nákupního seznamu po poznámky z pracovní porady) mohou udržovat a aktualizovat v elektronické podobě, jež je k dispozici kdykoliv a kdekoliv.
JAN HANDL
ICT publicista
