Identifikace klienta pro povinnou osobu

Jsme povinni předat identifikační údaje subjektu údajů na základě žádosti povinné osoby v rámci opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu? Můžeme omezit dobu, po kterou je bude moci zpracovávat? Jak máme postupovat při vyřízení žádosti, abychom neporušili zákon o...

Jsme povinni předat identifikační údaje subjektu údajů na základě žádosti povinné osoby v rámci opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu? Můžeme omezit dobu, po kterou je bude moci zpracovávat? Jak máme postupovat při vyřízení žádosti, abychom neporušili zákon o ochraně osobních údajů?

Povinné osoby ve smyslu zákona číslo 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, jako správci osobních údajů, jsou povinny podle zákona číslo 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, shromažďovat osobní údaje pouze ke stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro jeho naplnění a uchovávat je pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování. Správce může podle tohoto zákona zpracovávat osobní údaje pouze se souhlasem subjektu údajů nebo podle ustanovení § 5 odst. 2 tohoto zákona stanovených výjimek bez souhlasu subjektu údajů, zejména jestliže provádí zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce a jestliže je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy uskutečněné na návrh subjektu údajů.

Podle zákona č. 253/2008 Sb. jsou-li povinné osoby účastníky obchodu převyšující ho částku 1000 eur, vždy před jeho uskutečněním identifikují klienta, není-li zvláštním zákonem stanoveno jinak. Rovněž tak postupují bez ohledu na stanovený limit, pokud jde o podezřelý obchod, vznik obchodního vztahu, uzavření smlouvy o účtu, vkladu na vkladní knížce nebo vkladním listu nebo sjednání jiné formy vkladu, uzavření smlouvy o nájmu bezpečnostní schránky nebo smlouvy o úschově, uzavření smlouvy o životním pojištění, má-li klient právo jednostranně hradit další pojistné nad sjednaný rámec plateb jednorázového nebo běžného placení pojistného včetně plnění ze životního pojištění, nákup nebo přijetí kulturních památek, předmětů kulturní hodnoty, použitého zboží nebo zboží bez dokladu o jeho nabytí ke zprostředkování jejich prodeje anebo přijímání věcí do zástavy, nebo výplatu zůstatku zrušeného vkladu z vkladní knížky na doručitele.

Povinná osoba před uskutečněním jednotlivého obchodu v hodnotě 15 000 eur nebo vyšší, obchodu bez ohledu na stanovený limit při podezřelém obchodu, vzniku obchodního vztahu, při uzavření smlouvy o účtu, vkladu na vkladní knížce nebo vkladním listu nebo sjednání jiné formy vkladu či uzavření smlouvy o nájmu bezpečnostní schránky nebo smlouvy o úschově obchodu s politicky exponovanou osobou a dále v době trvání obchodního vztahu provádí také kontrolu klienta, která zahrnuje:

získání informací o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu;

zjišťování skutečného majitele, pokud klientem je právnická osoba;

získání informací potřebných pro provádění průběžného sledování obchodního vztahu včetně přezkoumávání obchodů prováděných v průběhu daného vztahu za účelem zjištění, zda uskutečňované obchody jsou v souladu s tím, co povinná osoba ví o klientovi a jeho podnikatelském a rizikovém profilu;

přezkoumávání zdrojů peněžních prostředků. Pro účely tohoto zákona může povinná osoba pořizovat kopie nebo výpisy z předložených dokladů a zpracovávat takto získané informace k naplnění účelu tohoto zákona v souladu s ustanovením § 5 odst. 2 písm. a) zákona č. 101/2000 Sb.

Provádí-li první identifikaci klienta pro povinnou osobu i obecní úřad obce s rozšířenou působností, postupuje tak podle ustanovení § 10 zákona č. 253/2008 Sb.

Povinná osoba uchovává podle ustanovení § 16 zákona č. 253/2008 Sb. identifikační údaje získané povinnou osobou podle § 8 odst. 1 a 2 tohoto zákona a v zákonem určených případech i od obecního úřadu obce s rozšířenou působností podle § 10 odst. 1 tohoto zákona nebo na základě přímo použitelného předpisu Evropských společenství, kterým se stanoví povinnost doprovázet převody peněžních prostředků informacemi o plátci - viz Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1781/2006, kopie dokladů předložených k identifikaci, byly-li pořizovány, údaj o tom, kdo a kdy provedl první identifikaci klienta, dokumenty odůvodňující výjimku z identifikace a kontroly klienta podle § 13 citovaného zákona a v případě zastupování originál nebo ověřenou kopii plné moci, uchovává povinná osoba po dobu 10 let od ukončení obchodního vztahu s klientem. Údaje a doklady o obchodech spojených s povinností identifikace uchovává povinná osoba nejméně 10 let po uskutečnění obchodu nebo ukončení obchodního vztahu. Povinná osoba uvedená v § 2 odst. 1 písm. j) a k) citovaného zákona, tj. osoba oprávněná k obchodování s kulturními památkami podle § 2 zákona č. 20/1987 Sb., o státní památkové péči, nebo s předměty kulturní hodnoty podle § 1 odst. 1 zákona číslo 71/1994 Sb., o prodeji a vývozu předmětů kulturní hodnoty nebo ke zprostředkování takových obchodů nebo osoba oprávněná k obchodování s použitým zbožím nebo ke zprostředkování takových obchodů nebo k přijímání věcí do zástavy uchovává údaje a doklady po dobu nejméně 10 let po ukončení obchodu nebo obchodního vztahu, byla-li hodnota obchodu 10 000 eur nebo vyšší; v ostatních případech 5 let po ukončení obchodu. Uvedené lhůty začínají běžet prvním dnem kalendářního roku následujícího po roce, ve kterém byl uskutečněn poslední úkon obchodu známý povinné osobě.

Závěr: První identifikaci klienta pro povinnou osobu může provést na základě žádosti klienta nebo povinné osoby, obecní úřad obce s rozšířenou působností, jen brání-li vážné důvody provedení této identifikace klienta povinnou osobou a nevztahují-li se na povinnou osobu výjimky z povinnosti identifikace a kontroly klienta podle výše citovaného ustanovení § 13 zákona č. 253/2008 Sb. či současně uvádět informace o plátci při převodech peněžních prostředků podle ustanovení § 14 tohoto zákona, a to tak, že sepíše o identifikaci listinu, která je veřejnou listinou, v níž uvede kdo, na čí žádost a pro jaký účel identifikaci provedl, identifikační údaje klienta, osvědčení prohlášení identifikované fyzické osoby, osoby jednající jménem identifikované právnické osoby nebo zástupce identifikované osoby o účelu provedené identifikace a o potvrzení správnosti identifikace, popřípadě o výhradách k provedené identifikaci, místo a datum sepsání listiny, popřípadě místo a datum, kde a kdy k identifikaci došlo, jsou-li odlišné od místa nebo data sepsání, popis toho, kdo provedl identifikaci, otisk jeho úředního razítka a pořadové číslo evidence listin o identifikaci.

Přílohou listiny o identifikaci jsou kopie těch částí dokladů, použitých k identifikaci, z nichž lze zjistit identifikační údaje a dále druh a číslo průkazu totožnosti, stát, popřípadě orgán, který jej vydal, a dobu jeho platnosti, a kopie žádosti, byla-li podána písemně. Je-li tímto způsobem prováděna identifikace zmocněnce, je přílohou i originál plné moci nebo její ověřená kopie. Uvedené listiny se pevně spojí do svazku k listině o identifikaci. Kopie dokladů musí být čitelné a v kvalitě, aby byla zajištěna možnost jejich uchování po dobu stanovenou v ustanovení § 16 zákona č. 253/2008 Sb. a musí obsahovat i kopii vyobrazení identifikované fyzické osoby v průkazu totožnosti v takové kvalitě, aby umožňovala ověření shody podoby.

Obecní úřad obce s rozšířenou působností vede samostatnou evidenci listin o identifikaci, která obsahuje: pořadové číslo a datum sepsání, údaje o identifikované osobě, tj. jméno, příjmení, trvalý nebo jiný pobyt, rodné číslo nebo datum narození identifikované fyzické osoby nebo fyzické osoby jednající za identifikovanou právnickou osobu, v případě identifikace právnické osoby její obchodní firmu nebo název včetně odlišujícího dodatku nebo dalšího označení, identifikační číslo osoby a sídlo, účel identifikace. Evidence listin o identifikaci se vede po dobu kalendářního roku, Po jejím uzavření je uložena po dobu 10 let. Bude-li se obecní úřad obce s rozšířenou působností řídit uvedeným postupem, zákon o ochraně osobních údajů neporuší.

JUDr. JANA KOSOBUDOVÁ
Úřad pro ochranu osobních údajů