Přinášejí větší pohodlí občanům a podnikům nuceným činit různá podání. Odstraňují bariéry tam, kde by vyplnění formuláře bylo pro některé žadatele příliš obtížné. Díky nim odpadá přepisování údajů z papírových formulářů a také není nutné znovu se obracet na subjekty, které papírové formuláře vyplňovaly, a žádat je o doplnění či opravu údajů.
To vše zvládnou inteligentní formuláře, které nacházejí stále větší uplatnění jak u centrálních orgánů, tak na krajských, městských i obecních úřadech.
POMOHLY UPLATŇOVAT SILNIČNÍ ZÁKON
Pomohly například Policii ČR vypořádat se s požadavkem, jak posílat desetitisíce zpráv o dopravních přestupcích na místní a městské úřady, před nějž byla postavena po přijetí nového silničního zákona. Projekt bodového systému uvedli policejní informatici do rutinního provozu v průběhu několika týdnů.
Na základě právní analýzy ministerstva dopravy bylo zřejmé, že agendu bude policie předávat přímo 206 obcím s rozšířenou působností. Jejich propojení však bylo tvrdým oříškem. Zatímco policie je řízena centrálně, obce jsou samostatné entity a jejich motivování k připojení do systému bylo obtížné.
Policii při tom hodně pomohla propagace na příslušných místech ze strany společnosti Software602, na jehož produktu 602XMLFiller je řešení postaveno: 602XML Filler převezme obsah správně vyplněného formuláře z policejního systému, provede podepsání samotného dokumentu a jeho převedení do formátu XML. Poté je dokument poslán do centrálního systému a dále registrovanou elektronickou poštou České pošty šifrovaně až k obcím. Existuje-li obec, která elektronické podání zatím neumí přijímat, systém automaticky příslušnou informaci vytiskne a pošle běžnou papírovou poštou.
I když se odhlédne od dalších výhod, už jen úspora za poštovné při 35 tisících hlášeních měsíčně představuje ve srovnání s náklady za nasazení systému inteligentních formulářů značný finanční přínos. Odpadají náklady na tisk, obsluhu, podání na poštu, poštovní poplatky a agendu s doručenkami.
Přitom obce za pořízení klientského programu pro práci s těmito dokumenty nic neplatí, ten je pro uživatele k dispozici zdarma. Za software platí jen organizace, která si pořídí program pro tvorbu elektronických formulářů.
Zcela zásadním způsobem mohou změnit inteligentní formuláře proces oběhu a schvalování dokumentů uvnitř jakékoli organizace. Pomáhají uživateli vyplnit dokument, provádějí kontrolu správnosti zadaných údajů, řídí pohyb dokumentů mezi pracovníky a řeší i otázky zastupování v nepřítomnosti, centrálního sledování postupu práce apod. Údaje vyplněné do formulářů mohou být automaticky přenášeny do jiných systémů nebo k nim lze přistupovat pomocí běžných kancelářských programů.
MORAVSKOSLEZSKÝ I OLOMOUCKÝ KRAJ V POPŘEDÍ
"Po nasazení nového řešení jsme zrušili dané papírové žádanky. Procesy se urychlily, úřad funguje efektivněji. Velmi podstatné je i to, že při nahrazení papírového formuláře elektronickým se přemýšlí nad optimalizaci procesu oběhu formuláře, tedy nad zkrácením procesu, jeho zjednodušením, a to je další nezanedbatelný efekt. Velmi významné je, že oběh elektronických formulářů má podporu vedení a že i zaměstnanci úřadu nové řešení dobře přijali. Důkazem toho je další rozvoj nasazení inteligentních formulářů," prohlásil vedoucí útvaru informatiky úřadu Moravskoslezského kraje Ing. Tomáš Vašica.
Průkopnickou roli v této oblasti elektronizace veřejné správy hraje již několik let také Olomoucký kraj. Projekt zavedení inteligentních formulářů, které společně zakoupily krajský úřad a většina obcí a jež jsou využívány ke sběru dat od podřízených organizací, získal ocenění v soutěži ministerstva vnitra za inovaci v územní veřejné správě za rok 2006. Tajemnice ředitele krajského úřadu Ing. Renáta Vrbová na něm vyzvedla zejména následující přínosy:
elektronická forma komunikace sběru dat;
eliminace chyb při vyplňování formuláře;
automatické ukládání dat do systému;
automatizované vyhodnocení dat;
časová úspora na straně příspěvkových organizací a kraje;
finanční úspora na straně příspěvkových organizací a kraje.
OBČANÉ A PODNIKATELÉ VERSUS STÁT
Inteligentní formuláře nacházejí uplatnění nejen při zefektivnění oběhu dokumentů uvnitř organizace či při komunikaci mezi úřadem a podřízenými organizacemi. Ale mohou být velkým přínosem také při komunikaci občanů s úřady. Typickým příkladem je produktový balíček Životní situace 602XML, který obsahuje přibližně stovku inteligentních formulářů, pokrývajících většinu agend městských úřadů. V případě potřeby experti firmy Software602 provedou pro zákazníka základní úpravy každého formuláře (logo konkrétního města, uvedení kontaktů atd.) a pomohou je zveřejnit na internetové stránce města. Není třeba integrovat další aplikaci nebo podnikat jiné technologické změny. A díky tomu, že některé klíčové technologické komponenty nebudou v produktu zatím nasazeny, je balíček k dispozici za zlomek ceny kompletního řešení inteligentních formulářů.
Z hlediska občana nebo podnikatele je přínos jednoznačný a okamžitý. Místo toho, aby příslušný dokument vyplňoval na papíře nebo si jej stáhl ve formátu PDF a před vyplněním vytiskl, má k dispozici inteligentní nástroj, který jej provede celým vyplněním přímo na počítači, poskytne nápovědu a zkontroluje, zda je vše uvedeno úplně a správně. Nakonec stačí jediné kliknutí k vytištění vyplněného formuláře - a vše je hotovo.
Uživatel vybavený elektronickým podpisem to má ještě jednodušší: Tomu zbývá jen se podepsat a odeslat vše e-mailem. Snad každému, kdo je občas nucen sedět nad dotazníkem s desítkami kolonek, lámat si hlavu nad obsahem jednotlivých polí a nakonec vše podat a čekat, kdy bude vypeskován za nesprávné vyplnění, je na první pohled jasné, v čem přínos inteligentních formulářů spočívá.
NOVINCE PŘIŠLI NA CHUŤ I V PŘEROVĚ
Nepochybují o tom například v Přerově, kde občané města a okolních obcí mají už nějakou dobu k dispozici na městském webu více než dvě desítky formulářů z oblasti lesního a vodního hospodářství či zemědělského půdního fondu. Formuláře slouží subjektům, které v těchto oblastech podnikají. Avšak například rovněž občanům, kteří chtějí dejme tomu nechat si vystavit rybářský lístek, řeší otázku studny nebo požadují stavební povolení v blízkosti lesa. "Už samotný fakt, že lidé nemusí chodit na úřad a absolvovat obtížná jednání v situaci, kdy žádost či oznámení nedokáží vyplnit úplně a správně, je dostatečným přínosem," prohlásil IT manažer přerovského magistrátu Ivoš Hubík. "V budoucnu navíc budeme schopni těžit z dalších výhod, které inteligentní formuláře nabízejí."
Inteligentní formuláře najdete i na webu ministerstva spravedlnosti (pro zápis do obchodního rejstříku), České správy sociálního zabezpečení (přehled o příjmech a výdajích osob samostatně výdělečně činných či formulář pro registraci k elektronickému přijímání přihlášek a odhlášek pojištěnců nemocenského pojištění), Ministerstva práce a sociálních věcí (dotační výběrové řízení pro nestátní neziskové subjekty) a na internetových adresách řady dalších centrálních orgánů, leckde již několik let.
Nyní však dozrává doba, kdy díky jejich stále se vylepšující funkčnosti a cenově příznivým relacím začnou být atraktivní i pro orgány územní veřejné správy.
JAROSLAV WINTER
