Slovy jako "excelentní" a "vysoce uspokojivý" hodnotila letos v červnu Evropská komise dosažený efekt twinningového projektu "Posílení vnitřních finančních a kontrolních mechanismů na regionální úrovni", který se v letech 2003 a 2004 uskutečnil v rámci programu PHARE 2003 na všech krajských úřadech v České republice.
Díky projektu, s nímž Čechům významně pomohl zejména twinningový poradce Joe Dobbin z Velké Británie, dnes všechny kraje včetně Prahy mají útvary interního auditu na standardní evropské úrovni, kterou jim mohou závidět mnohé ústřední státní orgány. Pilotní část projektu probíhala na Krajském úřadu Středočeského kraje, odkud se zkušenosti přenášely dál do celé republiky (viz Moderní obec č. 4/2004).
KONTROLA JE NĚCO ÚPLNĚ JINÉHO
Vedoucí útvaru interního auditu středočeského krajského úřadu Ing. Jaroslav Chlouba připomíná, že největším přínosem projektu bylo to, že se interní auditoři krajských úřadů oprostili od dříve ještě někdy probleskujícího sklonu používat ve své práci inspekční metody, dozor a kontrolu. Odkazuje přitom na definici, podle níž interní audit je "nezávislá, objektivně ujišťovací a konzultační činnost zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů v organizaci. Interní audit organizaci pomáhá dosahovat jejích cílů tím, že přináší systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování účinnosti systému řízení rizik, řídicích a kontrolních procesů a správy a řízení organizace".
V tom se interní audit liší od dnes prakticky stále ještě běžně pojímané klasické kontroly, která se a priori soustřeďuje na vyhledávání chyb či podvodného jednání a může být dokonce chápána, jak se o této české praxi vyjádřil jeden ze zahraničních twinnerů, coby "kudla do zad" kontrolovaného subjektu. "Kontrola samozřejmě musí být," podotýká inženýr Chlouba. "Ale je to manažerská povinnost a kompetence ve smyslu zásady "kdo řídí, kontroluje". Manažer přece nemůže spoléhat na nějaký kontrolní odbor, že za něho vše zkontroluje."
KAŽDÝ PROCES SKRÝVÁ RIZIKA
Interní auditoři se soustřeďují na vyhledávání možných rizik v procesech, které se dějí uvnitř organizace. Ne náhodou auditoři také kladou velký důraz na metodickou část své činnosti a vítají, pokud s nimi vedoucí odborů či oddělení předem konzultují některé své kroky, aby byla vyloučena případná rizika. "Výsledkem auditu pak bývá buď ujištění, že možnost vzniku rizik je perfektně ošetřena, nebo že sice byla shledána rizika, ale situaci lze rychle vyřešit," říká inženýr Chlouba. "Teprve až na třetím místě bývá konstatování nedostatků, které je nutno řešit, a návrh doporučení, jakým způsobem se tak má stát."
Interní audit je nástrojem pro vrcholný TOP management, pro nějž audituje procesy na střední i nižší úrovni řízení. Výsledky auditu mají vrcholný management ujistit o tom, že se na střední a nižší články řízení může spolehnout. Jinými slovy řečeno, interní audit musí mít svého protihráče ve vrcholném vedení, který auditorům naslouchá a dokáže jim sám aktivně zadávat úkoly. Na úrovni krajů a krajských úřadů - i zásluhou uvedeného twinningového projektu - takoví protihráči už jsou. Ovšem to samé zatím nelze tvrdit o všech úřadech měst nad 15 tisíc obyvatel, kde podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, musí rovněž fungovat interní audit.
PLÁN SI PONECHÁVÁ REZERVU
Základem práce interního auditu je hledání rizik a jejich rozbor. V každé organizaci existují procesy, které lze rozdělit na velmi rizikové, méně rizikové a ty s mizivým rizikem. Podle tohoto členění - a také s přihlédnutím ke kapacitě útvaru - se připraví roční plán interního auditu. Ten vždy zahrnuje audit procesů s největšími a dále se středními riziky, přičemž se nemusí pokaždé dostat na procesy s nízkou mírou rizika. Na základě doporučení zahraničních twinnerů si nyní středočeští auditoři při přípravě svého ročního plánu ponechávají kapacitní rezervu ve výši zhruba 20 procent. To proto, aby během roku mohli operativně, na základě aktuálně vzniklé nutnosti provádět audity na vyžádání pro ředitele krajského úřadu. Taková rezerva odpovídá evropským standardům; vyšší by mohla být považována za zneužívání pravomoci zadávat audity na vyžádání, aby se tak kupříkladu odvedla pozornost od jiných, z hlediska rizikovosti problémových procesů v organizaci.
Rizika si vytypovávají auditoři sami. Ing. Chlouba v té souvislosti hovoří o "profesní zaslepenosti", která někdy může poznamenat i nejzkušenější vedoucí pracovníky, kteří si pak některá rizika už ani neuvědomují či je nedoceňují. Auditoři si vedou auditní složku, do níž si zakládají informace, které se při pozdějších auditech dají využít a jež jim pomáhají rizika určovat. Také skutečnost, že díky twinningovému projektu dnes všechny krajské úřady mají moderní útvary interního auditu s dobře připravenými odborníky, je pro stanovování rizik výhodou. Vždyť zaměření činností a vnitřní chod všech krajských úřadů jsou v podstatě stejné, takže jejich interní auditoři si mohou vyměňovat zkušenosti, porovnávat své plány a upozorňovat se navzájem na možná rizika. Což ostatně pravidelně a s velkou vervou činí v rámci pracovní skupiny IA - WG (internal audit - work group).
AUDITOŘI NECHTĚJÍ ŠKODIT
Ačkoliv vytypování rizik je věcí auditora, neznamená to, že by svůj plán auditu neměl předem probrat s vedoucím auditované organizační jednotky. "Buď rizika, na něž se chceme zaměřit, přijme, nebo v opačném případě se s ním snažíme dohodnout - a někdy třeba i ze svých předsevzetí slevíme," tvrdí inženýr Chlouba. Takový kompromis však není známkou slabosti auditorů, cílem jejich snažení není někoho poškodit nebo ztrapnit.
Středočeští auditoři se pevně drží zásady, kterou jim doporučil twinningový expert Joe Dobbin. Totiž předem se zaměřením a cíli auditu veřejně seznámit všechny pracovníky příslušného odboru či oddělení. To samé platí i o prezentaci výstupů z provedeného auditu.
Z twinningového projektu vzešel i Manuál pro interní audit krajského úřadu (MIAKU), který však může být využit také pro práci interních auditorů úřadů statutárních a dalších velkých měst. Stáhnout si jej lze z webu Středočeského kraje www.kr-stredocesky.cz, kde útvar interního auditu má své stránky v nabídce Krajský úřad - Odbory. Výstupem z projektu je rovněž učební text pro univerzity, který má posloužit k přípravě vysokoškolsky vzdělaných auditorů ve veřejné správě. Učební text bude časem rovněž vyvěšen na webu kraje, zatím existuje pouze v tištěné podobě (náklad je prakticky již rozebrán) a také vypálený na CD.
IVAN RYŠAVÝ
Cíle řízení a kontroly a rizika vyplývající ze cvičných auditů (výtah)
