Práce s dokumenty v kancelářích městských, obecních a krajských úřadů by měla být efektivní a šetřit čas pracovníků při tvorbě, správě a archivaci dokumentů.
Navzdory tomu, že se v současné době většina dokumentů již vytváří v digitální formě pomocí textových, tabulkových nebo databázových editorů na počítačích, stále zůstává velký počet dokumentů pouze v klasické papírové podobě. Přitom je s nimi nutno pracovat při vytváření nových písemností.
Rozšíření internetu přineslo do výměny dokumentů nový formát PDF, který i kvůli tomu, že je poskytován zdarma (Adobe Reader 6.0 CE), se stává standardem pro výměnu dokumentů. Avšak dokumenty v tomto formátu jsou určeny pouze pro čtení a nelze je transformovat přímo, například do textového editoru Microsoft WORD, aby se daly vybrané části textů zařadit do nově připravovaného dokumentu.
Pokud je nutné takové dokumenty aktualizovat, případně použít jejich části při vytváření nového dokumentu, nezbývá než potřebné části nebo celý dokument znovu přepsat. Jde o časově náročnou práci, místo které by se pracovníci mohli věnovat činnostem, vyžadujícím spíše jejich skutečnou invenci a tvůrčí nasazení. Navíc, ze staršího dokumentu je často potřebné přenést také grafy, loga, razítka a další grafické objekty, což je obtížné. Často se v dokumentech obcí citují úryvky zákonů, vyhlášek, směrnic atd. To znovu vyvolává potřebu tyto části přepisovat. Stejné je to s dokumenty PDF, které si lze sice bez problémů vytisknout, ale jediná možnost, jak použít části z takového dokumentu v textu nově vytvářeného dokumentu, je přepis textu.
PŘEVOD z PAPÍRU do digitální FORMY
V současné době je již většina kanceláří obecních a krajských úřadů vybavena buď nějakým multifunkčním zařízením, kde je v jednom přístroji kopírka, skener, tiskárna, případně ještě fax a podobně, nebo samostatnými skenery připojenými k počítačům, ať už jednotlivým, nebo ve velkých kancelářích v počítačové síti. Pokud kanceláře některé z uvedených zařízení mají, je cesta k vysoké efektivitě a zlepšení práce s dokumenty úplně otevřena.
Software pro optické rozpoznávání znaků (OCR) může transformovat všechny dokumenty, které obce vlastní jenom v písemné papírové podobě, do všeobecně rozšířených editorů, jako jsou Microsoft Word, Excel atd. Jde zejména o dokumenty v různých jazycích napsané například na psacích strojích, výstřižky z novin a časopisů, dokumenty starých knih apod. Takový software může dokonce převést do digitální formy i tištěný švabach.
Světově špičkovým softwarem OCR, který se již používá i v České republice pro tvorbu digitální repliky papírových nebo PDF dokumentů, je bezesporu software ABBYY FineReader 7.0 Professional Edition pro jeden počítač, nebo ABBYY FineReader 7.0 Corporate Edition pro práci v síťovém prostředí.
Práce s tímto softwarem je jednoduchá. I uživatel, který pracuje s programem poprvé, může dosáhnout přesné výsledky během několika minut. Ostatně "průvodce" povede uživatele čtyřmi jednoduchými kroky od vložení dokumentu do skeneru až po výstup do aplikace zvoleného editoru MS Wordu, Excelu atd. Vložení rozpoznaného textu z papírového dokumentu do editoru MS Word aktivního dokumentu lze přímo do míst nastavení kurzoru.
Konverze souborů PDF
Je ovšem možné, že pracovníci kanceláří úřadů budou mít zájem pouze o konverzi dokumentů PDF do editovatelných formátů. Takovým požadavkům již lze dnes vyhovět novým speciálním softwarem ABBYY PDF Transformer 1.0. Ten zpracovává jakýkoliv PDF soubor bez ohledu na jeho původ včetně souborů PDF získaných ze vstupních zařízení, jako jsou multifunkční zařízení, digitální kopírky a skenery, nebo z aplikací, jako jsou MS Word a Excel. S každou konverzí PDF si výsledný soubor zachovává přesnou strukturu a formátování jako originální soubor PDF. Proto je software ideální aplikací pro čtení údajů PDF souborů, které jsou získány z internetu nebo z přílohy e-mailu.
Je to obrovské zjednodušení práce s články, smlouvami, manuály, protokoly, majetkoprávními listinami o nabývání, prodeji a převodu, expertizami a studiemi, směrnicemi, vyhláškami, zákony, přidruženou stavební dokumentací. Prakticky se všemi písemnostmi v působnosti obcí.
Čím je software užitečný:
Může replikovat i ty nejsložitější dokumenty se špatnou kvalitou tisku, komplexní grafikou včetně vícebarevných dokumentů s obrázky, obtékaným textem, různými fonty, barevným pozadím, značkami a složitými tabulkami.
Může snadno konvertovat papírové dokumenty do Microsoft Word XML a dává tak uživateli Microsoft Office Word 2003 kvalitní a flexibilní nástroj pro zpracování dat v jiných aplikacích, podporujících XML.
Poskytuje vstup a výstup PDF. Uživatel může otevřít, rozpoznat a editovat PDF soubory a uložit je v kterémkoliv podporovaném formátu anebo může odeslat data do vybraných aplikací. PDF soubory, vytvořené ABBYY FineReader 7.0, jsou optimalizovány pro publikaci na internetu.
Čte v 177 jazycích, takže nemusí mít nikdo obavu, že nepřevede své tištěné dokumenty v angličtině, francouzštině, němčině, polštině, slovenštině a dalších jazycích do editoru MS Word. Zabudovaná kontrola pravopisu je k dispozici pro 34 jazyků.
Může také poslat rozpoznané výsledky do Microsoft Power Point, takže není problém připravit audiovizuální potřebnou prezentaci.
Podporuje také rozeznávání čárových kódů včetně čárových kódů PDF-417 2.D.
/me/
