Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, stanovuje, jakým vzděláváním by měl zaměstnanec městského, obecního a krajského úřadu za svou kariéru projít. Dobrý vedoucí proto musí mít přehled o tom, jaké vzdělávací aktivity jeho podřízení absolvují. Jak ale nastavit systém vzdělávání, který lze zčásti financovat i dotacemi EU, aby byl funkční a efektivní?
Jestliže se váš úřad může opřít o již zpracovanou strategii vzdělávání, analýzu vzdělávacích potřeb zaměstnanců, personální strategii, strategii rozvoje lidského potenciálu či podobný materiál, který určuje směr rozvoje lidských zdrojů, je pak pro vás snazší začít uskutečňovat vzdělávací aktivity bez větších obtíží.
ANALÝZA VZDĚLÁVACÍCH POTŘEB
Pokud některý z výše uvedených materiálů již máte zpracovaný, je vhodné jej aktualizovat. V opačném případě lze postupovat podle následujících dvou kroků. Prvním je realizace analýzy vzdělávacích potřeb úřadu, která se řídí současnými trendy ve vzdělávání. Připomeňme si, k jakým účelům se zpracovává.
Analýza vzdělávacích potřeb úřadu identifikuje:
silná a slabá místa stávajícího stavu lidských zdrojů na úřadě,
jasné požadavky na stanovení plánu vzdělávání pro efektivní fungování úřadu,
nejvhodnější témata, metody a formy vzdělávání.
Analýza rovněž optimalizuje finanční náklady organizace na vzdělávání. V návaznosti na zpracovaný dokument je vytvořen systém vzdělávání všech vašich zaměstnanců (zahrnující vstupní a průběžné vzdělávání, a přípravu a ověření zvláštní odborné způsobilosti).
Druhým krokem je tvorba plánu využití tohoto vzdělávacího systému, přičemž je nutné dbát na funkční propojení s dalšími segmenty systému řízení, například s hodnocením zaměstnanců, motivačním programem, strategií organizace, rozvojovými plány zaměstnanců, finančními plány, rozpočtem apod.
V souladu s aktuálními potřebami moderního a fungujícího úřadu a požadavky zavádění Strategie Smart Administration (Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby).
Města, obce a kraje v současné době nejčastěji požadují vzdělávání v následujících oblastech:
1. Strategické plánování a řízení
2. Finanční plánování a řízení
3. Procesní řízení
4. Projektové řízení
5. Právo a legislativa
6. Vzdělávání vedoucích pracovníků - manažerské vzdělávání
7. Implementace moderních metod řízení ve veřejném sektoru (VAF, BSC, EFQM apod.)
8. Řízení a rozvoj lidských zdrojů
9. Komunikační a prezentační dovednosti, měkké dovednosti
MODERNÍ FORMY STUDIA
V současné době je možné si vybrat z nepřeberného množství kvalitních prezenčních, e-learningových či kombinovaných forem studia. Moderní je rovněž využití Webcastu - prostředí pro virtuální setkání s odborníky. V jeho průběhu lze sledovat prezentace v internetovém prohlížeči a aktivně se podílet prostřednictvím otázek zaslaných přednášejícím on-line. Všechny přenosy probíhají v přímém přenosu, následně je k dispozici záznam celé akce.
Každý typ kurzu (ve vazbě na jeho obsah) je vhodné uskutečnit jinou formou. Například odborné vzdělávání je možné ve velké míře absolvovat prostřednictvím e-learningu, kdy vedení úřadu má možnost prostřednictvím reportů dostat zpětnou vazbu o úspěchu absolvovaných školení svých zaměstnanců. Výhodou pro zaměstnance je, že s e-learningem mohou pracovat podle svých časových možností (nejen v pracovní době, ale i z pohodlí domova, na svých PC), dále eventuální opakování neúspěšných kurzů a minimální stres při finálních testech.
Na druhou stranu obecné dovednosti - komunikační a prezentační včetně manažerských - je vhodné školit prezenčně. Účastníci prakticky nacvičují reálné situace a reakce na ně, rozebírají je (konkrétní chování zachycené na videu). Po absolvování prezenčních kurzů je vzdělávání doplněno o e-learning v návaznosti na probíraná témata.
Existují další zajímavé formy, které umožňují úřadům s minimálními finančními náklady, ale efektivně školit zaměstnance v nových oblastech nebo je průběžně vzdělávat na základě aktuálních potřeb. Je to mj. vytvoření sítě interních lektorů či rozvoj stávajících (lze kombinovat všechny výše uvedené přístupy, kdy externí náklady mohou být například jen na pořízení prostředí a metodickou podporu při implementaci a tvorbě výukového obsahu).
Aktuálně je to velmi vyhledávaná metoda vzdělávání, s níž počítají také projekty financované z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Konkrétně v rámci inovované výzvy č. 40 (Vzdělávání v eGon Centrech krajů a obcí s rozšířenou působností), která tentokrát umožní vzdělávat zaměstnance úřadů ve více oblastech a podle jejich individuálních potřeb. Tato výzva je plánována na říjen 2010 s alokací 340 milionů korun (viz informace odboru strukturálních fondů Ministerstva vnitra - www.strukturalni-fondy.cz).
Výhody zavedení systému vzdělávání prostřednictvím interních kapacit jsou následující:
vyšší motivace zaměstnanců na jejich osobním a kariérovém růstu,
rozvoj kompetencí zapojených zaměstnanců,
zajištění vyšší míry samostatnosti úřadu při realizaci vzdělávacích aktivit,
výrazná úspora vlastních nákladů na jiné aktivity, prostředky budou moci být využity na jiné činnosti, které nemohou zajistit interní lektoři.
VÝBĚR SPRÁVNÉHO INTERNÍHO LEKTORA
Na základě našich praktických zkušeností uvádíme několik klíčových kritérií, která by měl interní lektor splňovat.
Každý dobrý vedoucí dokáže ve svém týmu identifikovat osobu (nebo více), která má základní předpoklady dobrého interního lektora, jimiž jsou:
přirozená autorita pro ostatní kolegy,
dostatek praktických zkušeností ve svém oboru,
vůle stát se interním lektorem organizace,
dostatečné prezentační a komunikační dovednosti,
vhodné osobnostní předpoklady pro funkci interního lektora,
ochota dále se vzdělávat a rozvíjet v daném oboru.
Vybraný interní lektor ke správnému výkonu své funkce může absolvovat například 6denní kurz Ministerstva školství »Lektor vzdělávání dospělých«, který je zaměřen na tzv. měkké dovednosti (sebepoznání a rozvoj osobnosti, příprava na prezentace, komunikace v lektorování, image lektora, trénink, zvládání technických pomůcek apod.). Kurz končí složením závěrečné zkoušky, která zahrnuje písemný test a zvládnutí modelové situace. Náklady na tento kurz je možno hradit z prostředků EU. Vyškolení lektoři budou své kolegy učit podle předem stanovených plánů.
Interní lektoři se rovněž účastní tvorby obsahové části výukových materiálů a testů úřadu, které se využívají v rámci školení. Je možnost vytvořit interní e-learningové kurzy pro zaměstnance úřadu (technické řešení včetně obsahové části). Všechny tyto kurzy je vhodné akreditovat Ministerstvem vnitra. Zaměstnancům se kurz započítá do plánu vzdělávání a mohou školit i zaměstnance jiných úřadů.
Je tedy stěžejní se na akreditaci připravit. Doporučujeme si nechat kurzy po odborné stránce zastřešit odborníkem, který má již s tvorbou vzdělávacích materiálů a samotnou akreditací zkušenosti.
Pro kvalitní chod celého systému je třeba zajistit pravidelné vyhodnocování efektivity a účinnosti vzdělávání, ideálně prostřednictvím:
testů a jejich porovnání (například výsledky vstupních testů s výsledky testů po ukončení vzdělávacího kurzu),
hodnocení výsledků práce nadřízeným (hodnocení zvýšení kvality a úrovně práce například v oblasti použití informačních technologií), orientace v legislativě apod. (míra uplatnění výsledků v praxi),
kvantifikace praktického přínosu prostřednictvím ekonomických či jiných ukazatelů (nabízí se propojení s monitoringem u vykonávaných procesů),
zpětná vazba zaměstnance (dotazník spokojenosti s absolvovaným kurzem/školením).
Vyhodnocování efektivity a účinnosti vzdělávání je poměrně náročný proces. Mohou ho ovlivnit mnohé subjektivní okolnosti. Dobrý vedoucí úřadu či personalista by s tím měl počítat a včas tento zkreslující vliv eliminovat a posoudit:
vhodnost/nevhodnost použitých nástrojů, postupů, metod při vzdělávání,
momentální psychické a fyzické dispozice testovaného zaměstnance (nervozita, pracovní přetížení, stres),
subjektivní hledisko nadřízeného, který hodnotí zaměstnance (sympatie/antipatie, ovlivněn dílčím úspěchem/neúspěchem jinak úspěšného/neúspěšného zaměstnance apod.).
V praxi se bohužel často setkáváme se situací, kdy vyhodnocování efektivity a účinnosti vzdělávání (pokud se vůbec uskuteční) sestává pouze ze sledování zpětné vazby zaměstnance a hlídání zákonných požadavků na oblast vzdělávání. Takový postup je však neefektivní. Často jsou odhaleny závažné nedostatky jak v kvalitě personálních zdrojů úřadu, tak v hospodaření s finančními prostředky.
Nejčastější chyby v systémech vzdělávání, kterých je třeba se vyvarovat:
nesleduje se efektivita vynaložených prostředků,
nesleduje se účinnost a přínos,
chybí definování povinností a odpovědností,
neaktualizují se vzdělávací plány.
Nastavit skutečně funkční a efektivní systém vzdělávání zaměstnanců městských, obecních a krajských úřadů je náročný proces. Žel, mnohdy pod tíhou činností, které tyto úřady vykonávají, bývá podceňován a přezírán. Proto je jedním z cílů Strategie realizace Smart Administration i realizace souboru opatření, které lze zčásti financovat z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost.
LUCIE KRATOCHVÍLOVÁ, RADMILA JANOUŠKOVÁ, MARTIN HAVLÍK
AQE advisors, a. s.
