V pravidelném seriálu článků vám přinášíme praktické rady a návody, jak zpracovávat projekty pro čerpání dotací ze strukturálních fondů EU.
Zatímco v minulém čísle jsme vás informovali o tom, co je projektová fiše, nyní se budeme zabývat jejími specifiky při tvorbě a plánování projektu. Obecnou strukturu projektové fiše je možné stanovit následovně:
Všeobecné informace
Název projektu: Musí být krátký, ale ne obecný či jinak zaměnitelný. Obvykle se skládá z názvu místa (obce/města) a předmětu projektu. Pokud projekt představuje pouze určitou etapu realizace větší akce, píše se také římská číslice pořadí etapy.
Finanční rámec: Obecně se uvádí částka celkových (uznatelných) nákladů, výše požadované dotace (grantu) a procentuální výše požadované dotace z celkových (uznatelných) nákladů projektu.
Identifikace předkladatele (žadatele o dotaci): Zahrnuje název předkladatele, jeho sídlo (adresa), jméno a příjmení kontaktní osoby včetně čísla jejího telefonu, faxu a mobilu, e-mailové adresy.
Cíle projektu
Všeobecné cíle: Obecně se popisuje jeden hlavní či několik širších (obecných) cílů a jejich vysvětlení. Tyto cíle jsou naplňovány zpravidla postupně po ukončení realizace projektu, dalo by se říci zprostředkovaně splněním specifických cílů.
Specifické cíle: Obecně se uvádí seznam (několika) specifických cílů, jichž bude dosaženo bezprostředně realizací projektu. Měly by se stanovit s ohledem na měřitelnost (kvantifikovatelnost). Jednotlivé cíle je nutno popsat, dále uvést současný (hodnota) stav (je-li to relevantní) a zamýšlený (konečný) stav (hodnota) cíle.
Popis projektu
Vztah projektu k cílům, prioritám a opatřením strategických rozvojových dokumentů: Podle situace a charakteru projektu se uvádí soulad obecných a specifických cílů projektu s cíli, prioritami strategických rozvojových dokumentů (operační programy, program rozvoje kraje, strategie kraje, strategie rozvoje mikroregionu a další obdobné dokumenty na úrovni měst a obcí) - zpravidla ve formě tabulky. Někdy je potřeba připojit i podrobnější popis způsobu a míry přispění projektu k řešení slabých stránek dané oblasti (průmysl, životní prostředí apod.), které pro příslušnou oblast identifikovala analýza SWOT. Někdy se také požaduje popis vlivu projektu na indikátory stanovené v opatření příslušného dotačního titulu (případně strategického dokumentu), na který se projekt zpracovává. Není na škodu, když se k tomuto bodu připojí popis (vlastními slovy podle názoru žadatele) přínosu projektu pro rozvoj lokality či regionu.
Popis projektu a jeho zdůvodnění: Obsahuje vlastní popis (definice) projektu sestávající především z popisu předmětu (obsahu) projektu, jeho etap, projektových aktivit uskutečněných v jednotlivých etapách, metod realizace, výsledku a výstupu projektu. Na tyto údaje navazuje zdůvodnění (potřeby realizace) projektu uvedením potřeb, na které projekt reaguje, a seznamu cílových skupin, kterých se projekt týká - s kvantifikací počtu přímých a nepřímých příjemců. Je vhodné také zmínit vztah projektu k jednotlivým cílovým skupinám - zjištěním jejich potřeb a popisem dopadů (přínosů) projektu na cílové skupiny. Neměl by chybět popis krátkodobého a dlouhodobého dopadu projektu na institucionální úroveň v lokalitě (ne/vzniknou nové instituce, kdo bude projekt provozovat, jak dlouho apod.), dopadu na předkladatele z finančního hlediska (identifikace výše provozních nákladů projektu a zdrojů jejich krytí během provozní fáze) i dopadu z veřejného hlediska (socioekonomický dopad - bezpečnost, životní prostředí apod.). Při zdůvodňování by se neměla opomenout problematika (trvalé) udržitelnosti výsledků projektu. Rovněž by mělo proběhnout tzv. širší zdůvodnění (multiplikační efekty projektu), tj. popis vztahu projektu k již realizovaným či plánovaným projektům a aktivitám uskutečněným/zamýšleným v lokalitě, regionu či uskutečněným/zamýšleným aktivitám předkladatele projektu.
Technický a technologický popis: Zahrnuje stručný popis technických aspektů projektu. Informace se získávají z projektové dokumentace či obdobného dokumentu zpracovaného na předmět projektu. Podrobnější popis zpravidla v projektové fiši není nutný. V opačném případě se jako příloha přikládá projektová dokumentace a další dokumenty obsahující nejpodrobnější technický a technologický popis předmětu projektu.
Časový harmonogram realizace projektu
Nejčastěji se zpracovává formou tabulky, v níž jsou uvedeny názvy jednotlivých etap realizace, jednotlivé projektové aktivity. K veškerým údajům je nutno doplnit časové údaje (doba trvání).
Je vhodné zpracovat stručný časový harmonogram celého projektu (názvy a doby trvání jednotlivých fází - přípravná, realizační, provozní, likvidační) a podrobný časový harmonogram realizace projektu v členění uvedeném výše, přičemž jednotlivé doby trvání projektových aktivit nejsou "ukotveny" k reálnému, (na konkrétní měsíce roku), ale k relativnímu kalendáři (údaje v počtu měsíců/let). Obě tabulky pak poskytují úplný přehled o časovém harmonogramu projektu, i když se z nějakého důvodu posune plánovaný termín začátku realizace projektu apod.
Rozpočet projektu a plán jeho financování, rozpočet nákladů (odhad rozpočtovaných nákladů): Uvádí se tabulka obsahující podrobný rozpočet nákladů projektu. Ve většině případů tvoří tabulku jednotlivé položky nákladů přípravné, realizační, provozní a likvidační fáze projektu. Jednotlivé částky je dobré uvádět v podrobnosti na jednotlivé roky realizace, postačí však uvést pouze celkovou výši každé nákladové položky. V některých případech, je-li to důležité, je přínosné, když se zpracuje odděleně rozpočet nákladů obsahující pouze uznatelné (oprávněné) náklady projektu podle podmínek dotačního titulu a rozpočet obsahující veškeré náklady projektu, které reálně v souvislosti s projektem vzniknou. Konkrétní podoba rozpočtu nákladů závisí na charakteru projektu a jeho výše a podmínek dotačního titulu.
Plán financování projektu (disponibilní zdroje): Zahrnuje popis jednotlivých disponibilních zdrojů (předpokládaných zdrojů financování). Zpracovává se tabulka disponibilních zdrojů, z níž by měly být patrné jednotlivé druhy zdrojů (vlastní prostředky žadatele, jeho partnerů, kraje, ČR, EU apod.) a částky celkem vždy rozpočítané za jednotlivé roky realizace projektu. Tyto částky mohou být dále doplněny o jejich procentuální vyjádření (příklad - viz tabulka).
Ekonomické vyhodnocení projektu
Mělo by se jasně uvést, zda se zvažovaly jiné alternativy dosažení specifických cílů projektu a víceré varianty realizace projektu. Popis alternativ a variant musí doplnit zdůvodnění, proč se od dané alternativy či varianty odstoupilo. V důležitých případech je dobré jednotlivá zdůvodnění dokumentovat na vypočtených hodnotách ukazatele prosté či dynamické doby návratnosti, vnitřního výnosového procenta (vnitřní míra výnosnosti) nebo čisté současné hodnoty apod.
Vyhodnocení vlivu na životní prostředí
Uvádí se popis vlivů projektu na jednotlivé složky životního prostředí. V souladu s platnou právní úpravou je potřeba u každého projektu odpovídajícím způsobem doložit vyhodnocení vlivu projektu na životní prostředí. Zákon č. 100/2001 Sb., o posuzování vlivu na životní prostředí, ve znění zákona č. 93/2004 Sb. stanovuje podle druhu a rozsahu předmětu projektu (realizované činnosti) podmínky, za jakých se musí vyhodnotit vliv projektu na životní prostředí. V souladu s tímto zákonem a podmínkami dotačního titulu je potřeba k projektové fiši doložit studii vlivu na životní prostředí (EIA), nebo vyjádření příslušného úřadu (kraje, Ministerstvo životního prostředí) o vlivu projektu na životní prostředí se zamítavým stanoviskem.
V některých případech postačí popsat v projektové fiši vlivy projektu na jednotlivé složky životního prostředí a napsat, jak se bude postupovat při získávání odpovídajících vyjádření a podobně s tím, že dokument bude přiložen později.
Současný stav projektu
V této části se uvádí popis historie a současného stavu projektu, tj. jednotlivých významných kroků přípravné fáze projektu, a popis stavu rozpracovanosti projektu (jednotlivých dokumentů) s uvedením termínu očekávaných termínů dokončení právě realizovaných kroků.
Při popisu stavu rozpracovanosti projektu by neměla chybět rekapitulace rozpracovanosti projektové žádosti, studie proveditelnosti, analýzy nákladů a užitků, územního rozhodnutí, stavebního povolení, vyjádření z hlediska vlivu projektu na životní prostředí, zajištění finančních zdrojů (úvěr, úvěrový příslib, příslib financování třetím subjektem apod.), tendrové dokumentace a výběrového řízení, podpisu smlouvy s dodavatelem stavby, podpisu smlouvy o poskytnutí dotace (grantu), případně jiné dokumenty.
Další zapojené organizace (partneři)
U některých projektů se přímo vyžaduje účast dalšího subjektu (partnera) na přípravě či realizaci projektu. Obecně lze říci, že je prospěšné, má-li žadatel o grant určitého partnera. V tomto bodě se pak uvádí identifikace partnera, popis úlohy a míry zapojení partnera na přípravě a realizaci projektu. V některých případech se dále uvede míra předchozí spolupráce žadatele s partnerem a zkušenosti partnera s přípravou a realizací obdobných projektů.
Očekávaná rizika
Přípravu a realizaci každého projektu ohrožují určitá vnitřní či vnější rizika. Měl by se proto uvést výčet jednotlivých identifikovaných rizik doplněný popisem postupu v případě výskytu rizikové události. Dále by měly být popsány návrhy opatření či seznam přijatých opatření vedoucích k odvrácení či minimalizaci rizik. Mezi nejčastější patří rizika spojená s majetkoprávními vztahy k pozemkům dotčených trvalými zábory, s nepřiznáním dotace, se získáním ostatních zdrojů financování, dále případná rizika politická, sociální, právní, rizika spojená s přírodními živly apod. Nemělo by být opomenuto žádné významné riziko.
Institucionální rámec
Realizační orgány: Popis jednotlivých orgánů a osob zainteresovaných na přípravě, realizaci, případně provozu projektu, tj. žadatel (příp. uživatel), investor, projektant, zhotovitel, partner a další subjekty (poradenské společnosti). Žadatel by měl podrobněji představit tým pracovníků, který zajišťuje přípravu a realizaci projektu, a vytvořit organizační diagram zachycující strukturu týmu. Taktéž, je-li to důležité, měl by popsat strukturu řídícího týmu, který zajišťuje provoz (předmětu) projektu a vytvořit organizační diagram tohoto týmu.
Rozdělení zodpovědností: K jednotlivým orgánům zainteresovaným na přípravě, realizaci, případně provozu projektu se uvedou jednotlivé činnosti, za jejichž uskutečnění odpovídají jednotlivé zainteresované subjekty.
(V listopadovém čísle vás budeme informovat o tom, jak chápat projekt ve smyslu strukturálních fondů, co je to projektový cyklus a dotační management - pozn. redakce.)
