Papírové dokumenty zůstávají dosud nejrozšířenější formou pro udržení archivních informací. Kladou však velké nároky na prostor, neboť jejich množství se neustále zvětšuje. Navíc vyhledat v nich více informací - ať už podle jakéhokoliv kritéria - bývá zdlouhavé nebo téměř nemožné. Proto nabývá na významu digitalizace, převádění papírových dokumentů do digitální podoby.
Pro digitalizaci mluví více důvodů. V prvé řadě je to zrychlení administrativní i správní činnosti, neboť umožní rychlý a kvalitní přístup občanů k informacím. Digitalizace také snižuje riziko zničení, porušení či ztráty dokumentů, zmenší prostorové nároky a umožní přesunout archivované originály na méně exponované lokality. Dále nabízí možnost elektronické distribuce a prezentace na internetu či intranetu. Ruku v ruce s digitalizací jde i kompletní prověření a "inventura" digitalizovaného dokumentového fondu, což také není zanedbatelný přínos.
NEZBYTNÝM ZÁKLADEM JE SKENOVÁNÍ
Základ digitalizace tvoří skenování. Než však k němu radnice přistoupí, vyplatí se, zamyslí-li se nejprve nad tím, jaký bude mít digitalizace postup a potom i samotný výsledek. "Zpravidla se nabízí řešení paralelního přístupu, to znamená postavit skenování na dvou liniích zpracování," doporučuje Kristýna Knapová ze společnosti S-COMP Centre CZ. "První linií je skenování postupně podle druhu dokumentů tak, jak jsou roztříděné. Druhou linií pak je skenování nových dokumentů."
Před vlastním zpracováním je třeba připravit dokumenty tak, aby digitalizace probíhala co nejefektivněji, bezchybně a bez problémů. Co vše to obnáší? "Nejdříve je nutno dokument pro skenování připravit," vysvětluje dále Kristýna Knapová. "Tedy například odstranit z dokumentu sponky a svorky, narovnat jeho listy či v případě roztrhnutého papíru poškozené místo slepit nebo podlepit."
Následovat musí příprava dokumentů pro další zpracování. Tím se míní vkládání speciálních papírů pro oddělení rozešitých dokumentů, dále tvorba čárových kódů, které pak usnadní indexaci, a lepení nálepek s čárovými kódy.
Samotné skenování většinou nečiní žádné problémy. Pokud mu ovšem předchází dobrá příprava a také zaškolení pracovníků, kteří skenery obsluhují. Velkou pozornost si rovněž zaslouží výběr skeneru a softwaru pro skenování a manipulaci s obrazem. Důsledkem špatného výběru skenovacího zařízení by se totiž mohlo stát poškození původního materiálu.
"Důležitou a nedílnou součástí zpracování je indexace," připomíná Kristýna Knapová. "Samotný obraz dokumentu, byť sebelépe naskenovaný, nelze rychle v digitálním archivu vyhledat, pokud s ním není spojena dostatečně vypovídající hodnota indexu. Jako index může být použit jakýkoli individuální charakteristický rys dokumentu - podle druhu agendy může být indexem například rodné číslo, příjmení, číslo smlouvy, číslo popisné, číslo katastru a podobně. Každý dokument má potom ještě další charakteristiky v podobě metadat, tedy strukturovaných dat o datech."
Po naskenování je zpravidla ještě třeba zkontrolovat kvalitu digitálního obrazu, aby se případně pořídil znovu. A potom už zbývá uvést předlohy, které prošly procesem digitalizace, do původního, případně nově požadovaného stavu. Většinou je nutné znovu sešít svorkou dokumenty, které byly během přípravy rozešity. Některé dokumenty je žádoucí uložit do speciálních obalů, často je vhodné použít jiný typ archivačních krabic, než byly původní, a může být použit jiný způsob značení.
STRUKTURU ARCHIVU JE TŘEBA VOLIT PŘÍPAD OD PŘÍPADU
Má-li se uplatnit přednost digitálního archivu, jíž je snadné vyhledávání podle různých kritérií, je třeba vytvořit pevně danou strukturu archivu. Ta někdy přesně kopíruje uspořádání papírového archivu, jindy je zase vhodnější - zvlášť když už se k tomu v souvislosti s digitalizací naskytne příležitost - vytvořit jiné uspořádání.
Každý dokument v archivu nese informace, které jsou důležité pro jeho zařazení a pozdější vyhledání. Z těchto důvodů je třeba zajistit i správné označení dokumentů. Tyto informace je třeba zjistit od pracovníků v archivu nebo osob, které budou digitální archiv využívat. Uspořádání se obvykle provádí do několika úrovní složek, kde jsou potom uloženy samotné dokumenty popsané pomocí metadat.
Dokumentů může být několik typů, a to podle informace, kterou obsahuji. Metadata jsou uspořádána do evidenčních karet, které obsahují všechny popisné informace o dokumentu.
S uspořádáním dokumentů většinou souvisí přenesení souborů na jiné místo, nejčastěji na diskové pole. Kopírování však může mít za následek nemalé zatížení sítě. Toto riziko je dáno tím, že velké výkresy s vysokým rozlišením v dobré kvalitě mohou na diskovbém poli zabrat poměrně dost místa, řádově stovky megabytů.
SYSTÉMY PRO UKLÁDÁNÍ DAT
Pro efektivní práci s digitalizovanými dokumenty jsou určeny počítačové programy zvané DMS (Document Management Systems), které se používají k ukládání, uchování, archivaci a sdílení elektronických dokumentů.
Digitalizace se využívá hlavně v rozsáhlých archivech, například ve stavebních, které obsahují různorodé materiály. Dost často se digitalizuje i živnostenský archiv - je totiž relativně nový, neboť obsahuje dokumenty vytvořené až po roce 1989. Časem však budou přicházet na řadu i další agendy.
Je tedy zřejmé, že digitalizace dokumentů je kvalifikovaná činnost, pro niž organizace potřebuje buď vlastní vyškolené pracovníky, anebo ji svěří externí organizaci, případně zkombinuje obě možnosti. Vyplatí se proto nechat si vypracovat úvodní studii, jaký by měl být v podmínkách té či oné radnice nejvhodnější postup. Výsledný návrh záleží na mnoha faktorech - na objemu dokumentů, množství potřebných popisných informací, kvalitě a formátu papírových dokumentů, potřebné kvalitě ukládaných digitálních dokumentů, způsobu ukládání atd.
Jaroslav Winter
