Firmy, které se přihlašují do výběrových řízení, většinou vypracovávají nabídku samy. Nedostatky, které je případně ze "soutěže" vyřadí, jsou spíše formálního charakteru. Tak či tak však potom celá práce s vypracováním nabídky vyjde vniveč.
Základním aspektem při organizaci výběrového řízení je hodnota zakázky. Veřejné zakázky nad 2 milióny korun se podle zákona zveřejňují na centrální adrese (www.centralniadresa.cz) jako otevřené výběrové řízení a na této adrese se o vyhlašovaných výběrových řízeních dozvídají potenciální zájemci. Podle složitosti a rozsahu výběrového řízení buď sami zpracujeme, nebo si necháme zpracovat zadávací dokumentaci, kterou postoupíme právní firmě. Ta už zajistí veškerý servis, který se týká veřejné zakázky.
Zástupci Městské části Praha 5 se poté účastní otevírání obálek, při kterém se vyřadí nabídky, které neobsahují předepsané a požadované náležitosti, případně byly doručeny po termínu. Pak zasedá hodnotící komise, která z uchazečů, kteří prošli do dalšího kola, vybere vítěze.
JAK SE DOSTAT NA SEZNAM
U veřejných zakázek do 2 miliónů korun zákon nestanovuje konkrétní pravidla pro jejich zadání. Jsou tudíž uzavřenější v tom smyslu, že se o nich dozví pouze vybrané firmy, se kterými už spolupracujeme, máme na ně dobré reference apod. Využíváme naše zkušenosti, ale i zkušenosti jiných městských částí. Například potřebujeme-li vybavit dětská hřiště, oslovíme 5 až 7 firem, aby nám učinily nabídku. Seznam firem není nijak uzavřený, lze se do něj dostat tak, že nám zájemci pošlou ukázky a nabídky své práce. Konkrétně u dětských hřišť mohou poslat katalogy herních prvků, reference, kde už jejich hřiště stojí apod.
VYSVĚTLOVAT, VYSVĚTLOVAT...
Komisi, která bude hodnotit nabídky, tvoří nejméně pět lidí. Například u nadlimitních zakázek musí být složena ze 30 % z odborníků. Jde většinou o zástupce městské části (zastupitele, radní, zaměstnance odboru městské zeleně). Otvírání obálek, na kterém komise zapisuje základní parametry nabídek, je veřejné, mohou se ho účastnit všechny firmy, které nabídku podaly. Zde se ověřuje, zda má dokumentace všechny náležitosti. Pokud je nemá, je vyřazena. Zástupci firem mohou vznášet námitky a připomínky. Například vysvětlit, že požadovanou položku mají zpracovanou v jiné podobě. Doplňovat se nedá nic, ale vysvětlovat ano. Další zasedání hodnotící komise je neveřejné. Vytvoří se bodovací tabulka s vahami pro jednotlivá kritéria, například, že cena tvoří 40 % váhy, reference a odbornost zaměstnanců 20 % atd. Tabulku vyplní všichni členové komise. Komise je kontrolována formou čestných prohlášení jednotlivých členů, že nejsou v žádném vztahu k uchazečům. Kontrolním mechanismem je i přítomnost uchazečů při otvírání obálek, a tedy jejich informovanost o nabídkách konkurence. Dále pak možnost se odvolat nebo vznést námitky Úřadu na ochranu hospodářské soutěže, magistrátu na průběh řízení, výsledek atd. Všechny uzavřené smlouvy se ve zkrácené podobě zveřejňují na internetu (na webových stránkách Městské části Praha 5 a na centrální adrese). Obsahují základní údaje o firmě, předmětu smlouvy a smluvní ceně.
KRITICKÉ BODY VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ
Možná to zní jako samozřejmost, ale uchazeči by si měli dávat pozor na to, aby jejich nabídka měla veškeré náležitosti popsané v zadávací dokumentaci. Především ty položky, které tam bezpodmínečně být musí. Například při výběrovém řízení na úklid chodníků vypadli ti uchazeči, kteří zapomněli k nabídce připojit smlouvu o likvidaci odpadu či živnostenský list. Problém je v tom, že do přihlášky dodatečně už nic doplňovat nelze. Ani když jde "jen" o formální chybu.
Podobně je někdy kamenem úrazu dodržení stanoveného termínu pro podání přihlášky (termín je určen dnem i hodinou) a také místa. V minulosti jeden z uchazečů nabídku místo na Štefánikovu 13 doručil na Štefánikovu 23, takže se nabídka včas nedostala do správných rukou a celá práce s vypracováním nabídky vyšla naprázdno.
Máme zkušenost, že si uchazeči své nabídky zpravidla zpracovávají sami. Samozřejmě některé náležitosti přihlášky jako čestná prohlášení, ověření některých dokumentů a podobně jsou složitější a je nutné si nechat poradit od odborníků (zpravidla právníků). Složitost vypracování nabídek se odvíjí od charakteru výběrového řízení. Například u výběrového řízení většího rozsahu (údržba veřejné zeleně v Praze 5) je nákladových položek v tabulkách na vyplnění obrovské množství. Může to znamenat práci, počítání a vyplňování přibližně na týden.
POZOR NA TERMÍNY!
Někdy vidina zajímavé zakázky zaslepí firmy natolik, že si ani samy nerozmyslí, zda na ni stačí. Pokud firma na to, že si vzala příliš velké sousto, přijde až poté, co uzavřela smlouvu, je nutné smlouvu vypovědět se všemi nepříjemnými důsledky. Měla by si tedy včas ověřit, zda má dostatečné kapacity, zda nemá nasmlouvané v daném termínu další akce atd.
Samozřejmě jsou stanoveny i termíny pro realizaci předmětu veřejné zakázky. Jejich nedodržení s sebou přináší nepříjemné smluvní pokuty. Větší problém jsme zatím měli snad jen při otvírání Dětského ostrova, do kterého zasáhly povodně roku 2002. Působení přírodních katastrof je ale smluvně "ošetřeno".
Firma si také musí uvědomit, že si za cenami uvedenými v nabídce musí stát. Ceny už po uzavření smlouvy není možné změnit, i kdyby tyto ceny byly pro firmu ztrátové.
Nabídková cena není jediným kritériem pro hodnocení. Bereme v úvahu reference, počet zaměstnanců, strojní vybavení, odborníky ve firmě se zahradnickým vzděláním nebo vzděláním důležitým pro konkrétní zakázku. Uvědomujeme si, že některé firmy dokáží nabídnout nízkou cenu, ale úroveň a kvalita odvedené práce je nedostatečná.
Martina Hanušová
referentka odboru městské zeleně
ÚMČ Praha 5
Případová studie
Městská část Praha 5, odbor městské zeleně, v současné době připravuje výběrové řízení na údržbu městské zeleně. Sem patří všechna dětská hřiště, parky i ostatní plochy zeleně. Tyto plochy jsou v Praze 5 rozděleny do tří oblastí, které v současné době udržují tři firmy, smlouva s těmito firmami končí v srpnu letošního roku.
Jde o nadlimitní veřejnou zakázku, smlouva o dílo bude uzavřena na 5 let. V současné době je zpracována zadávací dokumentace, tato dokumentace bude obsahovat zhodnocení, výměry jednotlivých technických a biologických prvků, počty dřevin, mobiliáře atd. a rozsah a druh prací potřebných k zajištění odpovídajícího stavu té které plochy. V zadávací dokumentaci bude například vyčísleno, kolikrát za rok je nutné plochu posekat, četnost úklidu a vysypávání odpadkových košů, kolikrát se vymění písek v pískovištích, opraví se lavičky, kolik se bude vysazovat stromů, péče o letničkové záhony atd. Na základě toho spočítají firmy nabídkové ceny. Rozpis prací a vzorovou tabulku vypracoval odbor městské zeleně, tabulky přehledů jednotlivých ploch zpracovávají externě zahradní architekti. Důvodem externího zpracování dat je fakt, že ploch veřejné zeleně v Praze 5 je více než sto. Zadávací dokumentace bude následně postoupena právní kanceláři, která oznámení o výběrovém řízení umístí na centrální adresu začátkem května roku 2006, poté bude v termínech uvedených na centrální adrese rozdávat zadávací dokumentaci případným zájemcům.
Nový zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách
Nový zákon, který vstoupí v účinnost počátkem letošního července, zavádí mimo jiné moderní způsoby zadávání veřejných zakázek, které by měly přispět ke snížení administrativní i finanční zátěže zadavatelů i dodavatelů. Na základě praktických zkušeností z aplikace stávajícího zákona přeformuloval a rozvedl jednotlivá ustanovení tak, aby se předešlo výkladovým problémům. Změny by měly přispět i ke snížení korupčního prostředí při zadávání veřejných zakázek.
