Za necelé dva měsíce začne nové programové období pro získávání další finanční podpory z Evropské unie. Města a obce v něm mohou využít zkušeností získané v předchozích letech, zejména ve Společném regionálním operačním programu.
Příprava projektů stejně jako jejich následná realizace ukázala, v čem spočívají hlavní úskalí obou fází. V zájmu úspěšného postupu se proto podívejme, čeho by se měli předkladatelé vyvarovat.
PŘÍPRAVA PROJEKTU
Během ní se rozhoduje především o tom, zda se projekt uskuteční nebo zůstane pouze v rovině projektového záměru. Proto je nutné dbát na přesnost, spolehlivost, odborné znalosti a rovněž na komunikační schopnosti jednotlivců. Nejčastějšími potenciálními riziky přitom jsou:
Podcenění časové náročnosti projektu: Dosavadní zkušenosti z dotačních programů svědčí o tom, že v den závazně vyhlášené uzávěrky přichází s projekty velká většina žadatelů. Z toho se dá usuzovat, že závěrečná fáze přípravy projektu probíhá v časovém stresu, který má za následek jeho nedostatečnou závěrečnou kontrolu, takže mnohdy chybějí důležité přílohy a podpisy. Je tedy důležité si předem stanovit harmonogram prací a snažit se je dodržovat.
Neúplné nebo mylné informace o dotačním programu: Žadatelé by vždy měli vycházet z pravidel, stanovených vyhlašovatelem programu. Protože také v nich mohou být nejasné či nejednoznačné formulace, měli by přímo žádat o jejich objasnění vyhlašovatele. Informace z neoficiálních zdrojů mohou být totiž často klamavé a zavádějící.
Výběr nekvalitního zpracovatele: Pro každého žadatele, jenž uvažuje o zapojení zpracovatelské firmy, platí pravidlo výběru z několika nabídek. Tím se alespoň zčásti eliminuje riziko, že si nakonec vybere firmu nekvalitní a nespolehlivou. Vodítkem by mu mohly být například smlouvy, které firmy nabízejí žadateli, neboť svým obsahem mohou vypovídat o jejich odbornosti a serióznosti. Dále také dostupné reference, které tyto firmy uvádějí na svých webových stránkách, ty je však nutno ověřit.
Přípravné práce vykonává pouze jeden člověk: Přestože nemusí jít vždy o rizikový faktor, může i z ryze objektivních příčin (například onemocnění) nastat krizový stav. Připravovat projekt je proto lepší v týmu, jehož dva až tři členové mají přesně stanovené a termínované úkoly. Nutná je přitom koordinace, kterou by měl zajistit člověk s manažerskými dovednostmi.
Tvůrce myšlenky zůstane stranou příprav a realizace: Zkušenosti ukazují, že by tato situace neměla nikdy nastat. Pokud se objeví, přináší do přípravy i následné realizace projektu mnohá rizika, poněvadž chybí subjekt, který je s ním vnitřně nejvíce spjatý.
Podcenění kritiků a odpůrců projektu: Při přípravě projektu je zapotřebí vzít v úvahu různé subjekty, kterých se daný investiční záměr může dotýkat. Je nutno s nimi včas komunikovat, jednat a nalézat společná řešení. Mnoho investičních akcí bylo totiž zdržováno nebo přímo zablokováno například v rámci stavebního řízení, tj. v přípravné fázi.
Snaha vyhovět hodnotícím kritériím i za cenu přijetí nereálných závazků: Nelze vycházet z toho, že se žadatel bez ohledu na své možnosti musí snažit co nejdůsledněji vyhovět hodnotícím kritériím a tím získat maximální počet bodů. Je naopak žádoucí, aby se žadatel včas vyvaroval závazků, které nebude schopen plnit.
Značná finanční náročnost: Některým předkladatelům se již stalo, že kvůli značné finanční náročnosti jejich projekty nebyly podpořeny, byť v podstatě splňovaly všechny požadavky. Obec musí přijmout myšlenku, že na přechodné období se pravděpodobně zadluží. Je proto vhodné předem zvážit, zda přijatý záměr neuskutečnit po etapách, které by bylo možné snadněji financovat.
REALIZACE PROJEKTU
Při přípravě projektu byly rizikové faktory především subjektivního charakteru. Ve fázi realizace projektu k nim přibývají i situace, s nimiž se nedá předem počítat:
Chybné výběrové řízení dodavatele: Výběrovému řízení je nutno věnovat značnou pozornost, neboť jeho účastníci mohou následně rozhodnutí rozporovat, a tím dostávat realizaci projektu do značných časových prodlev.
Nenadálé změny v rozpočtové náročnosti: Zatímco přípravu projektu může ovlivnit subjektivní podcenění cenových kalkulací, při jeho uskutečnění může dojít k nepředvídatelnému skokovému zvýšení cen surovin, služeb i prací. Přesto by se v rozpočtu mělo vždy s určitou rezervou počítat.
Nespolehliví partneři: Preventivně lze průběžně sledovat jednotlivé práce, plnění plánů a zjištěné nedostatky ihned řešit. Každý realizátor projektu by si měl připravit alternativní řešení pro případ, kdy partner svůj závazek neplní nebo ho plní chybně.
Nedodržení smlouvy: Lze mu předcházet i tím, že smluvní strany si společně projdou všechny body smlouvy a vzájemně si objasní jejich chápání. Může se tím předejít jejich nechtěnému neplnění.
Časté personální změny v realizačním týmu: Ke zdárnému uskutečnění projektu přispívá kontinuita ve složení realizačního týmu. Naopak častá obměna osob odpovědných za výkon například jednotlivých prací vytváří podmínky k nedostatečnému přenosu informací, což zvyšuje riziko odchýlení se od původního záměru.
Nepředvídatelné události: V průběhu realizace projektu se mohou vyskytnout nečekané události, které zcela změní vnější podmínky (živelné katastrofy, kriminální činy, tragické události apod.). Přestože to jsou výjimečné situace, je nutno s nimi počítat zejména v souvislosti s pojištěním.
Výše zmíněná i další rizika a úskalí při přípravě a uskutečnění projektu by však neměla obce odrazovat od snahy získat i v letech 2007 až 2013 finanční podporu ze strukturálních fondů Evrpské unie.
Miloš Charbuský
Jan Stejskal
Ekonomicko-správní fakulta Univerzity Pardubice
Zásady při přípravě projektu:
Časový harmonogram
Aktuální informace o dotačním programu
Kvalitní a spolehlivý zpracovatel projektu
Sestavení realizačního týmu
Určení vedoucího týmu
Široké diskuse ohledně záměru
Získání podpory pro projekt
Předjednat finanční zatížení
