Za středně velkou firmu lze považovat každý krajský úřad. Středočeský - kvůli rozloze a lidnatosti spravovaného území - patří k největším v zemi. Právě proto tam jeho vedení chce uplatnit některé manažerské postupy již běžné v komerční sféře.
Už jsme se dostali z období budování a konsolidace krajského úřadu a nyní vstupujeme do nové etapy, v níž nám půjde o maximální profesionalitu práce všech více než 620 zaměstnanců a o souměřitelnost s evropskými standardy vztahovanými k výkonu veřejné správy, míní Josef Kubiš, ředitel Krajského úřadu Středočeského kraje. Ve středních Čechách bylo po komunálních volbách v roce 2000 z pozice tehdy nově ustaveného kraje zvlášť nesnadné zajistit na svěřeném území nerušený výkon státní správy. Středočeský kraj je totiž co do rozlohy největší v zemi, počtem obyvatel se vyrovná hlavnímu městu, má ze všech krajů i nejvíce obcí (1146) a sestává i z největšího počtu okresů (12).
SMRŠŤ ÚKOLŮ A KOMPETENCÍ
"Jako ostatní regiony i my jsme začínali vytvářet svůj krajský úřad na příslovečné zelené louce, bez zkušeností z fungování krajského řízení, s úředníky, kteří se navzájem neznali a často se museli teprve učit novým povinnostem," vysvětluje Josef Kubiš. Navíc budova ve Zborovské ulici na pražském Smíchově, již Středočeský kraj pro svůj úřad dostal, byla z valné části obsazena pětadvaceti nájemci a kvůli nevyhovujícímu stavu musela podstoupit rekonstrukci. Poslední nájemce - Všeobecná zdravotní pojišťovna - odejde nyní koncem ledna, ale část budovy se ještě bude opravovat.
Kraj však postupně také ze zákona přebíral nové agendy a kompetence a rovněž obrovský majetek například v podobě silnic 2. a 3. třídy, škol a školských zařízení a naposledy nemocnice a další zdravotnická zařízení.
"Za takové situace bylo prvořadým úkolem řešit operativní záležitosti a nepřipustit, aby úřad pod nekonečným přívalem stále nových úkolů fungoval jen napůl a jeho základní funkce byly oslabeny," říká ředitel. Je přesvědčen o tom, že tuto nelehkou zkoušku má jeho stále sehranější tým již za sebou a může se teď soustředit na další prohlubování kvality své práce, včetně účinnější metodické pomoci obcím.
"I ve veřejné správě se například dají stejně jako v komerční sféře pojmenovat, stabilizovat a zprůhlednit klíčové procesy, odvodit z nich funkční popisy jednotlivých činností a zavést určité standardy. Mohou to být standardy jak pro vybavení kanceláří, tak třeba pro výkon státní správy pro určitou oblast. Již jsme na základě výběrového řízení pověřili společnost M. C. TRITON, s. r. o., zabývající se manažerským poradenstvím, aby pro nás připravila projekt na standardizaci kvality poskytovaných služeb i na standardizované metodiky řízení a správy majetku," konstatuje Josef Kubiš.
"Úředník má tendenci uzavřít se do své odbornosti, rutinně plnit zadání od svého nadřízeného a záležitosti, které se netýkají bezprostředně jeho odboru, nevnímat. Jak kraj ze zákona přebíral stále nové a nové úkoly, přicházeli nejen noví zaměstnanci, ale mechanicky se také vytvářely stále další a další odbory. Těch dnes máme již 19, což je pro mě jako ředitele úřadu z hlediska moderního řízení neúnosný počet. Proto jsem připravil radě kraje návrh na radikální omezení jejich množství a zároveň návrh na posílení vrcholového managementu krajského úřadu. Jde mně o to, aby řízení odborů už neprobíhalo pouze po vertikální linii systémem ředitel úřadu - vedoucí odboru - pracovníci odboru, ale abychom přes tři mé nové náměstky prosadili i horizontální typ řízení. Na kraji totiž řešíme celou řadu problémů, které prolínají agendami jednotlivých odborů, ať už jde o správu majetku, investice či třeba krizové řízení. A právě proto si tolik slibuji od horizontálního řízení, které se osvědčilo už v komerční sféře, ale ve veřejné správě je zatím takřka nepoužívané," dodal Josef Kubiš.
Lepší komunikace mezi početně zredukovanými odbory pomůže i k naplnění ředitelovy vize zavést v praxi úřadu pravidlo "Jedna žádost stačí". Lidem, ale například také obcím nebo institucím, kteří se na krajský úřad obrátí s jakýmkoli podáním, by mělo v budoucnu stačit, aby je uplatnili u jednoho kompetentního úředníka. Bude pak už pouze na úřadu, aby pomocí vlastních vnitřních mechanismů zajistil k tomuto podání podle potřeby vyjádření i dalších odborů a občan od nich nemusel shánět další nutná vyjádření, razítka a podpisy sám.
... než vše přejde do krve
"Zatím je to pouze vize, byť již posvěcená souhlasným stanoviskem hejtmana a rady kraje," připouští ředitel. "Bude totiž ještě nějakou dobu trvat, než společnost M. C. TRITON prověří naše současné vnitřní postupy a navrhne, jak je nově nastavit, zracionalizovat a zefektivnit. Patrně však i potom ještě nějakou dobu potrvá, než nové postupy, vymykající se dosavadní praxi, všem přejdou do krve. Zpočátku bude nutné náš záměr a přijatá opatření všem úředníkům nejen vysvětlit, ale také důsledně vyžadovat a kontrolovat jejich dodržování. Teprve až si každý zaměstnanec krajského úřadu tuto praxi osvojí a až si na ni v dobrém slova smyslu rutinně zvykne, budeme moci konstatovat, že máme vyhráno. Ale ani pak nebude možné pustit vše ze zřetele. Mně už nyní například významně pomáhá zákonem zavedený institut vnitřního auditu, který mně jako vedoucímu organizace umožňuje kontrolovat všechny vnitřní procesy, dodržování vnitřních předpisů i zákonů a vyhlášek. Jakmile obdržím jakýkoliv varovný signál, že někde dochází třeba k prodlevě při vyřizování spisů, či dostanu stížnosti na postup některého z našich úředníků, okamžitě tam nasazuji vnitřní audit a situaci řeším," říká Josef Kubiš.
Ředitel má i další přání: Byl by rád, aby se také na krajském úřadě ujala běžná zvyklost z komerční sféry, v níž každý příchozí do firmy je potenciálním váženým klientem. "Není jistě problém vydat k tomu příslušné vnitřní nařízení a dokonce třeba přesně naformulovat, jak má úředník zdvořile oslovit občana a nabídnout mu své služby, jak se mají zaměstnanci úřadu ohlašovat do telefonu apod. Ovšem umět komunikovat s lidmi je ještě něco víc. Když přijímáme nové pracovníky, podrobujeme je nejen náročnému přijímacímu řízení, včetně psychotestů, ale také jim zásadně dáváme tříměsíční zkušební lhůtu. Ta pro nás nepředstavuje ani tak test jejich odbornosti, jako právě prověrku jejich schopnosti jednat s lidmi."
Josef Kubiš zdůrazňuje, že příprava dobrého úředníka veřejné správy trvá kolem pěti let a každý zaměstnavatel by měl mít snahu si ho pak udržet. "Platy ve veřejné správě nejsou zase až tak nízké, ale pochopitelně často velmi značně zaostávají za platy v komerční sféře," upozorňuje. "Proto záleží i na tom, jaké vztahy panují na krajském úřadě mezi jeho pracovníky. Dokáže-li vedoucí podřízeným zadané úkoly dobře vysvětlit a získat je pro ně, může se pak na ně více spolehnout, nemusí řešit tolik jejich omylů a chyb, více se vyváže z běžné operativy a získá větší prostor pro koncepční práci. A navíc klesá fluktuace zkušených pracovníků," dodává ředitel.
NIZOZEMCI BY SE DIVILI
Podle něho český úředník v podstatě už nijak nezaostává za svými kolegy ze západní Evropy. Přesto si Josef Kubiš, když byl s delegací Středočeského kraje v nizozemském městě Groningen a stejnojmenné provincii, například povšiml, že tam úředníci mají profesionálně osvojenou etiku jednání s občany a jsou pro komunikaci s lidmi i lépe proškoleni. "Nizozemské provincie mají poněkud méně kompetencí než české kraje, avšak tamní místní správa si umí lépe odborně poradit s přípravou a realizací velkých projektů třeba na velkoplošnou obnovu středu města nebo oživení významné části venkovského regionu. Naproti tomu by nizozemští kolegové asi byli dost nešťastní, kdyby se ocitli v takové situaci, v níž jsme byli na počátku budování krajského úřadu. Kdy jsme museli improvizovat, aniž bychom měli nějaký manuál. Naopak jsme zase obdivovali, jak jsou ve veřejné správě v Groningenu zažity standardní úřední postupy a vše tam přesně běží jako perfektně fungující hodinový stroj. Když jsme se nizozemských kolegů ptali, jak řeší situaci, pokud něco v těchto postupech zaskřípe, úředník selže a situace hrozí vymknout se zpod kontroly, vůbec nechápali, na co se vlastně tážeme," uzavřel Josef Kubiš.
Josef Kubiš působil po listopadu 1989 jako poslanec za KDU-ČSL v České národní radě i Poslanecké sněmovně. Má však také bohaté zkušenosti z komerční sféry. V krajských volbách byl zvolen zastupitelem, ale v souladu s výsledky koaličních jednání se vzdal mandátu a převzal úřad ředitele středočeského krajského úřadu. Žije v Nymburku.
