Dnes už i elektronický psací stroj málem patří mezi historické exponáty, protože většina písemností se zhotovuje na počítačích. I v samosprávě to vede leckoho k přesvědčení, že je zbytečné zaměstnávat sekretářky...
Dnes už i elektronický psací stroj málem patří mezi historické exponáty, protože většina písemností se zhotovuje na počítačích. I v samosprávě to vede leckoho k přesvědčení, že je zbytečné zaměstnávat sekretářky (asistentky), neboť napsat dopis na počítači přece umí každý!
Je tomu tak opravdu? I při jen letmém pohledu na některé úřední vývěsky v hlavním městě je patrné, že autor písemnosti není žádný odborník. Ještě horší však je, najdou-li se v textu prohřešky proti pravidlům pravopisu.
Co by tedy měl každý autor vědět? Především to, že existuje norma pro úpravu písemností - jde o ČSN 01 6910 Úprava písemností zhotovených textovými editory nebo psaných strojem (novela z listopadu 2002). Dobrým pomocníkem jsou i Pravidla českého pravopisu. Pochopitelně že obě pomůcky by měly sloužit jen k občasnému nahlédnutí, jinak by je měl mít každý "v hlavě". To by nemělo působit problémy hlavně absolventům obchodních akademií a podobných škol. Ti musí hravě zhotovit jakoukoli písemnost - dopis, vyhlášku, zprávu, interní sdělení či smlouvu v náležité kvalitě. Navíc jsou vlastně "nejlevnější", protože písemnost vyhotoví mnohem rychleji než mnohý starosta, u něhož se nevyžaduje, aby klávesnici ovládal "všemi deseti".
Profesionálně dokonalý dopis však těžko pořídíme bez kvalitního (opět normalizovaného) předtisku. Zde musíme připomenout další normu - ČSN 88 6101 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci.
Souvisejících norem je ovšem ještě víc. Například jde o Zákonné měřicí jednotky, Veličiny, jednotky, rovnice, Úprava rukopisů pro sazbu apod. To podstatné a potřebné pro zhotovení kvalitní písemností je ale obsaženo ve výše zmíněné ČSN 01 6910.
Slabinou bývá i psaní akademických titulů. Při minulých volbách se na volebních lístcích vyskytly u jmen kandidátů takové "perly", jako třeba PhDr. Bc. Jaromír Vonásek, Ing. Ing. František Vopršálek apod. Každý, kdo je alespoň trochu informován, ví, že získá-li někdo "vyšší" akademický titul, neužívá už ten "nižší". Jestliže tedy absolvuje plné vysokoškolské studium, neužívá už titul bakalářský. Stejně tak nezvýší vážnost kandidáta zdůrazňování, že je "dvojnásobným" inženýrem. I když třeba má jeden titul z VŠE a druhý z ČVUT.
O nekvalifikovanosti pracovníků na úřadech svědčí také to, pokud při zápisu do obchodního rejstříku nebo vystavení živnostenského listu zapíší podnikatele s pravopisnými chybami nebo s prohřešky proti obchodnímu zákoníku. Mezi názvem firmy a jejím právním zařazením musí být čárka, po tečkách děláme mezeru. Nemělo by se tedy stát, že podnik bude zapsán jako Koriolan a.s. Správně by mělo být Koriolan, a. s.
Pokud úřady korespondují se zahraničními partnery, měli by jejich pracovníci vědět něco o tom, jak se píší adresy do zahraničí, jaké jsou tam zvyklosti s oslovováním a závěrečnými formulacemi, jak se píše datum apod. Ani po našem vstupu do Evropské unie se nemusíme obávat, že psaní podle naší normy bude vnímáno jako špatné. Žádná evropská norma k tomu totiž neexistuje. Každý stát se řídí buď svými normami, nebo zvyklostmi. Důležitá je jen kvalita a znalost určitých odlišností. Například existuje podstatný rozdíl v psaní data do Velké Británie a Spojených států. Pokud bychom do USA napsali, že přijedeme 2004-05-12, budou nás čekat 5. prosince, zatímco Britové pochopí, že přijedeme 12. května.
Vysoká škola veřejné správy a mezinárodních vztahů v Praze
