Základním kamenem moderního úřadu je funkční a otevřená elektronická spisová služba s vazbou na datové schránky. Potvrdila to i nedávno uskutečněná akce "Office 21: Kancelář 21. století". V pražské O2 areně dala nahlédnout pod pokličku současných softwarových prostředků, které bez nadsázky umožňují funkce, jež jsme si v době počátků počítačů na úřadech jen stěží uměli představit.
Málokdo však tehdy také tušil, jak enormní nárůst zpracovávaných dokumentů nás v následujících letech čeká, a že se úřady budou muset vypořádat s novým fenoménem - elektronickou komunikací. Dnes patří alespoň elektronická podatelna mezi běžné vybavení každé obce. Malá obliba elektronických podpisů však způsobila, že podíl elektronických dokumentů zůstává až do současnosti minimální, v řádu jednotek procent. I to se však brzy změní: Přichází totiž projekt ministerstva vnitra eGON a jeho datové schránky.
Organizace veřejné správy, tedy i města a obce, budou od prvního července příštího roku povinny doručovat prostřednictvím datové schránky dokumenty jinému úřadu. A umožní-li to povaha dokumentu, pak také těm fyzickým osobám, podnikatelům a firmám, které budou mít svou datovou schránku zpřístupněnu. Je nepochybné, že podíl elektronické komunikace výrazně vzroste.
ROSTE ROLE ELEKTRONICKÉ SPISOVÉ SLUŽBY
Nejen kvůli nutnosti poradit si s došlými elektronickými dokumenty chápou města a obce nezbytnost řešit správu a řízení oběhu dokumentů pomocí moderních informačních systémů pro jejich správu - systémů elektronické spisové služby. Ty automatizují řízení administrativního chodu úřadu, zaručují jednoznačnou identifikaci dokumentů, jejich čitelnost a dostupnost a také jednoznačnou osobní zodpovědnost za písemnosti a jejich vyřízení. Takový software umožní dohledat daný dokument na základě znalosti i třeba jen neúplných údajů, což pomáhá zaměstnancům úřadů disponovat v každém okamžiku dostatkem informací.
Spisová služba se dostává do klíčové a nezastupitelné role realizací datových schránek. Právě jejich prostřednictvím se spisová služba stane jednoznačnou páteří úřadu, který bude centralizovaně přijímat a odesílat elektronické dokumenty, všechny dokumenty centrálně evidovat a dále komunikovat s dílčími agendami.
DIGITALIZACE ŠETŘÍ PAPÍR I ČAS
Pojďme si nyní jednotlivá pracoviště dnešního moderního úřadu představit v pořadí, v jakém jimi prochází došlý dokument. Na začátku je podání: Buď papírové přímo na podatelně, nebo elektronické - z pohodlí domova nebo například přes informační kiosek umístěný ve vstupní hale městského úřadu či na informačním centru. Díky prvotnímu identifikátoru má občan jako podatel svůj elektronický dokument stále pod dohledem. Ve svém outlooku se přesvědčí, zda mu přišlo potvrzení o doručení. Obdrží také přístupové údaje, s jejichž pomocí může dohledat aktuální stav svého podání přímo ze svého domova nebo pracoviště. Je třeba dodat, že s nástupem datových schránek e-podatelna ustoupí do pozadí.
S listinnými dokumenty došlými poštou pomáhá pracovnicím podatelny na větších úřadech automatický otvírač obálek. I podané fyzické dokumenty jsou po označení čárovým kódem převáděny do elektronického formátu. Skenovací linka čárový kód "přečte", čímž je dokument zachycen ve spisové službě a je k němu přiložen také jeho elektronický obraz. Stačí doplnit do jeho profilu dodatečné informace.
Další oběh dokumentů po úřadu už je pouze elektronický. Příslušní pracovníci si mohou dokument a jeho elektronickou přílohu kdykoliv prohlédnout a vydat k němu okamžitě vyjádření. Tím, že po úřadě neobíhají papíry, se zrychluje komunikace mezi úředníky, zejména pokud sedí v různých budovách. Výhod elekronického oběhu dokumentů využívá také stále více měst - jmenujme například statutární město Opava nebo podstatně menší Telč.
AVIZAČNÍ SYSTÉM VARUJE PŘED "PRŮŠVIHY"
Mluvíme-li o vydávání vyjádření či rozhodnutí, dostali jsme se už od podatelny do kanceláře referenta. Ten může ve své aplikaci vyřídit dokument nebo celý spis a odeslat odpověď. Dohledá také k dané kauze její historii a související informace, a tak ho nezaskočí obligátní příkaz "zjisti mi rychle, jak jsme odpověděli v této záležitosti".
Problém oběhu dokumentů s krátkými termíny pro vyřízení (například v případě soudní obsílky) pomáhá referentovi řešit tzv. avizační systém. Ten umožňuje denně kontrolovat, zda dokumenty, které jsou mu přidělené - a zároveň referentem dosud nepřevzaté, nejsou právě dokumenty typu "soudní obsílka". Pokud ano, je odeslán e-mail na původního vlastníka i referenta, ke kterému má dokument dojít. Upozornění je zasíláno při "nečinnosti" dokumentu stanovenou dobu, například po dva dny. S úspěchem tento systém využívá kupříkladu pražský magistrát.
Moderní referentská pracoviště jsou kromě počítačů vybavena také zařízeními umožňujícími komfortní tisk a vazbu dokumentů. Specialitou jsou pracovní stoly vybavené elektromotorem pro snadné nastavení výšky pracovní desky. To umožňuje nastavit si výšku dokonce tak vysoko, že úředník může pracovat část své pracovní doby vestoje a ulevit svým zádům.
DATA STÁLE POD KONTROLOU
Referentů je však na velkých úřadech často několik desítek, ba dokonce stovek. Proto stále roste obliba technologie tzv. tenkých klientů. Tzn. že úředník může pracovat se spisovou službou přes vlastní webový prohlížeč bez nutnosti instalace programu na jeho počítač. Tuto výhodu více než vlastní uživatel ocení spíše manažer (šéf odboru, tajemník) úřadu. Komfort do manažerovy práce pak přinášejí analytické nástroje, které seskupují z jednotlivých modulů informačního systému ty výstupy, které ho v jeho funkci nejvíce zajímají, a přehledně mu je zobrazují ve formě tabulek nebo grafů. Velkou výhodou je přitom v praxi fakt, že data, která manažera zajímají, si program "pamatuje" a při příštím spuštění mu je znovu zobrazí, pochopitelně aktualizovaná. Bez zbytečné ztráty času tak lze pravidelně sledovat například plnění příjmů rozpočtu, stavy na účtech apod.
JAK UŠETŘIT NA POŠTOVNÉM
Nástupem elektronické výměny dokumentů prostřednictvím datových schránek každý úřad veřejné správy jistě výrazně ušetří. Ovšem po dobu několika dalších let listinných zásilek zůstane stále ještě dost na to, aby stálo za to zabývat se automatizací jejich zpracování. Moderní výpravny disponují řadou technologických vymožeností, jako jsou obálkovací stroje, moderní váhy nebo frankovací stroje s vazbou na spisovou službu. Výraznou úsporu času přináší používání obálkovacích strojů, které zpracují dokument, vloží jej do obálky a zalepí. Z frankovacího stroje lze do systému automaticky načítat údaje o poplatku a váze k jednotlivým zásilkám, a tím významně usnadnit práci při odesílání dopisů či balíků. Používání frankovacího stroje a jeho integrace se spisovou službou přineslo organizacím nižší pracnost, úsporu času i peněz.
Softwarovou podporou disponuje i spisovna. Příprava skartačních návrhů tak už nemusí znamenat nekonečné chození úředníka mezi regály a třídění spisů. Obsluha si vše může připravit ve specializovaném modulu a kompletní skartační návrh pak již jen předložit příslušnému archivu k posouzení.
ÚKOL ZNÍ: PROPOJIT, NEOPISOVAT!
Sledovali jsme koloběh dokumentů v úřadu, kde zásadní roli sehrává systém spisové služby. Její postavení se postupně mění. Jak jsme viděli, už nejde o pouhou evidenci dokumentů, ale spisová služba podporuje digitalizaci, je propojena s kancelářskými programy, frankovacími stroji atd. A nejen to. Nové technologie (především tzv. webové služby) umožňují propojení spisové služby s programy dalších dodavatelů. Integrace dvou systémů (například Spisovou službu GINIS a Stavební úřad VITA již propojilo téměř třicet městských úřadů) znamená pro organizaci především úsporu práce bez duplicitního pořizování údajů, zjednodušuje se systém odesílání dokumentů a metodicky se sjednocuje výkon spisové služby. Dalšími příklady využití webové služby jsou napojení spisové služby na projekt Czech POINT, příjem REP zásilek České pošty nebo vytěžování dat z elektronických formulářů na webových stránkách.
Klíčové využití webových služeb se připravuje právě na polovinu roku 2009, kdy bude systém spisové služby automatizovaně oboustranně komunikovat s datovými schránkami. Tím se úřad elektronicky propojí se všemi ostatními úřady, organizacemi, ale i s občany, kteří si mohou nechat svou datovou schránku bezplatně zřídit. Elektronické výměně dokumentů tak již, doufejme, nebude stát nic v cestě.
VLADIMÍR PŘECH
GORDIC®
