Máte dojem, že porady jsou ztrátou času, že vás stojí příliš mnoho energie a kýžený efekt nikde? Přitom porada patří k základním nástrojům vnitřní komunikace organizace či úřadu. Kde je chyba? Jak vést správně poradu se svými podřízenými?
Aby byla porada efektivní, musí splnit tři základní podmínky: jasné cíle, pevné vedení a organizace. Hlavním cílem porad je zpětná vazba k uplynulému období, zjištění úrovně plnění úkolů, rozdělení úkolů na následující období. Dobře odvedená porada přinese nové informace, zkušenosti, šetří čas, motivuje podřízené i vedení, buduje sounáležitost k týmu.
PŘEDEM: PROBLÉM, CÍLE, PROGRAM
Porady se nemusí konat pravidelně, vyhlašujte je, pokud je k nim pádný důvod. Jinak to »zavání« ztrátou času. Pravidelně by se měly konat jen výroční porady, kde se rekapituluje uplynulý rok.
Jedním z nejdůležitějších bodů, na které se musíte před poradou zaměřit, je stanovení cílů a definování problémů k řešení. S tím souvisí požadované výsledky a výstupy, k nimž bychom měli dojít. Předem musíte mít připraven i program, stanovte si jednotlivé body, strategii jednání a argumentaci k nim. Samozřejmostí je seznam, kdo se zúčastní, místo, čas a délka trvání.
PORADA SE NÁM PROTÁHLA...
Předem si rozhodněte, kdo bude mít jakou roli. Jednou z nich je zapisovatel, což nebývá zrovna populární role. Určení předem šetří čas a nedá prostor případnému dohadování typu »Tak kdo«. Zapisovateli dejte instrukce, jak má zápis vypadat, komu a v jaké podobě má zápis poté poskytnout. Pro případné doplnění pomůže diktafon.
Pokud si nestanovíme time management porady, protáhne se. Dobrý tip je určení někoho, kdo bude hlídat čas věnovaný jednotlivým bodům, má právo upozorňovat na překročení dohodnutého časového limitu pro danou záležitost.
Setkat se lze také s rolí tzv. facilitátora, který zodpovídá za proces provedení porady, ne za její obsah a výsledek. Facilitátor navrhuje postup diskuse, podle situace volí metody jednání. Je neutrální, nehodnotí nápady členů skupiny, podněcuje aktivitu, zajišťuje, aby měl každý šanci se k tématu vyjádřit, a to v ten správný okamžik. Také chrání účastníky před vzájemným napadáním.
Výstupem kvalitní přípravy jsou podklady pro jednání. Aby byla porada efektivní, je důležitá příprava také ze strany podřízených - samozřejmostí je, že obdrží podklady. Budou lépe zapojeni do řešení problémů a budou mít více času vymyslet otázky, které mohou odhalit potenciální rizika.
STRUKTURA JEDNÁNÍ MUSÍ BÝT JASNÁ VŠEM
Poradu zahajte včas, opozdilce penalizujte. Není možné, aby spolupracovníci chodili pozdě a s pocitem, že o nic nejde. Dále představte program: co se bude dít a proč. Definujte cíle a problémy, které se budou řešit. Dobré je také vždy na úvod připomenout pravidla jednání. Stěžejní pro hladký a efektivní průběh jsou zmíněné role facilitátora, zapisovatele a osoby, která hlídá časování.
Jak komunikovat? Řeč spolupracovníka doprovázejte očním kontaktem. Než budete reagovat, vyčkejte na úplné sdělení, ujasněte si, zda jste správně porozuměli. Samozřejmostí jsou vypnuté telefony. Neurážejte se, každý názor je důležitý, takže i když se vám zrovna nehodí, není nutné brát si vše osobně. Pokud je na místě kritika - směřujte ji na konkrétní čin ne na člověka jako takového. Pokud vyžadujete určitá pravidla od podřízených, jděte příkladem.
Na konci shrňte výsledky, přidělené úkoly, připomeňte jejich kontext. Celé to zakončete pozitivně a s poděkováním. Po poradě je důležité rozeslat zápis, realizovat dohodnuté kroky a zhodnotit jejich plnění na další poradě.
Zlatá pravidla vedení porad
1. Porady vyhlašujte jen tehdy, pokud k nim máte pádný důvod.
2. Předem si připravte program: definujte problém k řešení a stanovte cíle.
3. Nachystejte kvalitní podklady pro účastníky.
4. Určete zapisovatele/způsob zápisu.
5. Dodržujte časový rozvrh (začínejte a končete včas).
6. Na závěr shrňte výsledky a rozdělené úkoly.
Průběh porady usnadní určení zapisovatele a případně i »hlídače času«.
ILUSTRAČNÍ FOTO: VENDULA FANTOVÁ
