Zefektivnit služby klientům a podpořit naplnění myšlenky moderně fungujících úřadů veřejné správy. Takový byl cíl projektu Inovace a pilotní odzkoušení systematického vzdělávání zaměstnanců veřejné správy v moderních metodách řízení organizace a vedení lidí, jehož se od počátku loňského ledna do konce letošního srpna účastnil Krajský úřad Královéhradeckého kraje (viz též Nástroje soukromého sektoru lze využít i ve veřejném, MO č. 4/2007, str.14).
Zaměstnanci úřadu tak absolvovali několik vzdělávacích modulů. Jedním z nich byl kurz Procesní manažer věnovaný metodám procesního řízení organizace. Procesní řízení a procesní pohled na organizaci je do jisté míry revoluční v tom, že odhlíží od vnitřních struktur organizace členěné na jednotlivé úseky i od její hierarchie. Tento přístup umožňuje hledat rezervy i v činnostech, které jakoby nikdo nemá v kompetenci a které velice často vykazují značnou časovou nehospodárnost či duplicitu. To se týká například informačních toků mezi jednotlivými odděleními. Proces by měl být logickým uspořádáním lidí, materiálu, energií, postupů a činností k dosažení požadovaného cíle. Součástí procesu tak nejsou jen prvky organizace samotné, ale i všechny okolní subjekty, které proces ovlivňují, a konečně také samotný klient - spotřebitel výstupu.
BSC, MAPOVÁNÍ PROCESŮ I VEDENÍ PORAD
Dalším vzdělávacím modulem byl kurz Balanced Scorecard (BSC). BSC je manažerským nástrojem vhodným k formulaci a řízení strategie. Jeho použití nutí manažery dívat se na firmu (útvar, oddělení) ze čtyř základních perspektiv: finanční, interních procesů, potenciálů a klientů. V jejich rámci manažeři formulují strategické cíle (na období 2 až 5 let), které vzájemně propojují - a rozumějí pak jejich vazbám a souvislostem. Takto vytvořený firemní scorecard se poté rozpouští do firmy systémem top-down a jednotlivé útvary ho využívají k formulaci svých strategických aktivit, které směřují k plnění stanovených strategických cílů.
Pro zaměstnance úřadu byly určeny i kurzy Mapování procesů a Vedení porad a moderační dovednosti.
Jednotlivých vzdělávacích modulů se účastnilo v průměru 75 procent zaměstnanců. Velký důraz se kladl na cílovou skupinu vedoucích zaměstnanců. To oni totiž budou především zodpovídat za přípravu a realizaci změn chodu úřadu, jež s sebou přinese praktická aplikace poznatků získaných díky projektu.
Již od prvního čtvrtletí 2007 probíhá mezi jednotlivými odbory krajského úřadu pilotní odzkoušení poznatků získaných v projektu, přičemž důraz se klade na odstranění duplicit a nadbytečné operativy.
U VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK EFEKTIVNĚJI
Jedním z prvních výstupů pilotního odzkoušení je zjednodušení a zefektivnění procesu zadávání veřejných zakázek v případě, že zadavatelem je Královéhradecký kraj (viz rámeček). Implementaci tohoto procesu už svým usnesením schválila rada kraje.
Dalšími oblastmi, v nichž už došlo k prvotním inovacím, jsou procesy uzavírání smluv, projednávání stížností, příprava jednání orgánů kraje a výkon kontroly. Soustředili jsme se přitom na odstranění duplicitních kroků, které byly zřejmé po nakreslení procesních map. Snažili jsme se rovněž o to, aby veškeré postupy, které lze učinit v elektronické podobě, tak byly skutečně prováděny. Z jednotlivých procesů jsme odstranili ty jejich součásti, které pro řádný chod procesu nejsou nezbytně nutné, případně se celý proces zkoncentroval na menší počet oddělení.
V SOULADU S PROGRAMOVÝM PROHLÁŠENÍM
Krajský úřad se chystá zmapovat další procesy svého chodu, vyhledat jejich úzká místa a procesy optimalizovat. Úspěšná realizace projektu a aplikace získaných poznatků tak bude plně korespondovat s usnesením vlády ČR č. 197/2007, jímž byly stanoveny základní cíle Strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby, a s programovým prohlášením rady kraje, kterým se zavázala optimalizovat organizační strukturu krajského úřadu a zefektivnit jeho činnost. Rada kraje už také rozhodla, aby se v pracích k zefektivnění činnosti krajského úřadu pokračovalo, a jeho ředitelce uložila, aby zajistila přípravu projektů financovaných z prostředků EU, které se budou danou oblastí zabývat.
Projekt zajišťovala liberecká společnost Aperta (www.aperta.cz) a ve spolupráci s ní byly z něho do chodu úřadu promítnuty i první zkušenosti. Náklady projektu činily 1,724 mil. Kč, přičemž byly ze 100 % hrazeny z Evropského sociálního fondu a státního rozpočtu ČR.
KAREL BAŠE
vedoucí oddělení legislativního a právního
Krajský úřad Královéhradeckého kraje
Jak se zjednodušil proces zadávání veřejných zakázek
Zjednodušení spočívá mj. v přesunu kompetencí (tam, kde je to podle zákona č. 129/2000 Sb., o krajích, ve znění pozdějších předpisů možné) z rady kraje na hejtmana kraje, případně i na krajský úřad. Řada rozhodnutí tak bude moci být učiněna mnohem rychleji (odpadá příprava materiálů k projednání v radě kraje, čekání na ověření zápisu a usnesení z rady kraje apod.). Dále nastane celková elektronizace procesu zadávání veřejných zakázek s využitím SW GILDA (software pro zadavatele veřejných zakázek). Rovněž dochází k novelizaci jednacího řádu rady kraje, kdy pro rozhodnutí související se zadávacím řízení budou platit zvláštní pravidla, aby i v případě, kdy určitá rozhodnutí bude muset přijmout rada kraje, bylo možné je učinit v souladu se zákonem o krajích v co nejkratší době.
Zavedení nových postupů povede k následujícím zefektivněním:
Standardizace administrace procesu zadávacího řízení pomocí SW GILDA (včetně jeho monitorování od začátku do konce pro osoby s příslušným oprávněním).
Zkrácení realizace procesu (časová úspora v řádu desítek dnů).
Úspory zdrojů:
1) lidských - zapojených zaměstnanců v procesu a četností úkonů: - podatelna, - asistentky příslušných odborů, radních a hejtmana, - ředitelka (přenos kompetence na nižší úroveň), - hejtman (přenos kompetence na nižší úroveň), - snížení operativních činností (přenášení, čekání, kopírování...), - vhodnější využití času k naplňování strategických cílů.
2) materiálových - náklady na papír, tonery , sponky, psací potřeby apod.
3) finančních - například pokles nákladů na frankování a při odesílání podatelnou v písemné podobě, servis tiskáren a kopírovacích zařízení apod.
ZDROJ: KÚ KRÁLOVÉHRADECKÉHO KRAJE
